Pierwszy samochód firmowy to zwykle szybka decyzja. Przy trzecim czy piątym aucie pojawiają się pytania: jak je finansować, kto ma nimi zarządzać i jak nie dać się zaskoczyć kosztom. Podpowiadamy, jak krok po kroku zbudować małą flotę i na co zwrócić uwagę przy wyborze partnera.
Z tego artykułu dowiesz się:
- kiedy firma realnie potrzebuje floty i ile aut wybrać na start,
- co powinna zawierać polityka flotowa,
- kto w małej firmie może zarządzać samochodami,
- jak wybrać program flotowy producenta i jakie modele sprawdzają się na różnych stanowiskach?
Kiedy firma potrzebuje floty?
Sygnałem jest zwykle sytuacja, w której pracownicy coraz częściej jeżdżą prywatnymi autami w sprawach firmowych, a rozliczanie kilometrówek i zwrotów zajmuje coraz więcej czasu. Własne samochody dają kontrolę nad kosztami, wizerunkiem i bezpieczeństwem ludzi w trasie.
Co ważne, flotą jest już kilka aut. Programy producentów obejmują nawet jednoosobowe działalności z jednym samochodem.
Ile aut na start?
Zacznij od policzenia stanowisk, które naprawdę wymagają samochodu: handlowców, serwisantów, kadry zarządzającej. Następnie oszacuj roczne przebiegi każdej z tych osób. To one zdecydują o rodzaju napędu, formie finansowania i limitach kilometrów w umowie.
Lepiej zacząć od mniejszej liczby aut i dokładać kolejne, niż utrzymywać samochody, które stoją na parkingu.
Polityka flotowa – dlaczego ważne jest spisanie zasad na linii pracodawca-pracownik już początku?
Nawet przy trzech autach warto spisać krótki regulamin. Powinien określać:
- Kto otrzymuje auto i według jakich kryteriów.
- Jakie modele i wersje przysługują na poszczególnych stanowiskach.
- Czy auto można wykorzystywać prywatnie – to wpływa m.in. na zasady odliczania VAT.
- Jak zgłaszać szkody, przeglądy i awarie.
- Kiedy auto jest wymieniane – po określonym czasie lub przebiegu.
Kto zarządza flotą w małej firmie?
W małej firmie rzadko jest miejsce na etat menedżera floty. Zwykle zadania przejmuje właściciel, office manager lub osoba z działu administracji. Dlatego tak ważne jest, by ograniczyć liczbę spraw do załatwienia: jeden dostawca, jeden serwis, jedna faktura. Część firm wybiera najem, w którym ubezpieczenie, serwis i auto zastępcze są w jednej racie.
Jak finansować pierwsze auta?
Mała firma rzadko kupuje kilka samochodów za gotówkę. Najczęściej wybiera leasing lub najem, które rozkładają koszt w czasie i nie zamrażają kapitału. Do wyboru na rynku są zazwyczaj dwa główne warianty leasingu:
- Leasing z wartością rezydualną (RV) – płacisz za przewidywaną utratę wartości auta, więc raty są niższe. Dla małych flot umowa trwa zwykle 24-48 miesięcy oraz występuje roczny limit przebiegu wyrażony w km.
- Leasing klasyczny – spłacasz pełną wartość samochodu i przejmujesz go na własność za ustaloną kwotę końcową. Umowa może trwać 24-60 miesięcy i zwykle nie ma limitu kilometrów.
W obu przypadkach warto rozważyć ubezpieczenie GAP/RTI, które pokrywa różnicę między wartością fakturową auta a odszkodowaniem z AC.
Wybór partnera i programu flotowego – jak go dokonać, żeby decyzja była trafiona?
Dobrze dobrany program producenta upraszcza zarządzanie bardziej niż jakiekolwiek narzędzie. Jeśli rośnie Twoja flota samochodowa, sprawdź, jakie warunki oferuje marka i jak rozbudowana jest jej sieć serwisowa. Volkswagen prowadzi program Mała flota dla firm posiadających od 1 do 15 samochodów. Warunki są proste: umowa na minimum 6 miesięcy i przebieg co najmniej 6000 km w tym czasie. Auta są dostępne od ręki, a finansowanie obejmuje leasing i abonament.
Firmy z flotą powyżej 15 aut trafiają do programu Flota Strategiczna.
Na co jeszcze zwrócić uwagę?
- Serwis – w ramach kontraktu „Twoja Flota” auto trafia do ASO w maksymalnie 72 godziny, a firma otrzymuje jedną zbiorczą fakturę i rabaty na części i usługi.
- Assistance – Gwarancja Mobilności to bezpłatna pomoc drogowa 24/7 w kraju i za granicą, z autem zastępczym.
- Zasięg sieci – 99 punktów serwisowych i 16 Centrów Flotowych w Polsce.
- Interwały przeglądowe – wydłużone nawet do 30 000 km.
Jakie modele na start?
| Model | Segment | Bagażnik | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Polo | B | 351 l | Dla pracownika, który na co dzień używa samochodu służbowego do jazdy miejskiej i robi małe przebiegi |
| T-Roc | B-SUV | 475 l | Dla pracownika, który potrzebuje auta do miasta i w trasę oraz do przewozu mniejszych ładunków |
| Golf Variant | C | do 611 l | Idealny dla handlowców, którzy jeżdżą do klienta z próbkami produktów lub całymi produktami |
| Tiguan | C-SUV | 652 l | Chętnie wybierany przez menedżerów, dostępny w wersji PHEV |
| Passat | D | 690 l | Dobry dla przedsiębiorców pokonujących regularnie długie trasy oraz dla kadr zarządzających |
| Tayron | D-SUV | 885 l | Dostępny w opcji 7 miejsc, idealny do przewozu mniejszych zespołów np. w delegacje |
W ofercie są napędy benzynowe, diesle, miękkie hybrydy, hybrydy plug-in i auta elektryczne z rodziny ID. Dobór napędu warto oprzeć na przebiegach i celach emisyjnych firmy.
Na co warto zwrócić uwagę poza ratą?
Niezwykle istotnym wskaźnikiem jest całkowity koszt posiadania (TCO). Utrata wartości, paliwo i płyny to około dwóch trzecich wydatków, a serwis i ubezpieczenie – mniej więcej jedna trzecia.
Auto o wysokiej wartości rezydualnej i niskim spalaniu może więc okazać się tańsze niż model z niższą ceną katalogową.
Podsumowanie
Budowę floty zacznij od analizy potrzeb i spisania prostych zasad. Wybierz jednego partnera, który zapewni finansowanie, serwis i wsparcie w trasie. Dzięki temu nawet kilka aut nie będzie wymagało osobnego działu, a firma zachowa kontrolę nad kosztami.