Od dłuższego czasu przedsiębiorcy borykają się z problemami, związanymi ze sporządzaniem i składaniem sprawozdań finansowych. Modyfikacje przepisów ustawy o rachunkowości spowodowały, że nałożono na nich nowe obowiązki. Te z kolei dla wielu okazały się zbyt trudne do zrealizowania. Co grozi za niepoprawne lub nieterminowe złożenie sprawozdania finansowego?

1 października 2018 roku weszły w życie nowe zasady składania sprawozdań finansowych. Kolejna nowelizacja przepisów spowodowała, że teraz sprawozdania muszą zostać złożone nie tylko w formie elektronicznej, ale też przy użyciu specjalnych struktur. Problem polega jednak na tym, że zaproponowane przez resort finansów rozwiązania informatyczne, nie do końca sprawdzają się w praktyce. Przez to częstym zjawiskiem jest niezłożenie sprawozdania w terminie. Tymczasem zgodnie z art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości, kto dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego lub sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu tym karom łącznie.

Wątpliwości i niejasności

Nowy sposób sporządzania i podpisywania sprawozdań finansowych wzbudził wiele niejasności nie tylko wśród samych przedsiębiorców, lecz również wśród pracowników biur rachunkowych.

Nowe przepisy przysporzyły licznych trudności przede wszystkim obcokrajowcom, którzy są członkami zarządów spółek, mających siedzibę na terytorium Polski. Sprawozdanie musi bowiem podpisać między innymi kierownik jednostki, składającej sprawozdanie. W przypadku spółek będzie to najczęściej zarząd. Osoba, która podpisuje sprawozdanie powinna posiadać podpis zaufany (ePUAP) albo kwalifikowany podpis elektroniczny.

Najszybciej można założyć profil zaufany (ePUAP). Do tego trzeba jednak posiadać numer PESEL, którego obcokrajowcy niestety nie mają i udać się do któregoś z urzędów, a zatem przyjechać do Polski. Podpis kwalifikowany można natomiast kupić, ale ma on określoną ważność, a do tego cała procedura zajmuje trochę czasu.

Co istotne, obowiązku podpisania sprawozdania przez wszystkich członków zarządu, nie da się w żaden sposób ominąć. Nawet poprzez upoważnienie konkretnego członka zarządu przez pozostałych do podpisania sprawozdania. Zgodnie z wypowiedzią resortu finansów, cytowaną przez „Rzeczpospolitą”, dodawanie podpisów po marcu, zostanie zatem potraktowane jako błąd.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?

Powyżej wspomniano o podpisach składanych przez członków zarządu, jednak nie zawsze będzie chodziło właśnie o zarząd. Z punktu widzenia przepisów, sprawozdanie musi być podpisane przez kierownika jednostki oraz przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe. Przy czym, jeśli kierownictwo jest wieloosobowe – jak w przypadku zarządu – chodzi o wszystkich jego członków.

Przez samo kierownictwo można tu rozumieć między innymi wspólników w spółce jawnej lub cywilnej, osobę fizyczną prowadząca działalność jednoosobową, czy syndyków, likwidatorów lub zarządców sukcesyjnych.

Przy tym wszystkim należy dodać, że nie mogą to być podpisy wykonane „ręcznie”. Cały czas mowa o kwalifikowanym podpisie elektronicznym, ewentualnie o podpisie, który jest potwierdzony poprzez profil zaufany ePUAP. Warto rozważyć to drugie rozwiązanie, ponieważ sam profil zaufany w wielu kwestiach, związanych nie tylko ze sprawozdaniami, może okazać się o wiele bardziej przydatny. Z profilu zaufanego można bowiem korzystać do uwierzytelniania dokumentów w różnych formatach.

Problemy z oprogramowaniem

Nowa, elektroniczna forma składania sprawozdań też okazała się kłopotliwa. W przypadku spółek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego, powinny przybrać one postać plików w formacie XML oraz dodatkowo wpisać się w odpowiednią strukturę logiczną, udostępnioną na stronie Ministerstwa Finansów. Należy przy tym podkreślić, że wydruk takiego pliku w żadnym razie nie jest traktowany jako jego oryginał.

