Administracja publiczna w Polsce zwiększa zatrudnienie, lecz jednocześnie coraz mocniej odczuwa skutki starzenia się kadr. W służbie cywilnej osoby poniżej 30. roku życia stanowią tylko 5,7 proc. zatrudnionych, podczas gdy około trzy czwarte pracowników ma już ponad 40 lat. Dane za 2025 rok pokazują też, że mimo przewagi kobiet w urzędach ich udział wyraźnie maleje na najwyższych stanowiskach.
W 2025 r. służba cywilna liczyła przeciętnie 123,2 tys. etatów — o 1,4 proc. więcej niż rok wcześniej. Kobiety stanowią blisko trzy czwarte zatrudnionych (73,6 proc.), ale na najwyższych stanowiskach ich udział spada do 56,2 proc. — to wyraźny ślad szklanego sufitu w sektorze, który skądinąd jest silnie sfeminizowany. Kadry administracji są przy tym coraz starsze: trzy czwarte zatrudnionych ma ponad 40 lat, a osoby poniżej 30. roku życia to zaledwie 5,7 proc. Dla zarządzających administracją i dla rynku pracy to dane o realnym znaczeniu — od sukcesji pokoleniowej po konkurencję o specjalistów.
Kraków, 28.06.2026
Portret liczbowy: kto pracuje w służbie cywilnej
Struktura zatrudnienia jest silnie skoncentrowana. Największym pracodawcą w ramach służby cywilnej jest Krajowa Administracja Skarbowa — 46,5 tys. etatów, czyli niemal 38 proc. całości. Pozostałe etaty rozkładają się dość równomiernie między ministerstwa z KPRM (15,7 tys.), urzędy centralne (14,3 tys.), wojewódzką administrację zespoloną (14,3 tys.), pozostałą administrację niezespoloną (13,6 tys.), urzędy wojewódzkie (10,2 tys.) oraz powiatową administrację zespoloną (8,6 tys.). W praktyce oznacza to, że kondycja kadrowa służby cywilnej w dużej mierze zależy od jednej instytucji — administracji skarbowej.
W przekroju stanowisk dominują dwie kategorie merytoryczne: stanowiska specjalistyczne (53,7 tys. etatów) oraz samodzielne (39,2 tys.). Razem odpowiadają za ponad 75 proc. zatrudnienia. Kadra zarządzająca jest nieliczna — wyższe stanowiska to 3,7 tys. etatów, a stanowiska średniego szczebla zarządzania zaledwie 1,3 tys. To typowa dla administracji „spłaszczona” piramida: szeroka podstawa specjalistów i wąski wierzchołek zarządzający.
| Kategoria urzędu | Etaty (przeciętne) | Udział | Dynamika r/r | Kobiety |
|---|---|---|---|---|
| Krajowa Administracja Skarbowa | 46 513 | 37,8% | +1,0% | 80,1% |
| Ministerstwa z KPRM | 15 683 | 12,7% | −0,4% | 67,3% |
| Urzędy centralne | 14 309 | 11,6% | +3,0% | 58,8% |
| Wojewódzka administracja zespolona | 14 258 | 11,6% | +1,0% | 72,4% |
| Pozostała administracja niezespolona | 13 564 | 11,0% | +1,3% | 70,6% |
| Urzędy wojewódzkie | 10 226 | 8,3% | +4,3% | 76,2% |
| Powiatowa administracja zespolona | 8 647 | 7,0% | +0,7% | 79,7% |
| Ogółem | 123 201 | 100% | +1,4% | 73,6% |
Najważniejszy wątek: feminizacja maleje wraz z wysokością stanowiska
Służba cywilna jest jednym z najbardziej sfeminizowanych dużych pracodawców w kraju, ale rozkład kobiet i mężczyzn nie jest równomierny w hierarchii. Najwyższy udział kobiet występuje na stanowiskach średniego szczebla zarządzania (84,0 proc.), wysoki jest też wśród specjalistów (76,8 proc.) i na stanowiskach wspomagających (74,3 proc.). Im wyżej w strukturze, tym bliżej parytetu — a na wyższych stanowiskach udział kobiet spada do 56,2 proc., czyli o 17 punktów procentowych poniżej średniej dla całej służby cywilnej.
