We wtorek rząd zajmie się projektem, który zlikwiduje obecne absurdy prawne związane z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. To bardzo dobra wiadomość dla przedsiębiorców.
Przygotowany przez resort rozwoju projekt przewiduje możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Wybór formy będzie należał do pracodawcy. Obecne przepisy nie przewidują takiej możliwości. Niemniej jednak w niektórych firmach, w związku z powszechną cyfryzacją, jest to praktykowane. Stosuje się w nich jednocześnie obie formy – tradycyjną papierową oraz elektroniczną. Jednostki zajmujące się sprawami kadrowo-płacowymi pracują na dokumentach w wersji elektronicznej, a forma papierowa jest zachowana do celów dowodowych i na wypadek kontroli ze strony PIP. Trzeba jednak zaznaczyć, że zgodnie z projektem zmiana postaci z papierowej na elektroniczną będzie wymagała opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. To zaś spowoduje, że stosowanie formy elektronicznej może nie być powszechne.
Kolejna istotna zmiana proponowana przez resort to skrócenie okresu archiwizowania dokumentacji pracowniczej z obecnych 50 do 10 lat. Obowiązek półwiecznej archiwizacji to absurd i biurokratyczny koszmar. Ponadto wiąże się on z dużymi kosztami finansowymi i logistycznymi po stronie pracodawców, szacowanymi na 130 mln zł rocznie. Tak długi okres archiwizacji jest ewenementem na skalę europejską – funkcjonuje on jedynie w Polsce. Przykładowo w Wielkiej Brytanii dokumenty kadrowo-płacowe przechowuje się 6 lat, w Niemczech i Finlandii – 10 lat, a w Danii – 5 lat. Odejście od 50—letniej archiwizacji jest zatem jak najbardziej uzasadnione i konieczne. Ważne jest to, że krótszy okres archiwizacji ma być powiązany z obowiązkiem po stronie pracodawcy przekazywania do ZUS comiesięcznych raportów informacyjnych. Będą one zawierały dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia oraz jego wysokości.
Szkoda, że ostatecznie z projektu usunięto wcześniejsze propozycje dotyczące elektronicznej komunikacji z pracownikiem. Zgodnie z nimi dokumenty takie jak np. świadectwo pracy, ewidencja czasu pracy czy wnioski urlopowe pracowników mogłyby mieć postać elektroniczną. Dzięki takim zmianom przepisy byłyby bardziej dostosowane do rzeczywistości, ponieważ komunikacja z pracownikiem zazwyczaj i tak odbywa się za pośrednictwem e-maila, a nie wymiany pism.
Pomysł wprowadzenia projektowanych zmian nie jest nowy – pojawił się on już w ramach tzw. pierwszej ustawy deregulacyjnej z 2011 r. Teraz jako element pakietu „100 zmian dla firm” mają one w końcu szansę na wprowadzenie i prawdopodobnie zaczną obowiązywać od 2019 r. Prace nad projektem nie były łatwe, a ministerstwo starało się znaleźć złoty środek, który pogodzi interesy pracodawców, pracowników i ZUS. W efekcie pracodawcy muszą liczyć się z tym, że stosowanie elektronizacji i krótszej archiwizacji będzie się również wiązało z określonymi obwarowaniami prawnymi. Niemniej jednak każda zmiana likwidująca nadmierne obowiązki po stronie pracodawców jest dobrą zmianą.
Wioletta Żukowska-Czaplicka, Ekspert Pracodawców RP
