Nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej oraz równowagi między życiem zawodowym a prywatnym już czeka na publikację w Dzienniku Ustaw. Vacatio legis w tym przypadku jest wyjątkowo krótkie, bo daje pracodawcom tylko 21 dni na wdrożenie zmian w swoich organizacjach. Co pracodawcy powinni wiedzieć o nowej ustawie i jak się sprawnie przygotować się do zmian, wskazuje ekspertka agencji zatrudnienia Trenkwalder.

23 marca br. Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację Kodeksu pracy dotyczącą dyrektywy unijnej 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej oraz dyrektywy 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów. Publikacji w Dzienniku Ustaw możemy spodziewać się na dniach. Vacatio legis, czyli okres między publikacją a wejściem w życie aktu prawnego wynosi tutaj tylko 21 dni. To dość krótko, jak na tak rozległe zmiany. Co to oznacza dla pracodawców?

Tak zwana ustawa „work-life balance” wdrażająca w życie dwie dyrektywy unijne to zbiór rozporządzeń dotyczących różnych aspektów życia, które finalnie mają wpłynąć na łatwiejsze godzenie przez pracownika pracy zawodowej z życiem rodzinnym, ze szczególnym uwzględnieniem funkcji rodzicielsko-opiekuńczych. Nie są to zmiany, które, jak zaznaczają niektóre organizacje pracownicze, znacząco wpłyną na funkcjonowanie pracowników. Jednak ze względu na to, że dotykają różnych obszarów pracowniczych, będą generować dużo pracy po stronie pracodawców.

– Powstaje konieczność dostosowania regulaminów pracy, wzorów umów i wniosków, informacji i obowiązujących procedur, Vacatio legis jest krytycznie krótkie. Dodatkowo, od 7 kwietnia br. mocy nabiorą przepisy wdrażające pracę zdalną jako rozwiązanie stałe. Przed pracodawcami i działami HR ponownie okres wytężonej pracy, tym bardziej, że pracownicy bardzo liczą na nowe przywileje.– zaznacza Joanna Rutkowska, dyrektorka HR w agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska.  

Najwięcej pracy czeka działy personalne i prawne, ale we wdrożenie nowych przepisów mocno włączone będą też działy IT.

– Ustawodawca zauważył, że świat poszedł w kierunku cyfrowym i oprócz dotychczas obowiązujących wszelkiego rodzaju wniosków i dokumentacji w formie pisemnej, dodano wersję elektroniczną, jako tak samo wiążącą. To jest zmiana rewolucyjna, pozwalająca normalnie funkcjonować w obecnej zdalnej czy hybrydowej rzeczywistości. Natomiast rodzi to konkretne obowiązki po stronie pracodawcy i angażuje działy IT, bo wszystkie te zmiany muszą znaleźć odzwierciedlenie w systemach kadrowo-płacowych
i informatycznych firm umożliwiających składanie i procesowanie wniosków drogą elektroniczną. – mówi Joanna Rutkowska.

Przypomnijmy najważniejsze ze zmian, które pracodawcy będą musieli wdrożyć.

Zmiany najistotniejsze z punktu widzenia rodziców i opiekunów:

1. Prawo do zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej – jest to nowy rodzaj „urlopu” w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym, zgodnie z którym pracownikowi będzie przysługiwało zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem. Za ten czas nieobecności pracownik zachowa prawo do 50 proc. wynagrodzenia obliczanego, co do zasady, jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego.
2. Prawo do urlopu opiekuńczego – to także nowe rozwiązanie. Pracownik będzie mógł skorzystać z urlopu opiekuńczego w wymiarze 5 dni w ciągu roku kalendarzowego, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub mieszkającej w tym samym gospodarstwie domowym, z ważnych względów medycznych. We wniosku o taki urlop trzeba będzie podać imię
   i nazwisko osoby wymagającej opieki lub wsparcia, przyczynę konieczności jej zapewnienia oraz stopień pokrewieństwa. W przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny – adres zamieszkania tej osoby, aby potwierdzić, że mieszka ona w tym samym gospodarstwie domowy. Urlop będzie można wykorzystać jednorazowo lub w częściach. Za ten czas urlopu pracownik nie otrzyma wynagrodzenia.