W ogólnym obiegu już od jakiegoś czasu są dostępne aplikacje w pełni dopasowane do nowych wymogów sprawozdawczych, tworzących pliki w odpowiednim formacie i w odpowiedni sposób. Niestety, ze względu na ceny większości z nich, nabycie ich stanowi i stanowiło dla mniejszych firm spory kłopot.

Co ciekawe, choć samo Ministerstwo Finansów udostępniło odpowiednie oprogramowanie, to… przez dłuższy czas nie było ono przeznaczone dla wszystkich. Owszem, mogły z niego korzystać osoby fizyczne oraz spółki cywilne, ale analogiczne rozwiązanie dla osób prawnych pojawiło się dopiero w połowie marca. Wtedy właśnie udostępniono poszerzoną wersję aplikacji e-Sprawozdania Finansowe.

Co z podmiotami spoza rejestru KRS?

Istnieją także podmioty, które co prawda nie mają obowiązku obecności w KRSie, ale mimo to muszą składać sprawozdania finansowe. Dotyczy to chociażby stowarzyszeń oraz fundacji podlegających podatkowi dochodowemu (CIT). Również w ich przypadku konieczne było przygotowanie sprawozdania w formie elektronicznej, jednak nie ma potrzeby, aby było ono ustrukturyzowane.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów w ich przypadku wystarczy przekazanie sprawozdania do naczelnika urzędu skarbowego odpowiedniego dla danego podmiotu. Ministerstwo zaznacza, że w tym przypadku dokumentacja może zostać przekazana zarówno poprzez skrzynkę podawczą, jak i w postaci fizycznego nośnika danych dostarczonego do urzędu.

To zupełnie inna droga, niż ta, przez którą muszą przejść podmioty wpisane do KRS (składające sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych, skąd KRS przekazuje je samodzielnie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych; następnie zostają przesłane do szefa KAS) czy jednostki wpisane do CEIDG (przesyłające do szefa KAS e-sprawozdanie w formie ustrukturyzowanej przez aplikację).

Kiedy można stosować uproszczenia? To również się zmienia!

Od 1 stycznia 2019 r. zmieniły się również progi kwotowe, pozwalające na sporządzanie uproszczonych sprawozdań finansowych. Tutaj dla odmiany przewidziano korzyści dla przedsiębiorców. Skorzystają z nich jednak dopiero w odniesieniu do dochodów, uzyskanych w 2019 roku, a zatem najwcześniej w kontekście przyszłorocznych sprawozdań finansowych.

Małe jednostki złożą uproszczone sprawozdanie finansowe, jeżeli nie przekroczą dwóch z trzech poniższych limitów: 25,5 miliona złotych dla aktywów bilansu na koniec roku obrotowego, 51 milionów złotych przychodów oraz zatrudnienia do 50 osób (średniorocznie w przeliczeniu na pełne etaty).

Z kolei jednostki mikro będą mogły skorzystać z uproszczenia wtedy, gdy suma aktywów ich bilansu na koniec roku obrotowego nie przekroczy poziomu 1.5 miliona złotych, gdy ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy nie przekroczą 3 milionów złotych, a także gdy średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty w firmie nie przekracza 10 osób (konieczne jest spełnienie przynajmniej dwóch z trzech przesłanek).

Co ze spóźnieniami?

W wyniku opisanych powyżej utrudnień doszło do zamieszania i opóźnień. Firm, które mają w tym zakresie zaległości, jest na tyle dużo, że sprawą zainteresował się Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców, Adam Abramowicz. Wystąpił on z apelem o odstąpienie od karania firm, które z opóźnieniem zrealizują wymogi nałożone przez nowelizację przepisów. W jego cytowanej przez media wypowiedzi zaznaczył, że spływają do niego liczne zapytania co do sposobu wdrażania nowych wymogów prawnych. Jego zdaniem tego typu wątpliwości po stronie przedsiębiorców sugerują, że zamiast kar, należałoby zadbać o odpowiednią akcję informacyjną i edukowanie samych zainteresowanych.

Jak na ten apel zareagują ministerstwa – zobaczymy. Fakt pozostaje jednak faktem, że
w przypadku małych podmiotów, często dysponujących bardzo napiętymi budżetami, ewentualne kary mogą być więcej niż dotkliwe.

Autorem artykułu jest Jarosław Paduszyński, redaktor bloga ALEO.com, skierowanego do małych i średnich przedsiębiorców.