Umowę z kontrahentem z drugiego końca Polski można dziś zawrzeć bez kuriera, drukarki i skanera. Wystarczy, że obie strony złożą pod plikiem podpis kwalifikowany, który w świetle prawa waży tyle samo co podpis złożony długopisem na papierze. Warunek jest jeden: podpis musi opierać się na kwalifikowanym certyfikacie. Wtedy nie trzeba dodatkowo potwierdzać tożsamości podpisującego w urzędzie ani w kancelarii notarialnej.
Skąd e-podpis bierze swoją moc prawną
Ramy dla podpisów elektronicznych w całej Unii Europejskiej wyznacza rozporządzenie eIDAS. Określa ono warunki techniczne i organizacyjne, które muszą spełnić dostawcy usług zaufania, a także skutki prawne poszczególnych rodzajów podpisu elektronicznego. W Polsce tę materię reguluje dodatkowo ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
Na tym tle podpis kwalifikowany wyróżnia się jedną cechą: domniemaniem, że jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Inne formy elektronicznego „podpisywania” takiej gwarancji nie dają. Wklejony do pliku skan podpisu czy imię i nazwisko wpisane na końcu dokumentu tekstowego nie przesądzają ani o tym, kto je naprawdę umieścił, ani o tym, że treść nie zmieniła się później.
Profil zaufany czy podpis kwalifikowany
Kto załatwiał sprawy przez ePUAP, zetknął się z trzema podstawowymi sposobami uwierzytelniania: loginem i hasłem, podpisem elektronicznym oraz profilem zaufanym . Najwyższy poziom pewności daje podpis kwalifikowany. Certyfikat do niego wystawia wyłącznie kwalifikowany dostawca usług zaufania, a sam podpis składa się na urządzeniu spełniającym określone normy bezpieczeństwa.
Nie znaczy to, że do każdej sprawy trzeba sięgać po najmocniejsze narzędzie. W wielu sprawach urzędowych profil zaufany zapewnia wystarczający poziom bezpieczeństwa, a zdobyć go łatwiej i taniej . Profil zaufany jest bezpłatny i służy do potwierdzania tożsamości w relacjach z administracją publiczną. Podpis kwalifikowany ma szerszy zasięg, bo jego skutki odpowiadają podpisowi własnoręcznemu także w obrocie cywilnoprawnym, czyli na przykład w umowach między firmami .
Dokumenty, przy których forma kwalifikowana jest konieczna
Podpis kwalifikowany staje się niezbędny wszędzie tam, gdzie przepisy zastrzegają formę pisemną pod rygorem nieważności. W praktyce chodzi między innymi o:
- pisma procesowe składane w postępowaniach sądowych,
- dokumenty kierowane do Krajowego Rejestru Sądowego,
- faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych,
- dokumentację kadrową i księgową w firmach,
- umowy cywilnoprawne, przy których strony chcą zachować formę pisemną.
Za tą listą stoi prosta zależność. Dokument uwierzytelniony elektronicznie ma znaczenie prawne, dlatego bezpieczeństwo systemów informacyjnych administracji wymaga elektronicznego uwierzytelniania . Z perspektywy prawa cywilnego oświadczenie woli zostaje skutecznie podpisane dopiero wtedy, gdy da się wiarygodnie ustalić, kto je złożył.
Droga do własnego podpisu kwalifikowanego
Podpis kwalifikowany wydaje kwalifikowany dostawca usług zaufania, a pierwszym etapem jest zawsze weryfikacja tożsamości. Dalsze kroki wyglądają u różnych dostawców podobnie: wniosek, potwierdzenie danych osobowych, a na koniec wydanie nośnika z certyfikatem i danymi służącymi do składania podpisu. Różnice dotyczą głównie rozwiązań technicznych.
Coraz rzadziej trzeba przy tym odwiedzać punkt obsługi. Wielu dostawców pozwala potwierdzić tożsamość zdalnie, na przykład podczas wideorozmowy albo za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Poszczególne warianty omówiono w poradniku o tym, jak uzyskać podpis kwalifikowany.
Gdy dokument podpisuje firma, a nie człowiek
Obok podpisu kwalifikowanego w biznesie funkcjonuje kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Oba rozwiązania korzystają ze zbliżonej infrastruktury technicznej, ale potwierdzają co innego. Podpis wskazuje konkretną osobę fizyczną, która złożyła oświadczenie. Pieczęć wskazuje organizację i poświadcza, że dokument pochodzi właśnie od niej.
