Zdalne i hybrydowe zgromadzenia wspólników i akcjonariuszy są popularnym i rosnącym trendem, szczególnie na świecie. Tymczasem w Polsce to rozwiązanie nadal nie jest pierwszym wyborem spółek z.o.o. „Prawo w Polsce daje możliwość zdalnego udziału w zgromadzeniach wspólników, jednak szczególne obawy dotyczą możliwości zaskarżenia uchwał w przypadku wątpliwości co do identyfikacji, bezpieczeństwa transmisji, czy tajności w przypadku wybranych głosowań” – tłumaczy Bartosz Kuraś, partner w praktyce Corporate/M&A z międzynarodowej kancelarii Wolf Theiss.
Polskie przepisy dopuszczają uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników lub akcjonariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Rozwiązanie to umożliwia wykonywanie praw korporacyjnych, zadawanie pytań oraz głosowanie bez konieczności fizycznej obecności w miejscu obrad. Jednocześnie Kodeks spółek handlowych (KSH) wciąż nakazuje wskazanie miejsca takiego zgromadzenia, co prowadzi do wniosku, że chociaż udział zdalny jest w pełni dopuszczalny, to zwołanie zgromadzenia wyłącznie w formie wirtualnej – bez określenia fizycznej lokalizacji – pozostaje konstrukcją niepewną prawnie.
„Przepisy wymagają, aby w zawiadomieniu o zgromadzeniu została wskazana fizyczna lokalizacja obrad, nawet jeżeli wspólnicy lub akcjonariusze będą uczestniczyć zdalnie. W spółce z o.o. wymóg ten wynika z art. 238 § 1 KSH, który nakazuje w zawiadomieniu o zwołaniu zgromadzenia wskazanie „miejsca i czasu zgromadzenia”. Większość prawników rekomenduje więc model hybrydowy, w którym obok formy on-line istnieje tradycyjne miejsce obrad. W praktyce w spółkach z o.o. pewnym ułatwieniem jest art. 240 KSH, który dopuszcza pod określonymi warunkami, powzięcie uchwały bez formalnego zwołania zgromadzenia. Przepis nie rozstrzyga sam przez się o „pełnej wirtualności” miejsca obrad; w praktyce i doktrynie zagadnienie jest dyskusyjne (zwłaszcza wobec systemowej konstrukcji „miejsca” zgromadzenia oraz wymogów protokołowania)” – mówi Bartosz Kuraś z Wolf Theiss.
Art. 240 KSH wymaga w tym przypadku reprezentacji 100% kapitału zakładowego, oraz brak sprzeciwu wszystkich wspólników w zakresie odbycia zgromadzenia i powzięcia uchwał. Można z tego wywodzić, że tego typu zgromadzenie może odbyć się w formule całkowicie wirtualnej. Pozostaje to jednak dyskusyjne i może wiązać się z podwyższonym ryzykiem sporu.
Zastosowanie trybu elektronicznego wymaga decyzji zwołującego. Jeżeli przewiduje się udział zdalny, zawiadomienie musi zawierać informacje o sposobie uczestnictwa, wypowiadania się, wykonywania prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu.
„Aby zgromadzenie w pełni wirtualne było legalne i trudne do podważenia, należy zapewnić pełną identyfikację wspólników, sporządzić protokół, który odzwierciedla przebieg obrad, oraz zapewnić stabilny i bezpieczny kanał komunikacji. Dodatkowo umowa spółki nie może wyłączać zdalnego udziału wspólników w takim zgromadzeniu, a wszyscy wspólnicy muszą być obecni on-line, tj. konieczna jest reprezentacja 100% kapitału zakładowego (osobiście lub przez pełnomocników) i nie wnieść sprzeciwu” – zaznacza Bartosz Kuraś z Wolf Theiss.
Ryzyka prawne związane ze zdalnymi zgromadzeniami wspólników
O ile organizacja w pełni wirtualnego zgromadzenia wspólników (ZW) budzi pewne wątpliwości na gruncie polskiego prawa, to już uczestnictwo w nim na odległość zostało dość szczegółowo opisane w przepisach i ugruntowane w praktyce. Nie oznacza to jednak, że taki udział jest wolny od ryzyk prawnych.
