O efektywnym funkcjonowaniu całej firmy decyduje nie tylko wyposażenie jej we właściwe sprzęty czy oprogramowanie, ale przede wszystkim – odpowiednie zarządzanie pracownikami. To właśnie ludzie są najważniejszymi zasobami każdego biznesu, stanowiąc jednocześnie jego szkielet i serce. Aby mogli pracować wydajnie, konieczne jest właściwe zaplanowanie czas ich pracy – tak, by obłożenie pracowników w danym dniu i godzinie odpowiadało ilości zadań, które trzeba wówczas wykonać. Właściwa organizacja zatrudnionych to jeden z podstawowych celów tworzenia harmonogramu czas pracy – ale nie jedyny. Czym dokładnie jest? Jak go prowadzić i czy musi funkcjonować w każdej firmie? Wyjaśniamy!
Czym jest harmonogram czasu pracy?
Harmonogram czas pracy, inaczej grafik, to plan informujący o tym, w jakich godzinach pracownicy będą pracowali w każdym dniu miesiąca. Jak wynika z art. 129. § 3. Kodeksu pracy, harmonogram musi być krótszy niż okres rozliczeniowy, ale obejmować minimum miesiąc. Może zatem stanowić rozkład pracy na dłuższy okres – np. 3 miesiące czy rok, zależnie od tego, jak długi jest okres rozliczeniowy. Harmonogram czasu pracy zawiera zwykle takie informacje, jak:
- imiona i nazwiska pracowników, ewentualnie nazwa działu, wydziału, etc.,
- wymiar czasu pracy,
- zaplanowane godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy przez każdą osobę w każdy dzień,
- urlopy zaplanowane na dany okres w planie urlopowym,
- oznaczenie świąt, weekendów, dni wolnych od pracy,
- oznaczenie pracy zdalnej i stacjonarnej,
- miejsce na wprowadzenie rzeczywistego czasu pracy w każdym dniu.
Grafik czasu pracy ma zatem za zadanie organizować dostępność pracowników na każdy dzień miesiąca i informować ich, o której godzinie powinni zacząć i zakończyć pracę w danym dniu. Co istotne, tuż obok list obecności oraz ewidencji czasu pracy, harmonogramy są jednymi z najważniejszych dokumentów pracowniczych. Na ich podstawie pracownicy mogą zgłaszać ewentualne roszczenia dotyczące np. wypłaty zaległego wynagrodzenia za przepracowane nadgodziny. Zgodnie z art. art. 291. § 1. Kodeksu pracy, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu po 3 latach od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. W związku z tym harmonogramy czasu pracy należy przechowywać przez 3 lata.
Czy prowadzenie harmonogramu czasu pracy jest obowiązkowe?
Zgodnie z art. 129. Kodeksu pracy prowadzenie harmonogramu czasu pracy jest obowiązkowe. Jak informuje paragraf trzeci tegoż artykułu, grafik może zostać sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej. Co istotne, harmonogram musi być przedstawiony pracownikowi co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dany rozkład dotyczy.
Istnieją jednak pewne wyjątki, w przypadku których pracodawca nie ma obowiązku sporządzania harmonogramu czasu pracy. Wskazuje je paragraf czwarty:
- gdy rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150. § 1, albo z umowy o pracę,
- gdy pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w § 1; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
- gdy na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 1401,
- gdy na pisemny wniosek pracownika pracodawca ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.
Jak prowadzić grafik pracowników?
Jak wspomnieliśmy, harmonogram czasu pracy może być prowadzony w formie papierowej, czyli po prostu na kartce albo elektronicznej. Ta druga opcja bez wątpienia jest wygodniejsza, zarówno pod względem tworzenia grafiku, jak i jego udostępniania czy przechowywania – szczególnie w przypadku zatrudniania dużej liczby pracowników.
Jednak nawet po zdecydowaniu się na elektroniczny grafik czasu pracy, pracodawca wciąż ma do wyboru kilka metod jego prowadzenia. Do najpopularniejszych rozwiązań należą:
- arkusz Excel,
- system HRM.
Arkusz Excela to wygodne rozwiązanie; wystarczy regularnie wrzucać nowy harmonogram w chmurę lub na firmowy dysk wspólny i podsyłać link w momencie publikacji, by w kilka sekund rozesłać grafik wszystkim pracownikom. Jego tworzenie jest jednak czasochłonne, szczególnie za pierwszym razem, gdy trzeba wszystko sformatować czy wprowadzić każdego zatrudnionego. Należy również pamiętać o tym, by regularnie dopisywać nowozatrudnionych i usuwać z harmonogramu osoby, które rozwiązały współpracę.
Harmonogram czasu pracy w systemie HRM, takim jak np. tomHRM to jeszcze łatwiejsza opcja. Oprogramowania dla HR charakteryzują się maksymalną automatyzacją powtarzalnych czynności, które bez nich menedżerowie i kadrowcy wykonują ręcznie. Prowadzenie grafików czasu pracy w tomHRM wiąże się z takimi funkcjami przyspieszającymi ich tworzenie i udostępnianie, jak:
- automatyczna aktualizacja listy osób pracujących,
- automatyczne zaciąganie urlopów z planu urlopowego,
- automatyczne wprowadzanie rzeczywistych godzin pracy przenoszonych z ewidencji czasu pracy,
- wygodne kopiowanie grafików,
- automatyczna wysyłka powiadomień e-mail,
- automatyczne zliczanie tygodniowego czy miesięcznego czasu pracy
- i wiele innych.
