Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych Mirosław Wróblewski zwrócił się do Ministry Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Agnieszki Dziemianowicz-Bąk o podjęcie prac nad zmianą przepisów dotyczących postępowań powypadkowych. Chodzi o uregulowanie zasad udziału świadka w procedurze ustalania okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, w tym przede wszystkim o wskazanie, jakie dane osobowe mogą być od niego pozyskiwane.
UODO wskazuje, że obecne regulacje nie dają wystarczająco jasnej podstawy do zbierania danych osobowych świadków. W efekcie w praktyce pojawiają się różne sposoby postępowania, w tym pozyskiwanie informacji o miejscu zamieszkania świadka. Zdaniem organu nadzorczego może to naruszać standardy ochrony prywatności oraz zasady wynikające z RODO.
Problem z danymi świadków w protokołach powypadkowych
Postępowanie powypadkowe ma na celu ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Zasady działania zespołu powypadkowego określają przepisy rozporządzenia z 2009 r. Regulują one m.in. sposób dokumentowania wyjaśnień poszkodowanego oraz informacji uzyskiwanych od świadków zdarzenia.
Osobne rozporządzenie z 2019 r. określa wzór protokołu powypadkowego. Jak wskazuje UODO, w tym akcie prawnym nie sprecyzowano jednak, jakie dane osobowe powinny być pozyskiwane od świadków wypadku. Nie przesądzono również, czy zakres tych danych może obejmować miejsce zamieszkania świadka.
Według Prezesa UODO taka luka prawna prowadzi do niejednolitych praktyk. W niektórych przypadkach w protokołach powypadkowych pojawiają się dane, które następnie trafiają do wielu podmiotów uczestniczących w procedurze. Może to oznaczać, że informacje o świadku są przetwarzane szerzej, niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu postępowania.
UODO: zgoda świadka nie rozwiązuje problemu
Organ nadzorczy zwraca uwagę, że część pracodawców próbuje rozwiązywać problem poprzez pobieranie zgody świadka na przetwarzanie określonych danych, np. adresu zamieszkania. Zdaniem UODO taka praktyka jest wątpliwa.
Prezes Urzędu podkreśla, że zgoda jako podstawa przetwarzania danych osobowych może zostać w każdej chwili wycofana. W postępowaniu powypadkowym mogłoby to prowadzić do problemów praktycznych, zwłaszcza jeśli dane świadka zostały już wykorzystane w dokumentacji. Dodatkowo w relacjach pracowniczych zawsze pojawia się pytanie, czy zgoda rzeczywiście została wyrażona dobrowolnie.
UODO wskazuje również, że praktyka pozyskiwania zgody od świadka wypadku nie wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. W ocenie organu nie można więc uznać jej za prawidłową w świetle podstawowych zasad RODO, w tym zasady legalności, rzetelności, przejrzystości, ograniczenia celu oraz minimalizacji danych.
PIP również widzi problem
Wątpliwości dotyczące zakresu danych świadków dostrzega także Państwowa Inspekcja Pracy. Jak poinformowała Prezesa UODO, w toku swojej działalności spotykała się z pytaniami i zastrzeżeniami pracowników dotyczącymi tej kwestii.
Według PIP do prawidłowego przebiegu postępowania powypadkowego wystarczające powinno być posługiwanie się podstawowymi danymi identyfikującymi świadka, którymi dysponuje jego pracodawca. Chodzi o imię i nazwisko, zajmowane stanowisko pracy oraz przyporządkowanie organizacyjne pracownika.
Takie podejście byłoby zgodne z zasadą minimalizacji danych, zgodnie z którą administrator powinien przetwarzać wyłącznie takie informacje, które są adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne dla konkretnego celu.
Potrzebna jasna podstawa prawna
Prezes UODO zaproponował, aby Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podjęło prace nad przepisami, które jednoznacznie określą zasady udziału świadka w postępowaniu powypadkowym. Regulacje powinny wskazywać zarówno podstawę prawną pozyskiwania danych osobowych, jak i ich niezbędny zakres.
Urząd zadeklarował jednocześnie gotowość do wsparcia eksperckiego przy tworzeniu nowych przepisów. Celem zmian miałoby być uporządkowanie praktyki stosowanej przez pracodawców oraz ograniczenie ryzyka nadmiernego gromadzenia danych świadków wypadków przy pracy.
Sprawa ma znaczenie nie tylko z punktu widzenia ochrony prywatności pracowników. Dotyczy także bezpieczeństwa prawnego pracodawców, którzy odpowiadają za prawidłowe przeprowadzenie postępowania powypadkowego i sporządzenie protokołu. Jasne przepisy mogłyby ograniczyć ryzyko błędów, sporów oraz niejednolitego stosowania prawa.
Dane świadka nie powinny być zbierane „na zapas”
Wniosek Prezesa UODO wpisuje się w szerszą dyskusję o tym, jak stosować przepisy o ochronie danych osobowych w procedurach kadrowych i pracowniczych. Postępowanie powypadkowe wymaga zebrania informacji pozwalających ustalić przebieg zdarzenia, ale nie oznacza to automatycznie prawa do pozyskiwania wszystkich danych świadka.
Kluczowe pozostaje pytanie, które informacje są rzeczywiście konieczne. Jeżeli do identyfikacji świadka wystarczają dane dostępne pracodawcy, takie jak imię, nazwisko, stanowisko i jednostka organizacyjna, zbieranie adresu zamieszkania może być uznane za nadmiarowe.
UODO oczekuje więc doprecyzowania przepisów w taki sposób, aby pracodawcy, zespoły powypadkowe, pracownicy i świadkowie mieli jasność, jakie dane można przetwarzać, na jakiej podstawie oraz w jakim celu. W ocenie organu obecny stan prawny takiej pewności nie zapewnia.
