Według raportu Panorama Consulting, średni czas wdrożenia systemu ERP wynosi 21 miesięcy. Choć 57% przedsiębiorstw uznaje zrealizowane wdrożenie za sukces, to w ponad połowie przebadanych firm implementacja trwała dłużej niż pierwotnie zakładano właśnie ze względu na wprowadzane modyfikacje. Problemów tych można byłoby uniknąć, gdyby większą uwagę przywiązywano do analizy przedwdrożeniowej.
Za dużo na raz
Jak wynika z danych firmy analitycznej, czas wdrożenia zwiększył się w ciągu roku o niemal 7 miesięcy. Powodów takiego stanu rzeczy jest kilka: do najczęściej wymienianych należą problemy z danymi, bariery technologiczne i organizacyjne a także założenie z góry nierealistycznego czasu wdrożenia. Trudno wywiązać się z harmonogramu także dlatego, że przedsiębiorstwa rozszerzają w trakcie wdrożenia jego zakres i wprowadzają liczne modyfikacje. A to, zdaniem ekspertów nie zawsze jest uzasadnione.
– Często spotykamy się z sytuacją, w której otrzymujemy od potencjalnego klienta tabelę w Excelu z listą oczekiwanych funkcjonalności. Do tej pory zrealizowaliśmy ponad 1500 projektów wdrożeniowych i mniej więcej wiemy czego dany klient, działający w takiej a nie innej branży, potrzebuje a czego nie. W wielu przypadkach okazuje się niestety, że wymagania są nadwymiarowe. My możemy zrobić wszystko czego klient sobie zażyczy, pytanie tylko czy jest to potrzebne i zasadne – zauważa Arkadiusz Bała ze śląskiej firmy BPSC dostarczającej systemy wspierające zarządzanie firmą.
Modyfikują na potęgę
Z danych Panorama Consulting wynika, że zaledwie 10% przedsiębiorstw nie wprowadza żadnych modyfikacji systemu ERP. Aż 30% firm wprowadza modyfikacje w aplikacji sięgające co najmniej 26% a w 7% przypadków przekraczają one aż połowę kodu. To pociąga za sobą nie tylko dodatkowe koszty, ale także opóźnienia – Dostawca musi się zabezpieczyć, by zmiana cały czas funkcjonowała prawidłowo, niezależnie od wprowadzania nowych funkcjonalności czy podniesienia systemu do nowej wersji. To kosztuje – tłumaczy Arkadiusz Bała z BPSC – Jednak poza rozwiązaniami stricte branżowymi, takimi jak np. systemy dla służby zdrowia, zawsze warto do maksimum wykorzystać funkcjonalności systemu. Tak, by za wszelką cenę uniknąć modyfikacji – wskazuje ekspert.
Dlaczego? 67% projektów wdrożeniowych realizowanych w ubiegłym roku nie udało się w ubiegłym roku zrealizować w założonym harmonogramie. W 26% przypadków założenia przekroczono o nie więcej niż 25%, jednak w 11% analizowanych przypadków harmonogram przekroczono nawet więcej niż o 76%.
Wdrożenie prawie bez zmian
To, że warto dobrze przygotować się do planowanych zmian dobrze ilustruje przykład jednego z klientów BPSC, firmy dostarczającej produkty m.in. dla szwedzkiej IKEI, która wdrożyła praktycznie pełną funkcjonalność systemu Impuls EVO i to niemal bez żadnych modyfikacji. – Skoordynowanie swoich potrzeb z aktualnym stanem tego, jakie rozwiązanie można dostać na rynku, to duże wyzwanie. Dzięki analizie przeprowadzonej przez zewnętrzny podmiot łatwiej jest zdiagnozować obszary, w które będą odgrywały kluczową rolę przy wdrożeniu i zbudować zakresy funkcjonalne. Kadry i płace, księgowość, kontroling, sprzedaż i dystrybucja, zarządzanie relacjami z klientami, magazyn wysokiego składowania, produkcja, harmonogramowanie produkcji – to tylko niektóre z nich – tłumaczy ekspert z BPSC.
W każdym z obszarów wymagania zdefiniowano liczbowo w arkuszu Excela – np. w księgowości określono 434 wymagania funkcjonalne. Firma podejmując decyzję o wdrożeniu, wybiegła również w przyszłość i zadbała o to, aby określić wymagania perspektywicznie. Przykładowo, od momentu wdrożenia systemu w przedsiębiorstwie, liczba pracowników wzrosła o 70 osób, siłą rzeczy zwiększyły się także wymagania odnośnie systemu. Przewidziano je jednak w momencie podejmowania decyzji o wdrożeniu. Dogłębna analiza procesów przedsiębiorstwa oraz planów jego rozwoju sprawiła, że modyfikacje stanowiły jedynie 2,5% wartości całego projektu wdrożeniowego.
Tego typu wdrożenia z pewnością są najbardziej pożądanym scenariuszem. Według danych Panorama Consulting 54% firm – czyli o 9% więcej niż rok wcześniej – jest zadowolonych z wyboru dostawcy oprogramowania i pozytywnie ocenia współpracę. To sygnał, że zarówno wśród dostawców, jak i klientów rośnie świadomość względem całego procesu wdrożeniowego oraz oczekiwanych rezultatów.
