Zmiana terminu raportowania JPK_ST_KR może dać przedsiębiorstwom więcej czasu, ale nie rozwiąże problemów z niekompletną dokumentacją, rozproszonymi danymi i rozbieżnościami między ewidencją a księgami. Przygotowanie do nowego obowiązku wymaga współpracy księgowości, działów IT i osób odpowiedzialnych za poszczególne składniki majątku. Zwlekanie z pracami może okazać się kosztowne, szczególnie w dużych organizacjach, które mają dziesiątki tysięcy środków trwałych.
Opublikowany przez Ministerstwo Finansów i Gospodarki w sierpniu 2026 r. projekt rozporządzenia przewiduje zwolnienie z obowiązku przesyłania struktury JPK_ST_KR za lata podatkowe i obrotowe rozpoczynające w latach 2026-2028. Oznacza to, że obowiązek raportowania miałby po raz pierwszy objąć rok podatkowy lub obrotowy rozpoczynający się w 2029 r. Do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia zmianę należy jednak traktować jako planowaną regulację (a nie obowiązującą).[1]
Dodatkowy czas nie usuwa podstawowego problemu: wiele firm nie dysponuje kompletną, uporządkowaną ewidencją majątku. W przedsiębiorstwach działających od kilkunastu czy kilkudziesięciu lat informacje o środkach trwałych mogą być rozproszone między kolejnymi systemami finansowo-księgowymi, arkuszami Excel i plikami migracyjnymi. Po zmianie oprogramowania nie wszystkie dane musiały zostać przeniesione w jednolity sposób. W efekcie przygotowanie pliku wymaga nie tylko dostosowania systemu, lecz także odtworzenia historii poszczególnych składników majątku.
– Wcześniej firmy często pytały o wsparcie w analizie wymagań JPK_ST_KR i mapowaniu danych z ewidencji środków trwałych do poszczególnych pól struktury, a później zainteresowanie wyraźnie osłabło. Tymczasem uporządkowanie rozbudowanej ewidencji może wymagać bardzo dużo czasu i zaangażowania nie tylko księgowych, ale również osób technicznych i pracowników odpowiedzialnych za konkretne kategorie środków trwałych – wskazuje Karolina Mazurek, Accounting Manager z BPiON.
Pierwszy krok: sprawdzić, jakich danych rzeczywiście wymaga struktura
Prace nad ewidencją warto rozpocząć od analizy struktury JPK_ST_KR i porównania jej wymagań z danymi, którymi dysponuje firma. Pozwala to ustalić, których informacji brakuje, które są niekompletne, a które wymagają wyjaśnienia lub uzupełnienia. Szczególnej uwagi wymaga interpretacja pól opcjonalnych. Oznaczenie pola jako opcjonalnego nie oznacza, że podatnik może swobodnie zdecydować o jego pominięciu. Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, pole opcjonalne należy wypełnić, jeżeli zachodzi konieczność przypisania mu wartości. Obowiązek uzupełnienia danego pola zależy zatem od rodzaju składnika majątku oraz zakresu informacji wymaganych w odniesieniu do tego składnika.[2]
Nie należy przy tym automatycznie uzupełniać wszystkich historycznych pozycji według zasad właściwych dla nowych środków trwałych. W odniesieniu do składników wprowadzonych do ewidencji przed 2025 r. obowiązują szczególne zasady dotyczące części dodatkowych danych. Dlatego przed rozpoczęciem masowego uzupełniania rekordów trzeba ustalić, jakie wymogi mają zastosowanie do poszczególnych grup składników.
JPK_ST_KR obejmuje również wartości niematerialne i prawne
Przygotowania nie mogą ograniczać się do rzeczowych składników majątku. Struktura JPK_ST_KR obejmuje również wartości niematerialne i prawne, w tym oprogramowanie, licencje oraz koszty prac rozwojowych, jeśli zostały ujęte w ewidencji w odpowiedniej kategorii. W przypadku licencji i oprogramowania istotne jest ustalenie, czy dane prawa nadal są wykorzystywane, czy ewidencja odzwierciedla aktualny stan oraz czy firma posiada dokumenty potwierdzające nabycie i warunki korzystania. Wymaga to współpracy księgowości z działem IT oraz osobami, które faktycznie korzystają z danego oprogramowania lub licencji.
Więcej uwagi mogą wymagać koszty prac rozwojowych. Ustawa o CIT przewiduje określone zasady ich podatkowego rozliczania, które mogą prowadzić do różnic między amortyzacją podatkową a rachunkową. Same rozbieżności nie muszą oznaczać błędu. Kluczowe jest to, czy wynikają z prawidłowo zastosowanych zasad i czy firma potrafi je uzasadnić.
