W 2025 r. do Państwowej Inspekcji Pracy trafiło ponad 50,5 tys. zgłoszeń – o ponad 15 proc. więcej niż rok wcześniej. Inspektorzy przeprowadzili ok. 55 tys. kontroli planowych i ponad 22,7 tys. interwencji po skargach pracowników. Od 8 lipca 2026 r. zmienia się jednak coś znacznie ważniejszego niż statystyki. PIP zyskuje nowe narzędzia, a jej ustalenia będą mogły szybciej trafiać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Krajowej Administracji Skarbowej. Jedna kontrola w firmie może uruchomić całą lawinę postępowań w kilku instytucjach naraz, szczególnie, gdy kontrolowany podmiot bagatelizował czerwone flagi. Zmiany mogą szczególnie odczuć również osoby pracujące w więcej niż jednym miejscu – według danych GUS w I kw. 2026 r. było ich 691 tys.
Od 8 lipca ustalenia Państwowej Inspekcji Pracy przestają funkcjonować wyłącznie w ramach prawa pracy i coraz częściej będą stanowić punkt wyjścia dla działań innych instytucji. Dzięki usprawnionej wymianie informacji pomiędzy PIP, ZUS i KAS dane z kontroli mogą być automatycznie weryfikowane w szerszym kontekście – obejmującym zarówno prawidłowość naliczania składek, jak i rozliczenia podatkowe czy sposób raportowania zatrudnienia. To zmiana modelu kontroli – inspektor nie tylko weryfikuje zgodność danego przypadku z przepisami, ale jego ustalenia mogą zostać wykorzystane w dalszych analizach prowadzonych przez inne organy. Jeżeli pojawią się wątpliwości co do charakteru współpracy lub sposobu jej rozliczania, może to skutkować równoległym sprawdzeniem dokumentacji w ZUS i KAS, często już bez udziału pracodawcy na etapie inicjowania postępowania.
Taki model zwiększa spójności danych między instytucjami. Rozbieżności w zgłoszeniach, rozliczeniach lub ewidencji mogą zostać szybciej wychwycone i zestawione ze sobą, co skraca drogę od kontroli do ewentualnych decyzji finansowych lub korekt po stronie przedsiębiorcy. Zakończenie kontroli PIP staje się raczej etapem niż finałem całego procesu weryfikacyjnego.
– Dotychczas przedsiębiorcy często traktowali kontrolę PIP jako zamknięty proces: kontrola, protokół, ewentualna korekta i koniec sprawy. Od 8 lipca ten schemat się rozpada. Ustalenia jednego organu mogą stać się impulsem do działań innych instytucji, które patrzą już na te same dane przez własne pryzmaty – składkowy i podatkowy. Zamiast jednej reakcji, np. korekty, mogą pojawić się także decyzje o nałożeniu kar lub obowiązek dopłat wynikających z innych reżimów prawnych, a dopiero później sprawa zostaje definitywnie zamknięta. Ryzyko przestaje być więc jednorazowym zdarzeniem, a staje się procesem rozciągniętym w czasie i między instytucjami – mówi Magda Dąbrowska, prezeska Grupy Progres.
Zmiany, które pracownicy odczują inaczej niż dotąd
Nowe przepisy nie wprowadzają dodatkowych obowiązków ani sankcji dla osób aktywnych zawodowo, ale zmieniają relacje pracowników z instytucjami państwowymi oraz sposób, w jaki ich sytuacja zawodowa jest postrzegana przez system. Dane dotyczące zatrudnienia, składek i rozliczeń będą szybciej analizowane w ramach współpracy PIP, ZUS i KAS, co zwiększa spójność oceny całego przebiegu zatrudnienia. Oznacza to, że rozbieżności w zgłoszeniach, dokumentacji lub rozliczeniach mogą być szybciej wychwytywane i zestawiane w ramach wspólnych analiz, bez konieczności każdorazowego bez składania dodatkowych wyjaśnień przez pracownika.