To klasyczny obraz szklanego sufitu: w sektorze, w którym kobiety stanowią zdecydowaną większość, ich reprezentacja na samej górze jest najsłabsza. Co istotne, kobiety wciąż mają na wyższych stanowiskach przewagę liczebną (56,2 proc.) — problem nie polega więc na ich nieobecności, lecz na nieproporcjonalnym „przerzedzaniu się” w drodze na szczyt. Ten sam mechanizm widać w przekroju urzędów: najbardziej sfeminizowana jest administracja skarbowa (80,1 proc. kobiet) i powiatowa (79,7 proc.), a najmniej — urzędy centralne (58,8 proc.) i ministerstwa (67,3 proc.), czyli instytucje o najwyższej koncentracji stanowisk decyzyjnych.
Starzejące się kadry i ryzyko sukcesji
Drugim strukturalnym wyzwaniem jest wiek. W całej służbie cywilnej osoby poniżej 30. roku życia stanowią zaledwie 5,7 proc., w przedziale 30–39 lat mieści się 19,5 proc., a najliczniejsza grupa to 40–49 lat (37,5 proc.). Powyżej 50. roku życia jest 37,4 proc. zatrudnionych. Innymi słowy, trzy czwarte kadry przekroczyło czterdziestkę. Najstarsza jest administracja skarbowa, gdzie grupa 50–59 lat (33,5 proc.) jest liczniejsza niż gdziekolwiek indziej — a to właśnie ta instytucja odpowiada za blisko 38 proc. wszystkich etatów.
Najmłodsi pracownicy koncentrują się na stanowiskach wspomagających (16,3 proc. poniżej 30 lat) i specjalistycznych (8,1 proc.), które pełnią rolę wejścia do administracji. Na wyższych stanowiskach osoby poniżej 30. roku życia praktycznie nie występują (0,3 proc.), a dominują roczniki 40–59. Taka struktura oznacza realne ryzyko sukcesji: w perspektywie kilku–kilkunastu lat liczne roczniki zbliżą się do wieku emerytalnego, a wąska baza najmłodszych kadr utrudni płynne zastąpienie odchodzących specjalistów i menedżerów. Dla administracji to argument za aktywną polityką rekrutacji i transferu wiedzy.
Dynamika: gdzie przybywa, a gdzie ubywa etatów
Zatrudnienie rośnie, ale powoli i nierównomiernie. W ujęciu rok do roku najszybciej powiększały się urzędy wojewódzkie (+4,3 proc.) i urzędy centralne (+3,0 proc.), podczas gdy ministerstwa z KPRM jako jedyna kategoria zanotowały spadek (−0,4 proc.). W przekroju stanowisk (porównanie do 2023 r.) najmocniej rosła kadra zarządzająca — stanowiska średniego szczebla zarządzania (+4,9 proc.) i wyższe stanowiska (+4,3 proc.) — a także samodzielne (+4,2 proc.). Wyraźnie kurczyły się natomiast stanowiska wspomagające (−3,9 proc.), co odzwierciedla cyfryzację i automatyzację prac administracyjno-biurowych. To kierunek spójny z trendami w sektorze prywatnym: ubywa prostych funkcji obsługowych, przybywa ról merytorycznych i kierowniczych.
| Grupa stanowisk | Etaty (przeciętne) | Kobiety | Dynamika vs 2023 |
|---|---|---|---|
| Stanowiska specjalistyczne | 53 720 | 76,8% | +1,4% |
| Stanowiska samodzielne | 39 238 | 72,4% | +4,2% |
| Stanowiska wspomagające | 12 753 | 74,3% | −3,9% |
| Stanowiska koordynujące | 12 545 | 67,5% | +0,4% |
| Wyższe stanowiska | 3 678 | 56,2% | +4,3% |
| Stanowiska średniego szczebla zarządzania | 1 267 | 84,0% | +4,9% |
Drugi etat niemal zawsze za zgodą
Osobny, rzadko analizowany wątek dotyczy dodatkowego zatrudnienia. Pracownicy i urzędnicy służby cywilnej muszą uzyskać zgodę na podjęcie dodatkowej pracy lub zarobkowania. W 2025 r. wydano około 1,8 tys. zgód na dodatkowe zatrudnienie oraz blisko 1,5 tys. zgód na dodatkowe zarobkowanie, przy zaledwie kilkudziesięciu odmowach łącznie — odsetek odmów był bliski zeru. Najwięcej wniosków rozpatrywały ministerstwa z KPRM. Tak wysoki wskaźnik akceptacji wskazuje, że dodatkowa aktywność zarobkowa stała się w administracji zjawiskiem powszechnym i akceptowanym — co można odczytywać jako pośredni sygnał presji płacowej w sektorze publicznym, konkurującym o specjalistów z lepiej płacącym rynkiem prywatnym.