– Dobrze, że ustawodawca zauważa, że pracownicy pełnią równolegle wiele różnych ról, w tym opiekuńcze. Szkoda tylko, że zaproponowany urlop będzie urlopem bezpłatnym, a co za tym idzie nie wróżę mu wielkiej kariery. Szczególnie, że mamy obecnie funkcjonujące rozwiązanie w postaci zwolnienia lekarskiego na opiekę nad członkiem rodziny, które może trwać nawet do 14 dni, a wysokość zasiłku opiekuńczego wynosi 80 proc. wynagrodzenia.- zaznacza Joanna Rutkowska, dyrektorka HR
w agencji zatrudnienia Trenkwalder.

3. Wydłużenie urlopu rodzicielskiego i przyznanie nieprzenoszalnej jego części dla każdego z pracujących rodziców – oprócz wydłużenia urlopu rodzicielskiego do 41 tygodni (jedno dziecko) i 43 tygodni (poród mnogi), w ramach wyżej określonego wymiaru urlopu, każdemu z rodziców będzie przysługiwać wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego (nieprzenaszalne na drugiego rodzica). Ustawa wprowadza także dla obojga rodziców 70 proc. zasiłek macierzyński za cały okres urlopu rodzicielskiego. Jeśli jednak w ciągu 21 dni od dnia porodu pracownica złoży stosowny wniosek, wówczas podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego za cały okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego wyniesie 81, proc. Dodatkowo stosunek pracy pracownicy lub pracownika będzie chroniony na 14 dni od złożenia wniosku o urlop macierzyński i na 21 dni przed złożeniem wniosku o urlop rodzicielski.

– Jest to zmiana niezwykle istotna z punktu widzenia rodziców. Na rynek pracy wchodzi nowe pokolenie, dla których aspekty życia osobistego, prywatnego, łączenie różnych ról, w tym rodzicielskich jest bardzo ważne. Jednak realne zaistnienie tej zmiany to kwestia lat. Wymaga to przede wszystkim zmiany mentalnej – po stronie pracowników i pracodawców, którzy będą musieli myśleć o rodzicach „po równi”, w takim sensie, że mężczyźni również mają dzieci i obowiązki wychowawcze wobec nich. Obecnie nadal głównie kobiety biorą urlopy rodzicielskie. Decydują o tym także warunki finansowe całej rodziny, a niestety w większości przypadków to mężczyźni zarabiają więcej. 70 proc. pensji w przypadku urlopu rodzicielskiego pobranego przez mężczyznę może być dużym uszczerbkiem finansowym dla rodziny i determinować rezygnację ojców ze swojej części urlopu rodzicielskiego. – podkreśla Joanna Rutkowska, ekspertka agencji zatrudnienia Trenkwalder.

4. Wydłużenie okresu, w którym pracownik wychowujący dziecko może wyrazić zgodę na pracę m.in. w godzinach nadliczbowych – zmiana polega na wydłużeniu wieku dziecka z 4 do 8 lat, a przez to wydłużeniu okresu, w którym bez zgody pracownika, pracodawca nie może polecić pracy w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy oraz wysłać go w delegację.

– Praca w nadgodzinach, delegacje, wniosek o elastyczne godziny pracy będą na pewno istotne dla  pracowników wychowujących dzieci do 8 roku życia. Pracodawców czeka w tym wypadku bardziej „mentalne” przeorganizowanie harmonogramu pracy, tak aby uwzględnić indywidualną sytuację pracownika. Oczywiście pracodawca nie ma ustawowego obowiązku przychylenia się do każdej wnioskowanej przez pracownika zmiany, ale jeśli zdecyduje się ją odrzucić, będzie musiał to dobrze uzasadnić. Dlatego istotne jest, aby pracodawcy bardzo dokładnie opisali stanowiska pracy i obowiązki pracowników, jasno określili w dokumentach zatrudnienia miejsce wykonywania pracy, aby uniknąć
w przyszłości niepotrzebnych konfliktów. – podkreśla Joanna Rutkowska.

