Urząd Skarbowy dysponuje nowym narzędziem, które ułatwia kontrolowanie podatników w Polsce. To system KSeF, w ramach którego od 1 lutego 2026 roku (dla dużych firm) oraz od 1 kwietnia 2026 roku (dla pozostałych działalności) przedsiębiorcy fakturują, gromadzą i odbierają dokumenty handlowe. Jak przekazywane są faktury i do jakich danych mają wgląd instytucje państwowe? Dowiedz się, jak urząd skarbowy sprawuje kontrolę nad przedsiębiorcami i jak zmieniły się metody weryfikacji podatników.
Kto ma dostęp do danych zgromadzonych w KSeF?
Dostęp do danych w KSeF jest ściśle kontrolowany przez Ministerstwo Finansów. Nie każdy może zajrzeć do e-faktur. Uprawnienia wynikają z przepisów i konkretnych zadań realizowanych przez instytucje publiczne. W praktyce dostęp mają tylko te podmioty, które muszą korzystać z danych, aby wykonać swoje ustawowe obowiązki.
Dostęp do danych w KSeF mają:
- przedsiębiorca – aby wystawiać, odbierać i przeglądać własne e-faktury oraz kontrolować rozliczenia;
- osoby upoważnione przez przedsiębiorcę – np. księgowa lub biuro rachunkowe, w zakresie nadanych uprawnień;
- organy administracji skarbowej – w celu prowadzenia czynności podatkowych, kontroli i postępowań;
- organy egzekucyjne i komornicy – gdy dane są niezbędne do prowadzenia egzekucji;
- sądy i prokuratura – na potrzeby toczących się postępowań;
- instytucje odpowiedzialne za przeciwdziałanie przestępczości finansowej – gdy wymagają tego ich zadania ustawowe;
- służby i organy bezpieczeństwa państwa – wyłącznie w zakresie koniecznym do prowadzonych postępowań;
- wybrane urzędy nadzorcze i kontrolne – jeśli prowadzą postępowanie lub kontrolę opartą na przepisach.
- Dane zgromadzone w KSeF są objęte tajemnicą skarbową. Dostęp zawsze ma określony cel i zakres, natomiast nie jest to swobodny podgląd, lecz narzędzie używane tylko w konkretnych, uzasadnionych sytuacjach.
Jakie są zabezpieczenia KSeF przed nieautoryzowanym dostępem do faktur?
System KSeF stosuje techniczne zabezpieczenia, aby chronić faktury przed nieautoryzowanym dostępem i utratą danych. Chodzi przede wszystkim o kontrolę tożsamości użytkownika oraz szyfrowanie danych i komunikacji między systemem a użytkownikiem.
System wymaga uwierzytelnienia i autoryzacji przed udzieleniem dostępu do faktur – tylko uprawnione konta mogą się zalogować i korzystać z funkcji platformy.
Dane przesyłane między Twoim systemem a KSeF są szyfrowane w bezpiecznych kanałach komunikacji (TLS), a to minimalizuje ryzyko kradzieży transmitowanych danych cyfrowych.
System dodatkowo stosuje szyfrowanie danych przechowywanych oraz mechanizmy weryfikacji integralności dokumentów, aby wykrywać modyfikacje i ataki. Uprawnienia użytkowników są przypisane według roli, która ogranicza dostęp do funkcji i danych tylko tym podmiotom, które faktycznie tego potrzebują.
Czy nowy system KSeF ma korzystny wpływ na bezpieczeństwo firm w Polsce?
Krajowy System e-Faktur podnosi poziom bezpieczeństwa firm, zwłaszcza w obszarze obiegu dokumentów i rozliczeń. Centralne przechowywanie faktur ogranicza ryzyko ich zgubienia, zniszczenia lub celowej modyfikacji po wystawieniu.
W praktyce utrudnia to wyłudzenia VAT i używanie fałszywych faktur, bo każda faktura ma jeden, niezmienny zapis w systemie. Przedsiębiorca szybciej wykrywa nieprawidłowości, bo ma stały dostęp do historii dokumentów i widzi, kto i kiedy z nich korzystał.
Przykład:
Firma handlowa współpracuje z kilkunastoma dostawcami i co miesiąc przetwarza setki faktur. Przed KSeF część dokumentów przychodziła e-mailem, część w PDF, a część w papierze, co sprzyjało pomyłkom i zagubieniom. W obecnym systemie każda faktura trafia bezpośrednio do systemu i nie może zostać podmieniona ani cofnięta bez śladu. Gdy księgowa zauważa rozbieżność w kwocie, od razu sprawdza oryginalny dokument w systemie, bez szukania maili czy segregatorów. Firma szybciej reaguje, unika sporów z kontrahentami i ma większą kontrolę nad rozliczeniami.
Dodatkowo automatyzacja procesów zmniejsza liczbę błędów ludzkich, które często prowadzą do problemów w rozliczeniach podatkowych.
