Z perspektywy zarządu zmiana pracownika uruchamia rozmowy o rekrutacji, przekazaniu obowiązków i kosztach wdrożenia. Telefon służbowy łatwo pominąć w tym zestawieniu. Tymczasem urządzenie pozostawione przez poprzednika może zawierać dane klientów, dostęp do firmowej poczty oraz numer, pod którym kontrahenci nadal szukają swojego opiekuna. Przekazanie takiego telefonu nowej osobie wymaga więc uwzględnienia bezpieczeństwa danych, ciągłości kontaktu z klientami oraz kosztów dalszego użytkowania sprzętu. Jak przeprowadzić cały proces bez zbędnego zamieszania?
Numer służbowy po poprzedniku – zachować czy zmienić?
Wyobraź sobie zmianę handlowca prowadzącego ważne rozmowy z klientami. Dotychczasowy numer widnieje w podpisach wiadomości, ofertach i dokumentach. Jego nagłe wyłączenie może sprawić, że zapytanie o kolejne zamówienie pozostanie bez odpowiedzi. W takim przypadku zachowanie numeru oraz przypisanie go nowemu opiekunowi ułatwia utrzymanie relacji biznesowych. W firmie usługowej podobny problem dotyczy numeru serwisanta, pod który klienci zgłaszają awarie. Zmiana nazwiska przy numerze wymaga także aktualizacji poczty głosowej i danych kontaktowych.
Inaczej wygląda sytuacja na stanowisku bez stałych kontaktów zewnętrznych. Nowy numer może ograniczyć pomyłki i przypadkowe połączenia kierowane do poprzednika. Przed decyzją należy ustalić, kto dysponuje numerem, czy jest on przypisany do firmowej umowy oraz gdzie został opublikowany.
Jeżeli przy tej okazji planujesz zmianę operatora, Orange umożliwia zachowanie dotychczasowego numeru. Szczegóły znajdziesz pod adresem https://www.orange.pl/male-srednie-firmy/abonament-dla-firm/przenies-numer. Niezależnie od wyboru numeru pozostaje jeszcze kwestia samego urządzenia.
Zanim telefon zmieni właściciela, trzeba uporządkować dostępy
Być może znasz sytuację, w której nowa osoba rozpoczyna pracę w poniedziałek, a telefon wraca do biura dopiero w piątek po południu. Pośpiech sprzyja pomijaniu zabezpieczeń. Na ekranie pozostają powiadomienia z komunikatorów, a zapisane logowania otwierają dostęp do dokumentów i kontaktów.
Tu przydaje się jedna procedura, wspólna dla całego zespołu:
- odebranie urządzenia i odnotowanie jego numeru identyfikacyjnego oraz wyposażenia;
- zabezpieczenie potrzebnych firmie danych zgodnie z zasadami przechowywania informacji;
- odebranie poprzednikowi uprawnień do poczty, aplikacji i systemów przedsiębiorstwa;
- usunięcie powiązań z prywatnymi kontami oraz sprawdzenie blokady aktywacji;
- wyczyszczenie pamięci, aktualizacja oprogramowania i nadanie nowych zabezpieczeń.
Zarządzanie uprawnieniami warto powiązać z zakończeniem współpracy, zamiast odkładać je do chwili wydania sprzętu. Samo odebranie aparatu nie blokuje przecież logowania do firmowych usług z innego urządzenia.
Istotna jest też kolejność. Przywrócenie ustawień fabrycznych usuwa dane zapisane lokalnie, ale nie odbiera automatycznie dostępu do wszystkich usług firmowych. Telefon może też wymagać danych poprzedniego użytkownika podczas ponownej aktywacji. Dlatego administrator powinien wcześniej sprawdzić powiązane konta i zasady zarządzania sprzętem.
Nie należy przy tym swobodnie przeglądać prywatnych wiadomości pracownika. Dane służbowe powinny trafić do właściwych zasobów firmy, z poszanowaniem zasad ochrony informacji. Dopiero po takim uporządkowaniu warto ocenić, czy urządzenie nadaje się do dalszego użytkowania.
Czy telefon po poprzednim pracowniku nadaje się do dalszego użytkowania?
Przekazanie telefonu kolejnej osobie pozwala uniknąć wydatków związanych z zakupem nowego urządzenia. Jednak zanim sprzęt ponownie trafi do użytku, warto ocenić jego stan techniczny. Zużyta bateria, problemy z działaniem czy brak aktualizacji oprogramowania mogą utrudniać wykonywanie codziennych obowiązków. Pozostawienie dotychczasowego urządzenia w firmie nie zawsze będzie więc najbardziej opłacalnym rozwiązaniem.
Stan techniczny wpływa na koszty pracy
Telefon pozostawiony przez poprzedniego pracownika może wyglądać na sprawny, choć jego codzienne użytkowanie ujawnia pewne ograniczenia. Przykładowo przedstawiciel handlowy korzystający z nawigacji i prowadzący rozmowy poza biurem potrzebuje urządzenia z wydajną baterią. Przed przekazaniem sprzętu należy więc sprawdzić kondycję akumulatora, jakość połączeń, aparat, złącze ładowania oraz dostępność aktualizacji bezpieczeństwa. Nawet sprawny technicznie telefon nie zawsze będzie jednak odpowiadał obowiązkom nowego pracownika.
O wyborze telefonu decyduje zakres obowiązków
Pracownik obsługujący pocztę i rozmowy ma inne potrzeby niż osoba regularnie przesyłająca duże dokumenty lub korzystająca z licznych aplikacji. Jeśli koszty napraw i przerw w pracy okażą się zbyt wysokie, bardziej opłacalny będzie zakup nowego telefonu. W e-sklepie Orange dostępne są telefony i urządzenia Samsung – zarówno modele z wyższej półki, jak i przystępniejsze cenowo, również z możliwością zakupu na raty.
Ocena urządzenia prowadzi naturalnie do kolejnego pytania: czy dotychczasowy abonament odpowiada obowiązkom nowej osoby?
Wybierz abonament dopasowany do stanowiska
Może masz w firmie numer z dużym pakietem internetu, z którego korzysta obecnie osoba pracująca głównie przy biurku. Równocześnie pracownik terenowy potrzebuje dostępu do dokumentów poza siedzibą przedsiębiorstwa. Zestawienie rzeczywistego zużycia danych, sposobu kontaktu z klientami i kosztów abonamentu pozwala ograniczyć nietrafione wydatki.
Orange oferuje firmowe plany z rozmowami i wiadomościami bez limitu oraz różnymi możliwościami korzystania z internetu mobilnego, w tym z sieci 5G. W ofercie dostępna jest również CyberTarcza, wspierająca ochronę przed zagrożeniami internetowymi.
Jeżeli nowy pracownik potrzebuje osobnego numeru służbowego do kontaktu z klientami, zamów nowy numer komórkowy w Orange dla firm. Formalności można załatwić przez internet, telefonicznie albo w salonie. Warto również porównać koszty korzystania z urządzenia w dłuższym okresie, zamiast kierować się wyłącznie wysokością miesięcznej opłaty.