5. Nowe przepisy dotyczące elastycznej organizacji pracy – pracownik, który wychowuje dziecko
   do 8 r. ż., będzie mógł złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy – pracę zdalną, elastyczny system czasu pracy (ruchomy/indywidualny), obniżenie wymiaru czasu pracy. Wniosek należy złożyć minimum 21 dni przed planowanym korzystaniem z elastycznej organizacji pracy. Pracownik będzie też mógł złożyć w każdym momencie wniosek o powrót do poprzedniej organizacji pracy przed rozpoczęciem elastycznej organizacji pracy lub przed terminem jej zakończenia.

Pozostałe zmiany istotne dla wszystkich pracowników:

1. Wprowadzenie obowiązku uzasadnienia przez pracodawcę przyczyny wypowiedzenia umowy
   o pracę na czas określony, konsultacji związkowej, a dla pracownika możliwość ubiegania się
   o przywrócenie do pracy – także w przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony.

– Ta zmiana budzi najwięcej kontrowersji wśród pracodawców. Umowy na czas określony dotychczas były stosowane w kontekście sprawdzenia czy zatrudnienie pracownika przyniesie obopólną korzyść. Umowa na 3 miesięczny okres próbny była zwykle niewystarczająca, bo zazwyczaj dopiero pierwsze pół roku pokazuje, na ile nowy pracownik jest w stanie podołać coraz bardziej poważnym i odpowiedzialnym obowiązkom. Wbrew pozorom, ta zmiana może okazać się niekorzystna dla pracowników, gdyż aby uniknąć konieczności podawania powodów ewentualnego zwolnienia w przyszłości pracodawcy będą w tym newralgicznym początkowy okresie zatrudniać ludzi na umowy-zlecenia lub umowy B2B, szczególnie w przypadku prac projektowych. – stwierdza Joanna Rutkowska.

2. Zmiany w zawieraniu umów o pracę na okres próbny:

Czas trwania okresu próbnego ma być uzależniony od przewidywanego czasu trwania umowy o pracę, która ma nastąpić po tym okresie.

Umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający:

• 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
• 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Ponowne zawarcie umowy na okres próbny z tym samym pracownikiem możliwe będzie tylko wówczas, gdy pracownik będzie zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy.

Okres próbny będzie mógł być przedłużony w przypadku, gdy w trakcie trwania umowy pracownik był z usprawiedliwionych przyczyn nieobecny w pracy.

– Zmiany te oznaczają dla pracodawcy, że już w trakcie zatrudniania będzie musiał wiedzieć, na jak długi okres chce w przyszłości zatrudnić pracownika. W przypadku prostych prac biurowych czy produkcyjnych to łatwiejsze, ale jeśli chodzi o dłuższe związanie się z pracownikiem, to będzie to wróżenie z fusów. Wystarczy przypomnieć, że to właśnie okres próbny jest tym minimalnym okresem, w którym pracodawca ocenia potencjał i dopasowanie pracownika do organizacji. Zupełnie niezrozumiałe jest dlaczego ustawodawca skrócił okresy próbne, skoro Dyrektywa zakłada nawet
6 miesięczne okresy próbne. Nowe rozwiązanie rodzi też dużo obowiązków po stronie pracodawcy i to zarówno w kontekście administracyjnym, IT jak również konieczności przeszkolenia menedżerów w kontekście prowadzonych procesów rekrutacyjnych do swoich zespołów i wypracowania wspólnego podejścia organizacji. – zaznacza Joanna Rutkowska, dyrektorka HR w agencji zatrudnienia Trenkwalder.

