Gdy dostawca jest jedynym źródłem, dominuje na rynku albo popyt przewyższa podaż, kupujący nie wymusi ceny. Nie oznacza to jednak, że nie ma o czym rozmawiać – zmienia się tylko przedmiot negocjacji i horyzont, w którym kupujący odbudowuje swoją pozycję.
Skąd bierze się przewaga dostawcy?
Warto zacząć od nazwania źródła przewagi, bo od niego zależy, co da się negocjować:
- jedyne źródło – produkt lub usługę dostarcza jeden dostawca, np. ze względu na technologię, patent, certyfikację albo specyfikację zapisaną w dokumentacji klienta,
- dostawca dominujący – alternatywy istnieją, ale są nieliczne lub wyraźnie gorsze, a zmiana dostawcy jest kosztowna i długa,
- rynek sprzedawcy – popyt trwale przewyższa podaż, więc sprzedawcy dyktują warunki całemu rynkowi, a nie tylko jednemu klientowi.
Koncentracja podaży potrafi narastać latami. W literaturze zakupowej przywołuje się przykład kół szynowych w Ameryce Północnej: w 1900 roku działało 35 ich dostawców, sto lat później dwóch, a w połowie lat 2010. został jeden. Kupujący, którzy nie mają wyboru, przyjmują cenę dostawcy.
Gdzie na mapie zakupów leży taka sytuacja?
Do oceny zależności często używa się macierzy Kraljica, opisanej przez Petera Kraljica w 1983 roku. Ma dwie osie: wpływ kategorii na wynik firmy i ryzyko zaopatrzenia. Daje cztery grupy kategorii:
- niekrytyczne – niski wpływ, niskie ryzyko,
- dźwigniowe – wysoki wpływ, niskie ryzyko; tu kupujący ma przewagę,
- wąskie gardła – niski wpływ, wysokie ryzyko,
- strategiczne – wysoki wpływ, wysokie ryzyko.
Dostawca z przewagą to zwykle wąskie gardło albo kategoria strategiczna. W wąskim gardle celem negocjacji jest przede wszystkim bezpieczeństwo dostaw, a nie cena. W kategorii strategicznej – długoterminowa relacja, w której obie strony coś zyskują.
Co można negocjować, gdy cena jest nieruszalna?
Przy słabej pozycji cenowej rozmowę warto przenieść na warunki, które dla dostawcy kosztują mniej niż dla kupującego są warte:
| Obszar | Co można uzgodnić |
| Dostawy | terminy, częstotliwość, gwarantowane moce lub zarezerwowane wolumeny, kary za opóźnienia |
| Płatności | termin płatności, zaliczki, rozłożenie podwyżki w czasie |
| Jakość i gwarancje | standardy jakości, zakres i czas gwarancji, obsługa posprzedażowa |
| Umowa | czas trwania, zasady zmiany cen, postępowanie przy niekompletnej dostawie lub pomyłkach w ilości |
Przy jedynym źródle najwięcej zwykle da się ugrać na bezpieczeństwie dostaw i zasadach zmian cen. Przy rynku sprzedawcy – na przydziale wolumenu i terminach, bo to one są wtedy najrzadszym zasobem.
Jakie dźwignie zostają kupującemu?
Pierwsza to wartość klienta dla dostawcy. Większe, regularne i przewidywalne zamówienia albo dłuższe zobowiązanie dają dostawcy stabilne przychody i korzyści skali. Nie gwarantuje to rabatu, ale im bardziej dostawcy zależy na kontrakcie, tym więcej warunków jest gotów omawiać.
Druga to dane. Szczegółowa historia zakupów, jakości i terminowości pozwala oprzeć rozmowę na faktach, a nie ocenach. Wspólna podstawa liczb ułatwia też rozmowę o konkretach, np. o przyczynach reklamacji.
Trzecia dźwignia działa w dłuższym horyzoncie: budowanie alternatywy. BATNA, czyli najlepsza alternatywa na wypadek braku porozumienia, przy dostawcy z przewagą jest zwykle słaba albo teoretyczna. Dlatego równolegle z bieżącymi negocjacjami warto pracować nad jej wzmocnieniem: kwalifikacją drugiego dostawcy, zmianą specyfikacji, która dopuszcza zamienniki, albo zmianą technologii. Każda realna opcja zmiany źródła stopniowo zmniejsza zależność i poprawia pozycję w kolejnych rozmowach.
Czego unikać w rozmowie z silniejszym dostawcą?
- Nadmiernej presji. Z dostawcą, którego nie da się zastąpić, współpraca się powtarza. Zerwanie relacji albo spadek priorytetu klienta u dostawcy może kosztować więcej niż jednorazowy zysk.
- Szybkich ustępstw. Ustępstwo bez wzajemnej korzyści sygnalizuje, że da się uzyskać więcej, i zachęca do dalszego nacisku.
- Skupienia wyłącznie na cenie. Pominięte warunki – jakość, kompletność dostaw, zasady zmian cen – wychodzą na jaw dopiero przy realizacji kontraktu.
- Ustaleń tylko ustnych. Wspólny dokument z uzgodnieniami zmniejsza pole do różnych interpretacji i jest podstawą w razie sporu.
Rozmowa z dostawcą, który ma przewagę, jest trudniejsza niż z tym, który walczy o klienta, i wymaga innego przygotowania. Ocena własnej pozycji na osi siła – słabość i praca z macierzą Kraljica są stałym elementem programów, które dla kupców prowadzą firmy szkoleniowe, np. Vademecum. Ćwiczy się je w grach symulacyjnych, bo pod presją rozmowy łatwo wrócić do samej ceny – taki format ma m.in. szkolenie z negocjacji zakupowych.