Jedna z popularniejszych form pozyskiwania sprzętu firmowego – leasing – z perspektywy leasingodawcy niestety nie jest pozbawiona zagrożeń finansowych takich jak choćby niewypłacalni kontrahenci. Jeśli leasingobiorca okazuje się nierzetelny, firma udostępniająca sprzęt jest zmuszona zająć przekazane wyposażenie. O bezpieczeństwie i profesjonalizmie koniecznym przy tym procesie opowiada Mateusz Panek, ekspert i kierownik Działu Obsługi Zleceń Leasingowych Lindorff SA.
Przygotowanie
Jeśli jesteśmy zmuszeniu do odzyskania sprzętu, za który nasz kontrahent nie płaci, nie powinniśmy bać się skorzystania z zewnętrznej firmy zarządzającej wierzytelnościami, nawet jeśli w strukturach wewnętrznych naszej organizacji dysponujemy działem windykacyjnym. Działania terenowe mogą okazać się dużo bardziej wymagające niż standardowe czynności. Profesjonaliści, którzy na co dzień zajmują się windykacją terenową, pozwolą nam zaoszczędzić dużo czasu, a co za tym idzie – pieniędzy. Dzięki wypracowanemu na bazie swojego doświadczenia know-how potrafią szybko i skutecznie dotrzeć do niewypłacalnego kontrahenta, a to nie zawsze jest proste. Często brak wpłat jest związany z umyślnym działaniem, a leasingobiorca utrudnia skontaktowanie się z nim.
Wypracowane know-how pozwala zminimalizować czas całego procesu odbioru sprzętu w terenie. Do zadań windykatora należy nie tylko stricte odbiór, ale także (jeśli to konieczne do przemieszczenia) demontaż sprzętu, jego bezpieczny transport oraz magazynowanie. Profesjonaliści dokładnie wiedzą, do kogo zgłosić się, gdy do odbioru mamy np. dźwig lub sprzęt budowlany, aby na żadnym z etapów nie generować strat czasowych. To jednak podstawy, które powinniśmy traktować z góry jako standard. Problemy może też przynieść zaniechanie z pozoru mało istotnych działań, które mogą mieć olbrzymie następstwa prawne.
Bezpieczny odbiór
Większość „detali”, na które pracownik terenowy powinien zwrócić uwagę, jest związana z odpowiednim zaprotokołowaniem zlecenia oraz udokumentowaniem faktycznego stanu sprzętu. Gdy pracownik terenowy dotrze już do niewypłacalnego klienta i odnajdzie nieopłacany sprzęt, kluczem jest wyczerpujące zaraportowanie działań za pomocą protokołu zdania oraz dokumentacji zdjęciowej.
– Aby cały proces przebiegł zgodnie z prawem i nie pozostawiał miejsca na późniejsze komplikacje i rozbieżności, powinien zawierać dwa elementy. Pierwszy i podstawowy to protokół zdania – komentuje Mateusz Panek, ekspert i kierownik Działu Obsługi Zleceń Leasingowych Lindorff SA. – Przede wszystkim znajdują się w nim podstawowe dane na temat zlecenia: nazwa miejscowości, w której faktycznie doszło do odbioru sprzętu, data odbioru, numer umowy czy dane klienta dłużnego. Należy również pamiętać, iż w protokole powinny znaleźć się wszelkie informacje dotyczące dodatkowego wyposażenia odbieranego sprzętu, np. o zainstalowanym odtwarzaczu audio, ilości kluczyków, książce gwarancyjnej, ubezpieczeniu OC, dowodzie rejestracyjnym oraz ocena stanu technicznego. Analogicznie, pracownik musi wyraźnie zaznaczyć także wszelkie braki standardowego wyposażenia lub ewidentne uszkodzenia sprzętu w chwili odbioru. Oczywiście istotne jest także zamieszczenie wszystkich niezbędnych podpisów, zarówno ze strony pracownika terenowego, jak i klienta dłużnego, bez których protokół byłby nieważny. Niekiedy pracownik terenowy musi również samodzielnie pozyskać niezbędne dokumenty, np. w przypadku braku możliwości odzyskania dowodu rejestracyjnego, oryginalnej tablicy rejestracyjnej lub zaświadczenia z policji o utracie dowodu rejestracyjnego – dodaje Mateusz Panek.
Najważniejsza dokumentacja zdjęciowa
Bardzo istotnym elementem odbioru i zabezpieczenia sprzętu jest określenie stanu, w jakim się go odbiera. Trzeba zachować przy tym maksymalną szczegółowość, gdyż nawet małe odstępstwa dokumentacji od stanu faktycznego mogą prowadzić do lawiny problemów prawnych. Jednym z zadań profesjonalnego pracownika terenowego jest wykonanie szczegółowej dokumentacji za pomocą fotografii.
– W zależności od rodzaju odbieranego sprzętu różni się też schemat wykonania takiej dokumentacji – uzupełnia Mateusz Panek. – Najlepiej posłużyć się przykładem: jeśli odbieramy pojazd do 3,5 tony, koniecznie musimy zadbać o przynajmniej 3 zdjęcia widoku ogólnego wraz z widokiem tablicy rejestracyjnej; widok wnętrza – zarówno w kabinie, bagażniku, jak i pod maską. Ponadto szczegółowe zdjęcia deski rozdzielczej pozwolą na późniejszą dokładną ocenę przebiegu pojazdu i stanu zbiornika paliwa w chwili odbioru. Co więcej, każdy element wyposażenia dodatkowego, który opisaliśmy w protokole, musi mieć także swoje zdjęcie – bez znaczenia, czy jest to koło zapasowe, trójkąt ostrzegawczy czy cb-radio. Podobnie z każdym dokumentem dotyczącym pojazdu, jak dowód rejestracyjny czy polisa OC – powinien zostać sfotografowany. Oczywiście profesjonalista nie może także pominąć tzw. „ubytków”, czyli wszystkich elementów wskazujących na pogorszenie stanu technicznego pojazdu od momentu jego pozyskania przez leasingobiorcę, jak np. rysy, wgniecenia, pęknięcia itd.– reasumuje Mateusz Panek.
Transport i magazynowanie
Ostatnim elementem finalizującym proces powinno być przetransportowanie sprzętu w celu jego magazynowania. W przypadku przedmiotów, których przeniesienie nie jest możliwe, należy skompletować wszystkie elementy ruchome (m.in. kluczyki czy dokumenty) oraz unieruchomić przedmiot, o ile jest to możliwe, bez jego uszkadzania. Następnie ustalamy konieczność demontażu, załadunku, transportu i rozładunku z pomocą specjalistycznej firmy transportowej.
– Gwarancją jakości firmy windykacyjnej jest jej portfolio oraz indywidualne podejście do zleceń. Dziś w Lindorff SA nasze zlecenia realizujemy na bazie doświadczenia z odbioru ponad 15 tys. samochodów osobowych, 5 tys. ciągników siodłowych i naczep, 8 tys. sprzętów rolniczych i przemysłowych czy ponad 1,5 tys. sprzętów budowlanych, takich jak dźwigi czy koparki – zaznacza Mateusz Panek.
System monitorowania oferowany przez Lindorff SA pozwala na monitorowanie przez klienta zleconego zadania przez 24h na dobę. Każdy klient zlecający ma także swojego indywidualnego opiekuna. Zapewnia to sprawną komunikację na każdym etapie działań, także w tradycyjny sposób, np. telefonicznie i eliminuje problemy komunikacyjne na linii klient-usługodawca.