3. Nowością będzie wprowadzenie prawa do równoległego zatrudnienia, dające pracownikowi możliwość jednoczesnego pozostawiania w stosunku pracy z innym pracodawcą. Pracodawca nie będzie mógł tego zakazać pracownikowi, chyba że strony zawrą umowę o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy.

– Ta nowelizacja jest w pewnym sensie usankcjonowaniem kierunku zmian, w jakim idzie świat. Zmieniają się modele pracy, osoby pracujące na etacie mają swoje dodatkowe działalności. Z punktu widzenia pracodawcy, na pewno istotne będzie w tym przypadku dokładne opisanie stanowiska pracy, KPI i zasad odbioru efektów pracy pracownika. Dzięki temu pracodawca będzie miał poczucie, że pracownik wykonuje powierzone mu obowiązki w 100 proc. i równoległe zatrudnienie nie wpływa na jego efektywność u danego pracodawcy. – komentuje Joanna Rutkowska.

4. Wniosek pracownika o przewidywalne warunki pracy. Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy przez co najmniej 6 miesięcy będzie miał prawo wystąpić raz w roku z wnioskiem do pracodawcy o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracodawca będzie zobowiązany do pisemnego uzasadnienia odpowiedzi na wniosek pracownika.

– Niektórzy pracodawcy spodziewają się zalewu wniosków o bezpieczniejsze warunki pracy ze strony pracowników, czyli np. o umowy na czas nieokreślony. Powodem jest sytuacja ekonomiczna, niepewność na rynku pracy. Jednak ta sama niepewność gospodarcza sprawia, że dla pracodawców umowa na czas określony jest pewną furtką, która pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe. Dlatego możemy przypuszczać, że to rozwiązanie nie przyniesie zmian dla pracowników, gdyż pracodawca ma prawo odmówić realizacji oczekiwań pracownika odpowiednio to uzasadniając, a to może być powodem niepotrzebnych frustracji ze strony pracowników. I zupełnie niepotrzebnej
i nadmiarowej pracy dla działów HR. – stwierdza Joanna Rutkowska.

5. Prawo pracownika do bezpłatnych szkoleń – nieodpłatne szkolenia niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub na określonym stanowisku będą zaliczały się do czasu pracy i odbywały się w miarę możliwości w godzinach pracy.

– Pracodawcy powinni pamiętać, że jeżeli tego rodzaju szkolenia miałyby się odbywać poza formalnymi godzinami pracy, to muszą być zgłoszone do działu kadr jako godziny nadliczbowe. Zgodnie  z oddzielnym przepisem, rodziców wychowujących dzieci do 8 roku życia nie można, bez ich zgody, wysłać do pracy w godzinach nadliczbowych. To może powodować kolejne zawirowania i nieporozumienia. – mówi Joanna Rutkowska, dyrektorka HR w agencji zatrudniania Trenkwalder Polska.

6. Dodatkowe przerwy w pracy – oprócz standardowej przerwy w pracy (przysługującej za pracę co najmniej 6 godzin) pracownik będzie miał prawo do dodatkowej przerwy – jeśli dobowy wymiar jego czasu pracy przekroczy 9 godzin, będzie to dodatkowa 15 minutowa przerwa. W przypadku pracy przekraczającej 16 godzin, będzie to kolejna 15 minutowa przerwa.

– Zmiany te dotyczą głównie sytuacji, kiedy wydłuża się dobowy wymiar czasu pracy, w firmach czy instytucjach, w których funkcjonuje np. forma dyżurów. Jeśli obowiązują tam elektroniczne systemy kontroli czasu pracy to trzeba będzie te systemy uaktualnić w kontekście zliczania i uwzględniania dodatkowych przerw w normach pracy. – mówi Joanna Rutkowska.

7. Rozszerzenie informacji do zatrudnienia o m.in. przerwy w pracy, zasady pracy w nadgodzinach, czy też procedurę rozwiązania stosunku pracy. Ten zapis dotyczy pracowników nowo zatrudnionych. Pracodawca nie ma obowiązku przedstawienia tych informacji pracownikom już zatrudnionym, chyba że wystąpią z wnioskiem o to.