Praca zdalna nigdy nie zastąpi komunikacji osobistej, to oczywiste. Jednak pandemia COVID zmusiła nas do niej i poddała trudnej próbie nie tylko nasze życie zawodowe, ale i relacje osobiste.
Niejako przy okazji, zostaliśmy zmuszeni do nabycia nowych umiejętności związanych z pracą zdalną. Pojawiły się również nowe rozwiązania, których przydatność nie ogranicza się wyłącznie do trudności związanych z ograniczeniami pandemicznymi. Co więcej stanowią one źródło wymiernych oszczędności finansowych dla podmiotów gospodarczych.
Jakie są światowe trendy?
Wykres po lewej pokazuje, jaką część podróży służbowych (zdaniem respondentów), zastąpią rozwiązania online. Z dostępnych danych widać dużą skłonność do zastąpienia podróży spotkaniami online. Z badania wynika, że 55 % respondentów jest przekonana, iż ponad 26 % podróży służbowych zostanie zastąpiona przez wideokonferencje. Aż 25 % respondentów jest zdania, że wskaźnik ten wyniesie ponad 50 %.
Ciekawe są również trendy związane z prognozą wydatków na podróże służbowe zależnie od celu.
Widać, że największe redukcje dotkną wewnętrznych spotkań firmowych (6%). W tym obszarze zawierają się również wszelkiego rodzaju posiedzenia i narady, jak również formalne posiedzenia zarządów spółek, rad nadzorczych lub walnych zgromadzeń akcjonariuszy. Warto przystosować się do światowych trendów, ponieważ można zakładać, że nasza konkurencja właśnie w taki sposób będzie redukować swoje koszty.
Gdzie znaleźć oszczędności?
Jednym z niedostrzeganych do tej pory obszarów, które mogą stanowić źródło znaczących oszczędności finansowych jest głosowanie zdalne podczas obrad organów spółek.
Może więc warto wykorzystać nowe kompetencje, szczególnie, że tendencja do wykorzystywania narzędzi online w komunikacji firmowej jest już światowym trendem. Oszczędności płynące z używania tego typu narzędzi wpływają na konkurencyjność wiodących podmiotów gospodarczych.
Rzeczywiste koszty organizacji tradycyjnych posiedzeń okazują się być znaczące.
Co powinniśmy brać pod uwagę?
- Koszt czasu straconego na podróż (zwykle w czasie podróży nasza aktywność zawodowa jest bardzo ograniczona);
- Koszt transportu (samochodem lub samolotem);
- Koszty pobytu (hotel, posiłki);
- Koszt przygotowania i rozliczenia delegacji (czas poświęcony na wyszukiwanie hoteli, rezerwację, ewentualny wynajem samochodu, rozliczenie formalne rachunków itp.).
Okazuje się, że koszt udziału w posiedzeniu, w przeliczeniu na jednego uczestnika waha się w przedziale od 1 000 do 2 300 zł.
Przy posiedzeniu średniej wielkości, tzn. 20 uczestników (część podróżująca samolotem a część samochodem) całkowity koszt posiedzenia to przedział od 20 do ponad 40 tysięcy złotych.
Wydaję się więc uzasadnione twierdzenie, że stosując narzędzia do głosowań i posiedzeń zdalnych można uzyskać oszczędności rzędu 30 tys. zł za jedno posiedzenie.
Bardziej szczegółowe wyliczenia i pełne dane można znaleźć w artykule Głosowanie zdalne – jak zaoszczędzić 30 tys. złotych.
Inne korzyści.
Oczywiście posiedzenia online to nie tylko korzyści finansowe.
Wymienić można chociażby:
- Szybkość decyzji;
- Oszczędność czasu;
- Większa frekwencja i pewność kworum;
- Wygoda i uniwersalność w zakresie charakteru posiedzenia (online, hybrydowo lub tradycyjnie).
Informacja o dostawcy.
privote.net sp. z o.o., to podmiot dedykowany dla zaawansowanych usług elektronicznych, w szczególności usług głosowań online (również tajnych). Rozwiązanie zostało stworzone od podstaw przez doświadczony zespół menadżerów i inżynierów, przy współpracy z kancelariami prawnymi i firmami z różnych branż. System privote jest odpowiedzią na brak profesjonalnych rozwiązań głosowania i posiedzeń online dedykowanych dla spółek kapitałowych i osobowych prawa handlowego. SVID (ang. Smart Vote ID), to autorskie rozwiązanie dostawcy umożliwiające weryfikację poprawności tajnych głosów przez samego głosującego (bez naruszenia tajności).
Źródło danych statystycznych – BTN Business Travell News, 2020