– Nie chodzi o to, żeby wszystkie różnice między wartościami podatkowymi i rachunkowymi wyeliminować. Takie rozbieżności mogą wynikać z odmiennych zasad rachunkowych i podatkowych. Istotne jest natomiast, żeby umieć je wyjaśnić i udokumentować – podkreśla Karolina Mazurek, Accounting Manager w BPiON. – Dokumentacja powinna odpowiadać charakterowi danego składnika i sposobowi jego ujęcia. W zależności od przypadku mogą być potrzebne faktury, listy płac, umowy z dostawcami, dokumenty dotyczące zakresu wykonanych prac, a także inne dowody potwierdzające sposób ustalenia wartości początkowej i przyjęte rozliczenia – dodaje.
Za ewidencję odpowiada więcej niż księgowość
Jednym z najczęstszych błędów organizacyjnych jest traktowanie przygotowania JPK_ST_KR jako zadania wyłącznie działu księgowego. Księgowość odpowiada za prawidłowe ujęcie danych, ale nie zawsze ma wiedzę pozwalającą ustalić, czy dany sprzęt jest nadal wykorzystywany, gdzie się znajduje lub czy licencja pozostaje aktywna.
– W praktyce konieczne jest zaangażowanie kilku obszarów organizacji. Księgowość i specjaliści podatkowi powinni odpowiadać za interpretację wymogów oraz spójność ewidencji z księgami. Dział IT pomaga zweryfikować dane dotyczące sprzętu, systemów i licencji. Osoby odpowiedzialne za zakupy, inwestycje i konkretne obszary biznesowe mogą natomiast dostarczyć informacji o pochodzeniu składników majątku, ich wykorzystaniu i dokumentacji – mówi Karolina Mazurek.
Osobnym zadaniem jest współpraca z dostawcą oprogramowania, który musi zapewnić możliwość prawidłowego wygenerowania pliku. Samo wdrożenie funkcjonalności technicznej nie gwarantuje jednak poprawności raportowania, jeżeli dane źródłowe są niekompletne lub niespójne. Problem staje się szczególnie widoczny w organizacjach, w których osoby odpowiedzialne przed laty za zakup sprzętu, oprogramowania lub licencji już nie pracują. Odtworzenie informacji może wówczas wymagać przeszukania archiwów, starych systemów i dokumentacji projektowej. Nie zawsze udaje się znaleźć wszystkie potrzebne materiały.
Spójność ewidencji z księgami będzie miała kluczowe znaczenie
Przygotowanie JPK_ST_KR powinno obejmować uzgodnienie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych z księgą główną. Wartości prezentowane w obu miejscach muszą być możliwe do uzgodnienia, a ewentualne różnice powinny mieć konkretne wyjaśnienie i dokumentację. Istotne jest również, by zapisy w księgach odpowiadały rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym. Dotyczy to m.in. przyjęć do użytkowania, zmian wartości, amortyzacji i likwidacji składników majątku. Porządkowanie ewidencji nie powinno sprowadzać się do jednorazowej korekty na koniec roku. Jeżeli wiele zmian zostanie wprowadzonych dopiero w ostatnich dniach okresu, ich skala i sposób ujęcia mogą wymagać dodatkowych wyjaśnień.
– Zaczęłabym od uzgodnienia ewidencji środków trwałych z księgą główną. Dane prezentowane w księgach powinny być spójne z ewidencją i dokumentacją, a ewentualne różnice możliwe do wyjaśnienia. Warto wykorzystać ten moment do uporządkowania pozycji, które przez lata pozostawały bez szczegółowej weryfikacji – podkreśla Karolina Mazurek.
Nie warto czekać na ostatni moment
Im większa organizacja i bardziej rozbudowana ewidencja, tym więcej czasu może wymagać przygotowanie do raportowania. Problemem nie jest wyłącznie liczba pozycji, lecz także ich historia, jakość danych, dostępność dokumentów oraz konieczność uzgodnienia informacji między różnymi systemami i działami.
Odroczenie obowiązku może być okazją do przeprowadzenia prac etapami: od analizy struktury i inwentaryzacji danych, przez uzupełnianie braków i weryfikację dokumentacji, aż po uzgodnienie ewidencji z księgami i testowe generowanie pliku. JPK_ST_KR nie powinien być traktowany jako jednorazowe zadanie techniczne realizowane tuż przed terminem wysyłki. To przede wszystkim sprawdzian jakości danych o majątku firmy. Im wcześniej przedsiębiorstwo rozpocznie ich porządkowanie, tym większa szansa, że uniknie gorączkowego odtwarzania dokumentacji i wyjaśniania rozbieżności pod presją czasu.
[1] https://www.deloitte.com/pl/pl/services/tax/perspectives/alerty-podatkowe/JPK-ST-KR-projekt-zwolnienia-z-raportowania-za-lata-2026-2028.html
[2] https://podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk_pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk_pd