Przy układaniu obiegu dokumentów w firmie ta różnica przesądza o tym, które narzędzie wybrać do danego procesu. Szczegółowe zestawienie zawiera porównanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i podpisu kwalifikowanego.
Jak sprawdzić, czy plik ma ważny podpis
Podpisu kwalifikowanego nie widać na stronie tak, jak widać parafkę złożoną długopisem. Jego obecność i poprawność potwierdza się technicznie, otwierając plik na przykład w programie do obsługi PDF albo w aplikacji dostawcy. Weryfikacja obejmuje trzy elementy:
- ważność certyfikatu,
- integralność dokumentu,
- tożsamość osoby podpisującej.
Dopiero gdy wszystkie trzy się zgadzają, można mieć pewność, że podpis złożono prawidłowo, a treść nie zmieniła się po podpisaniu. O tym, jak wygląda kwalifikowany podpis elektroniczny i jak go rozpoznać, szerzej pisze osobny artykuł.
Umowa podpisywana przez kilka osób w różnych miastach
Coraz więcej spraw biznesowych i urzędowych załatwia się przez internet. Podpis kwalifikowany pozwala doprowadzić umowę czy wniosek do końca bez drukowania, ręcznego podpisywania i skanowania. Gdy podpisujących jest kilku, narzędzia do zdalnego podpisu pilnują ustalonej kolejności i dokumentują cały przebieg. Najwięcej zyskuje się na tym wtedy, gdy strony przebywają w różnych miejscach.
Jak taki proces wygląda w praktyce, wyjaśnia tekst o tym, jak podpisać dokument kwalifikowanym podpisem bez wychodzenia z domu.
Dlaczego urzędy długo nie korzystały z e-podpisu
Podpis kwalifikowany ma w Polsce podstawę prawną od lat, ale administracja publiczna długo używała go oszczędnie. W I kwartale 2014 r. narzędzia elektronicznego uwierzytelniania obejmowały średnio 6,16% dokumentów wysyłanych przez urzędy i 5,31% dokumentów, które do nich trafiały . E-podpis nie był więc wtedy standardem w kontaktach obywateli z urzędami.
Użytkownicy tych systemów trafiali na kilka przeszkód: nie wiedzieli, co system umożliwia, brakowało kompleksowych rozwiązań i formularzy elektronicznych, a urzędy nie przeprowadzały wewnętrznych zmian . Większość tych problemów dotyczyła organizacji pracy instytucji, a nie samego podpisu.
Czy biometria wyprze podpis kwalifikowany?
Metody biometryczne zyskują popularność i uchodzą za najbezpieczniejsze w świecie wirtualnym . Służą one jednak głównie do potwierdzania prawa dostępu, na przykład do konta czy aplikacji, a nie do składania oświadczeń woli wywołujących skutki prawne. Trudno więc oczekiwać, że w najbliższym czasie zastąpią podpis kwalifikowany. Tam, gdzie przepisy wymagają najwyższej pewności co do tożsamości podpisującego, pozostaje on niezbędny.
Najczęstsze pytania
Czy podpis kwalifikowany zadziała u kontrahenta z innego kraju UE?
Tak. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpis kwalifikowany wydany w jednym państwie członkowskim jest uznawany we wszystkich pozostałych krajach Unii.
Czy da się podpisać dokument na smartfonie?
U części dostawców tak, za pomocą aplikacji mobilnej. Najpierw trzeba jednak otrzymać certyfikat i aktywować usługę.
Co się dzieje, gdy certyfikat wygaśnie?
Certyfikat ma określony termin ważności, więc podpis nie działa bezterminowo. Podpisy złożone wcześniej zachowują ważność, jeśli dokument opatrzono znacznikiem czasu. Do składania kolejnych potrzebne jest odnowienie certyfikatu.
Od czego zależy cena?
Na koszt wpływają wybrany dostawca, okres ważności certyfikatu i rodzaj nośnika. Przed zakupem warto więc porównać kilka ofert.
Od czego zacząć
Zanim zamówisz certyfikat, ustal, do jakich dokumentów będzie Ci potrzebny. Jeśli przepisy dla danego pisma dopuszczają profil zaufany, może on w zupełności wystarczyć. Jeśli w grę wchodzą umowy z kontrahentami albo forma pisemna pod rygorem nieważności, właściwym wyborem będzie podpis kwalifikowany. Dopiero wtedy przychodzi pora na wybór dostawcy i formy nośnika.