„Aby można było wziąć udział w ZW za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w pierwszej kolejności taka możliwość nie może być wykluczona przez umowę spółki. Z kolei szczegółowe zasady udziału w ZW za pomocą środków komunikacji elektronicznej określa regulamin, którego treść jest ustalana przez radę nadzorczą lub wspólników. W przypadku korzystania ze środków elektronicznych uważa się, że przynajmniej przewodniczący powinien być na miejscu w siedzibie spółki lub innym miejscu, w którym umowa spółki umożliwia przeprowadzanie ZW. By wykluczyć ryzyka prawne zaleca się także, by protokolant również obsługiwał ZW stacjonarnie – choć tu zdania są podzielone” – tłumaczy Bartosz Kuraś.
Wyzwaniem nie tylko prawnym, ale także technologicznym są dwa aspekty, które trzeba rozstrzygnąć w spółce już na etapie przygotowania regulaminu ZW. Pierwszym jest właściwa identyfikacja uczestników zgromadzenia – gdy biorą oni udział zdalnie. Drugim zaś zapewnienie tajności głosowania w przypadku uchwał, które tego wymagają.
„Dziś mamy technologiczne możliwości, by należycie identyfikować uczestników ZW zdalnie, oraz zapewnić anonimowe głosowania. Tych funkcji nie mają jednak popularne komunikatory i aplikacje do prowadzenia wideokonferencji, więc kluczowe jest wybranie odpowiednich narzędzi, które spółka powinna zapewnić w celu należytej organizacji ZW, wolnego od ryzyka zaskarżenia uchwał przez uczestników” – podkreśla Bartosz Kuraś.
Ostatnią kwestią, którą warto wziąć pod uwagę organizując ZW w formie zdalnej są problemy techniczne, które mogą mieć wpływ na możliwości oddania głosu. Awaria internetu, utrata połączenia czy zawieszenie aplikacji mogą zostać wykorzystane przez uczestników jako argument na rzecz nieważności uchwał, jeśli zostanie wykazane, że nie mieli oni realnej możliwości wykonywania praw korporacyjnych. Z tego powodu spółki coraz częściej tworzą procedury awaryjne, umożliwiające ponowne głosowanie, wznowienie dostępu lub odtworzenie przebiegu obrad.
Podsumowanie
Zdalne zgromadzenia wspólników są już standardem w wielu krajach, zwłaszcza tam, gdzie przepisy precyzyjnie regulują możliwość przeprowadzenia w pełni wirtualnych obrad. W Polsce rozwiązania te rozwijają się. Praktyka radzi sobie oczywiście na różne sposoby, tak aby zgromadzenia odbywały się sprawnie i w możliwie najbardziej elastyczny sposób; istotnym ułatwieniem są również kwalifikowane podpisy elektroniczne. Niewątpliwie jednak im bardziej elastyczne i mniej sformalizowane będą przepisy w tym zakresie, tym prostsze będzie funkcjonowanie zarówno dla wspólników, jak i dla spółek.
„Polski ustawodawca dopuścił technologię, ale nie przebudował fundamentów – dlatego w pełni wirtualne zgromadzenia cały czas obarczone są pewnym ryzykiem. Ciekawostką może być fakt, że za naszą zachodnią granicą sądy i prawnicy zajmują się już takimi detalami jak możliwość głosowania nad uchwałami przy użyciu znaków graficznych tzw. emotikonów. W pewnych konfiguracjach wyrażanie woli i oddawanie głosów za pośrednictwem komunikatorów i emotikonów dopuszczał w jednym z orzeczeń sąd apelacyjny w Monachium (OLG München), przy czym interpretacja emoji zależy od kontekstu, co oczywiście wiedzą wszyscy, którzy używają ich na co dzień. Spotkałem się też z bardziej restrykcyjnym podejściem sądu Apelacyjnego we Frankfurcie (OLG Frankfurt). Już te dwa orzeczenia wskazują, że sytuacja bardzo zależy od okoliczności, a linia orzecznicza nie jest zapewne jednolita. U nas nie spotkałem się jeszcze z orzeczeniem, w którym to zagadnienie byłoby dotychczas analizowane” – podsumowuje Bartosz Kuraś z Wolf Theiss.
Mimo tych ograniczeń spółki coraz chętniej wykorzystują narzędzia zdalne, traktując je jako ułatwienie, ale stosując je w granicach tradycyjnych konstrukcji prawnych. Dopóki przepisy nie zostaną doprecyzowane, model tradycyjno-stacjonarny oraz hybrydowy pozostają najbezpieczniejszą formą organizacji zgromadzeń.