– Zmiana jest istotna dla wielu osób, ponieważ rynek pracy jest złożony i obejmuje liczne formy zatrudnienia odbiegające od modelu standardowego, w tym łączenie etatu z umowami B2B i współpracę z kilkoma podmiotami jednocześnie, co wymaga spójności danych dotyczących składek, czasu pracy oraz podstawy zatrudnienia w różnych rejestrach – zaznacza Magda Dąbrowska. – Szczególnie widoczne jest to w sytuacjach spornych, gdy kwestionowany jest charakter współpracy lub występują rozbieżności między opisem relacji przez strony a dokumentacją i rozliczeniami, co powoduje konieczność analizy opartej nie tylko na oświadczeniach, lecz także na zestawieniu informacji z wielu systemów. Jednocześnie zmienia się tempo działania instytucji, nieprawidłowości mogą być identyfikowane wcześniej, zanim przełożą się na skutki w obszarze świadczeń lub ubezpieczeń – podkreśla prezeska Grupy Progres.
Według danych GUS w całym 2025 roku ponad 680 tys. osób pracowało w więcej niż jednym miejscu, a w I kwartale 2026 roku było to już 691 tys.
Droższe błędy, większe ryzyko
Nowe przepisy oznaczają również istotne zaostrzenie sankcji finansowych. Od 8 lipca inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy będą mogli nakładać mandaty w wysokości do 5 tys. zł. Jednocześnie wzrastają grzywny orzekane przez sądy – za większość wykroczeń przeciwko prawom pracownika z poziomu 1–30 tys. zł do 2–60 tys. zł, a za najpoważniejsze naruszenia, w tym dotyczące nielegalnego zatrudnienia, nawet do 3–90 tys. zł.
Jednak realny koszt nieprawidłowości może być znacznie wyższy niż sama kara administracyjna. W przypadku przekazania ustaleń do ZUS lub KAS przedsiębiorca musi liczyć się z koniecznością korekty rozliczeń, zapłatą zaległych składek oraz odsetek. Jedna kontrola może uruchomić wieloetapowe postępowania w różnych instytucjach.
– Przedsiębiorcy często koncentrują się na wysokości mandatu, tymczasem to jedynie fragment potencjalnych konsekwencji. Największym ryzykiem jest efekt domina – ustalenia PIP mogą uruchomić działania ZUS i KAS, a wtedy do grzywien dochodzą zaległe składki, odsetki i korekty podatkowe. Dlatego kontrola powinna obejmować cały model zatrudnienia, a nie pojedyncze dokumenty – mówi Magda Dąbrowska.
Red flag i kontrola 360
Po 8 lipca firmy, które dotychczas nie analizowały rzeczywistego sposobu wykonywania pracy, będą musiały zacząć to robić – sama treść umów przestaje wystarczać, jeśli nie odzwierciedla faktycznej organizacji współpracy. Kluczowe staje się ustalenie, czy w codziennym modelu działania nie pojawiają się elementy właściwe dla stosunku pracy mimo zastosowania innych form zatrudnienia.
Przedsiębiorstwa powinny przede wszystkim odejść od oceny wyłącznie dokumentów i skupić się na realnym przebiegu współpracy. Ryzyko rośnie tam, gdzie praca odbywa się w stałych godzinach, bez możliwości zastępstwa, przy rozbudowanym nadzorze lub w warunkach faktycznego podporządkowania, mimo formalnego stosowania umów cywilnoprawnych.
– Największym błędem będzie przygotowanie się wyłącznie do kontroli PIP. Konieczne jest systemowe podejście 360 stopni, obejmujące prawo pracy, ubezpieczenia i podatki, ponieważ wiele organizacji nadal ma trudność z całościową oceną ryzyk. Spójność tych obszarów będzie kluczowa dla bezpieczeństwa organizacji w nowym modelu kontroli – zaznacza Magda Dąbrowska, prezeska Grupy Progres. – Szczególnie istotne są tzw. „czerwone flagi”, które często są pomijane: sztywne godziny pracy i obowiązkowa dostępność, brak realnej możliwości zastępstwa, nadmierna kontrola wykraczająca poza standardową koordynację, stosowanie regulaminów wewnętrznych wobec kontraktorów, mechanizmy urlopowe właściwe dla etatu, powierzanie im funkcji zarządzania personelem, automatyczne przyznawanie benefitów pracowniczych oraz klauzule narzucające podporządkowanie co do miejsca, czasu i sposobu wykonywania usług. Właściwe rozpoznanie tych sygnałów na wczesnym etapie pozwala ograniczyć ryzyko błędnej kwalifikacji współpracy i uniknięcia konsekwencji finansowych – podsumowuje ekspertka.
