14 października 2016 r. wprowadzono przełomowe zmiany w wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków finansowanych z funduszy europejskich w latach 2014-2020. Zmiany dotyczą procedury konkurencyjnego wyboru ofert dla wydatków objętych dotacjami – znacząco uelastyczniają one cały proces i odpowiadają na praktykę rynkową.
Najważniejszą zmianą jest wprowadzenie licznych wyłączeń, kiedy zasada konkurencyjnego wyboru ofert nie musi być stosowana.
„Procedura konkurencyjnego wyboru nie musi być stosowana w przypadku, gdy nie ma innych wykonawców, ze względu na brak konkurencji, z powodów technicznych lub gdy przedmiot zamówienia jest objęty ochroną praw wyłącznych. To ostatnie wyłączenie daje beneficjentowi możliwość kupienia wybranego patentu. Bardzo często projekt badawczy zakłada rozwój istniejącego patentu, a konkurencyjny wybór ofert stał w sprzeczności z samą ideą” – mówi Beata Cichocka-Tylman, dyrektor w zespole Innowacje i B+R w PwC.
Procedura zamówień nie będzie musiała być stosowana jeśli na zapytanie nie wpłynęła żadna oferta lub ze względów obiektywnych trzeba natychmiast dokonać zamówienia i nie można zastosować wymaganych terminów, a sytuacji tej nie można było wcześniej przewidzieć. Eksperci PwC podkreślają jednak, że wytyczne nie precyzują, co można uznać za obiektywne przesłanki.
Przyjęte zmiany wprowadziły także możliwość przeprowadzenia zamówień uzupełniających dla uprzednio wybranego dostawcy.
W nowych regulacjach zniesiono także m.in. obowiązek publikacji zapytań w Dzienniku Urzędowym UE dla zamówień, których wartość przekracza próg 209 tys. euro netto na dostawy i usługi oraz 5 225 tys. euro na roboty budowlane. Decyzja w zakresie publikacji zapytania w Dzienniku została pozostawiona beneficjentom. Jest to o tyle korzystne, iż publikacja w Dzienniku wymaga min. 40 dni na przyjmowanie ofert. Niemniej jednak wprowadzono dla tego typu zamówień obowiązek minimum 30 dni na zbieranie ofert. Mowa tu o większych zamówieniach, na które oferty zwyczajowo są bardziej skomplikowane. Można więc powiedzieć, że miesiąc dla ofertodawców to dobra praktyka rynkowa.
Zdaniem ekspertów PwC beneficjenci powinni także odpowiednio przemyśleć układ kryteriów formalnych i ocennych, na podstawie których wybiorą wykonawcę lub dostawcę. Kryteria oceny ofert bowiem nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. Zakazem tym nie są objęte zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi oraz zamówienia o charakterze nie priorytetowym w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Akurat ta zmiana wprowadza formalnie zasadę stosowaną już wcześniej przez wiele instytucji.
