Szybki rozwój technologii, a także globalny problem związany z pandemią COVID-19 sprawiły, że ludzie na całym świecie zaczęli częściej komunikować się na odległość i chętniej korzystać z narzędzi do pracy oraz nauki zdalnej. Zamknięte biura, urzędy czy konieczność ograniczenia kontaktów fizycznych do minimum sprawiły, że dużą popularność zyskał także podpis elektroniczny. Czym różni się podpis elektroniczny od podpisu kwalifikowanego? W jakich sytuacjach możesz z nich korzystać?
Rodzaje podpisów elektronicznych
Podpis elektroniczny to rewelacyjne rozwiązanie, które dobrze sprawdzi się w przypadku każdego przedsiębiorcy. Dzięki niemu możesz załatwić wiele kluczowych formalności na odległość – oszczędzając tym samym swój czas i pieniądze, których nie musisz wydawać na kurierów, pocztę czy dojazdy do partnerów biznesowych.
Standardowo na rynku wyróżnia się dwa rodzaje podpisów – podpis elektroniczny oraz podpis kwalifikowany. Choć co do zasady, oba możesz złożyć zdalnie (wykorzystując do tego smartfon, tablet lub inne urządzenie z dostępem do internetu), istnieją między nimi pewne zasadnicze różnice.
Podpisy elektroniczne w ujęciu prawa
Dokumentem, który oficjalnie reguluje temat podpisów jest eIDAS – rozporządzenie wydane przez Parlament i Radę Unii Europejskiej w 2014 roku. Znaleźć w nim można między innymi szczegółowe informacje dotyczące warunków, które powinien spełniać podpis kwalifikowany.
Warto również pamiętać, że zarówno podpis kwalifikowany, jak i niekwalifikowany, w razie potrzeby może służyć w sądzie jako dowód. Taka możliwość istnieje dzięki zapisowi, o którym mowa w art. 25.1 eIDAS. Pamiętaj jednak, że jest to możliwie jedynie wówczas, gdy podpis wynika z funkcjonowania usługi zaufania, jaką jest np. Autenti (więcej na: https://autenti.com/pl/produkty/podpisy-kwalifikowane/).
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny to zaawansowana forma podpisu, która ma taką samą moc prawną, jak podpis własnoręczny, złożony w tradycyjny sposób na dokumencie. Aby podpis kwalifikowany był ważny i prawnie wiążący, powinien spełniać warunki tzw. podpisu zaawansowanego, czyli:
- musi być unikalnie przyporządkowany do konkretnej osoby, która może się nim posługiwać;
- powinien umożliwiać ustalenie tożsamości podpisującego;
- jest tak powiązany z danymi w dokumencie, że wprowadzenie każdej późniejszej modyfikacji w nim jest rozpoznawalne;
- można go złożyć przy użyciu ściśle określonych danych, dzięki którym można z dużym prawdopodobieństwem stwierdzić, że podpisujący używa ich pod swoją wyłączną kontrolą.
W Autenti dostępne są dwa rodzaje kwalifikowanych podpisów elektronicznych – Autenti by InfoCert (idealne rozwiązanie do prowadzenia biznesu) oraz SimplySign (ma szersze zastosowanie, ponieważ można używać go także do załatwiania spraw urzędowych.
Podpis kwalifikowany – zastosowanie
Kwalifikowany podpis elektroniczny to idealna propozycja dla każdego, kto prowadzi swój biznes, chce usprawnić jego funkcjonowanie i komu zależy na tym, by zaoszczędzić swój czas i pieniądze.
Czy wiesz, że…
istnieje krótkoterminowy kwalifikowany podpis elektroniczny? To idealne rozwiązanie dla osób, które chcą skorzystać z podpisu kwalifikowanego zaledwie kilka razy. W przypadku Autenti, tego typu podpis elektroniczny jest ważny przez 30 dni.
Podpis kwalifikowany można z powodzeniem wykorzystywać np. do podpisywania umów o pracę, pełnomocnictw ogólnych, umów leasingowych, umów o dzieło, umów zlecenia oraz wielu innych dokumentów. Sprawdzi się także choćby do zawarcia umowy pożyczki, podpisania umowy darowizny, umowy prowadzenia rachunku bankowego, umowy sprzedaży i najmu.
Podpis elektroniczny
Standardowy podpis elektroniczny (niekwalifikowany) to podpis, który – jak sama nazwa wskazuje – nie opiera się o certyfikat kwalifikowany. Nie jest więc równoważny podpisowi własnoręcznemu – oznacza to, że jego zakres działania nie jest tak szeroki, jak ma to miejsce w przypadku podpisu kwalifikowanego i nie zawsze wywołuje takie same skutki prawne. Osoby, które chciałyby zacząć korzystać z podpisu elektronicznego, nie muszą przechodzić tak szczegółowej weryfikacji, jak ma to miejsce na etapie ubiegania się o certyfikat kwalifikowany. Ten rodzaj podpisu elektronicznego doskonale sprawdza się do podpisywania np. umów sprzedaży, umów zlecenia, różnego rodzaju zamówień czy wewnętrznych dokumentów firmowych.