Służba cywilna to dziś duży, sfeminizowany i dojrzewający pracodawca. Kobiety stanowią 73,6 proc. zatrudnionych, ale na szczycie hierarchii ich udział spada do 56,2 proc. Jednocześnie kadra szybko się starzeje, a najmłodszych przybywa zbyt wolno, by spokojnie zastąpić odchodzące roczniki. To dwa wyzwania — równości awansu i sukcesji pokoleniowej — które będą decydować o jakości administracji w kolejnej dekadzie.
Co to oznacza dla zarządzania i rynku pracy
Dla osób zarządzających administracją kluczowe są dwie kwestie. Pierwsza to ścieżki awansu: skoro kobiety dominują na wszystkich szczeblach poza najwyższym, polityka rozwoju kadr i sukcesji menedżerskiej staje się realnym narzędziem domykania luki na szczycie. Druga to sukcesja pokoleniowa — wąska baza najmłodszych pracowników i starzejąca się administracja skarbowa wymagają wyprzedzającej rekrutacji oraz programów transferu wiedzy, zanim fala odejść emerytalnych stanie się odczuwalna. Dla szerszego rynku pracy dane pokazują, że sektor publiczny mierzy się z tymi samymi zjawiskami co prywatny: automatyzacją prostych funkcji, rosnącym znaczeniem ról merytorycznych oraz konkurencją o specjalistów, której wyrazem jest powszechność dodatkowego zarobkowania.
Co dalej?
Jeśli obecne tendencje się utrzymają, zatrudnienie w służbie cywilnej będzie rosło w umiarkowanym tempie, z dalszym przesuwaniem struktury od stanowisk wspomagających ku merytorycznym i zarządzającym. Kwestią otwartą pozostaje, czy szybciej rosnący udział kobiet na stanowiskach zarządzania średniego szczebla z czasem przełoży się na większą ich obecność na wyższych stanowiskach. Najpoważniejszym, choć powoli narastającym wyzwaniem, jest demografia kadr — efekty starzenia będą się kumulować, a ich skala zależy od skuteczności rekrutacji młodszych roczników. To prognozy obarczone niepewnością; przedstawione dane opisują stan z 2025 r. i nie gwarantują kontynuacji trendów.
Najważniejsze wnioski
- Służba cywilna liczyła w 2025 r. 123,2 tys. etatów (+1,4 proc. r/r); blisko 38 proc. przypada na Krajową Administrację Skarbową.
- Kobiety to 73,6 proc. zatrudnionych, ale na wyższych stanowiskach już tylko 56,2 proc. — wyraźny szklany sufit mimo silnej feminizacji.
- Kadry się starzeją: 75 proc. zatrudnionych ma ponad 40 lat, a osoby poniżej 30. roku życia to zaledwie 5,7 proc.; najstarsza jest administracja skarbowa.
- Najmocniej rosną stanowiska zarządzające (+4,9 proc. średni szczebel), a kurczą się wspomagające (−3,9 proc.) — efekt automatyzacji.
- Dodatkowe zatrudnienie i zarobkowanie zatwierdzane są niemal automatycznie (ok. 3,3 tys. zgód, kilkadziesiąt odmów) — pośredni sygnał presji płacowej.
Źródła i metodologia
Źródło danych: Szef Służby Cywilnej (KPRM), dane za 2025 r. Opracowanie własne na podstawie danych Szefa Służby Cywilnej. Wielkość zatrudnienia podano jako przeciętne zatrudnienie w etatach (a nie liczbę osób). Udziały kobiet i mężczyzn oraz struktury wieku odnoszą się do stanu za 2025 r. Wszystkie dane mają charakter historyczny; sekcja „Co dalej?” zawiera prognozy obarczone niepewnością.
Uwaga metodologiczna: wskaźniki dynamiki nie są w pełni porównywalne — dynamika według kategorii urzędu odnosi się do zmiany względem 2024 r., natomiast dynamika według grup stanowisk do zmiany względem 2023 r. Z tego powodu obu zestawów nie należy zestawiać wprost. Wartości procentowe zaokrąglono; sumy etatów mogą nieznacznie różnić się od ogółem z powodu zaokrągleń. Dane porównywalne wyłącznie w obrębie tej samej metodyki sprawozdawczości służby cywilnej.
