Organizacja konferencji to niezwykle trudne zadanie. Ilość spraw, o jakie należy zadbać jest ogromna, a czasem nawet najdrobniejszy szczegół może zaważyć o sukcesie całego przedsięwzięcia. Bez względu na to, czy organizujemy konferencję biznesową, handlową czy naukową, a może nawet i polityczną, konieczne jest zadbanie o kilka rzeczy, które naszym zdaniem znacząco wpłyną na wizerunek eventu. Poniżej omówimy te, naszym zdaniem, najważniejsze.
Zanim przejdziemy do meritum, upewnij się że masz przygotowane podstawy swojej konferencji. N tym etapie musisz znać konkretny temat oraz cel organizowanego wydarzenia. Musisz wiedzieć, kiedy je zorganizujesz oraz kogo na nie zaprosisz. Istotne będzie także ustalenie ostatecznego budżetu z zachowanym marginesem błędu. Nie może mieć miejsce sytuacja, że na kluczową sprawę zabraknie Ci później odpowiednich funduszy. Zatem o co należy zadbać, aby konferencja się w pełni udała?
Miejsce z odpowiednim zapleczem technicznym w dobrej lokalizacji
Mimo, że ten podpunkt wydaje się oczywistością, na każdym kroku należy podkreślać jak ważne jest odpowiednie miejsce. Obiekt, w którym będziesz organizować swoją konferencję musi posiadać odpowiedniej wielkości sale wyposażone w szereg podstawowych rzeczy takich jak:
- Nagłośnienie
- Regulowane oświetlenie
- Wygodne siedzenia z miejscem do robienia notatek
- Multimedia: rzutnik, ekran, wskaźniki, tablice do pisania
- Klimatyzacja
Jeśli któregoś z tych elementów na starcie zabraknie, a menagement obiektu nie jest w stanie zapewnić brakujących rzeczy, nie trać czasu i od razu poszukaj centrum konferencyjnego z prawdziwego zdarzenia.
Dodatkowym atutem będzie dobra lokalizacja obiektu. Wywiezienie gości na przedmieścia lub nawet za miasto, jeśli w okolicy lub w samym budynku nie ma odpowiedniego zaplecza noclegowego, może skutecznie zniechęcić potencjalnych uczestników na starcie.
Catering
Jak to mówi się od wieków, przez żołądek do serca! W obecnych czasach przerwa kawowa oraz lunch to nieodzowny element każdej konferencji. To właśnie w tym czasie uczestnicy mogą ze sobą porozmawiać, poznać się, a także co ważne, nawiązać kontakty biznesowe! Czasem to właśnie w trakcie takich spotkań, w trakcie lunchu czy przy kawie, powstają wspaniałe współprace. Dlatego też catering musisz potraktować niezwykle poważnie i nie możesz na tym oszczędzić. Oczywiście nie wszystko musi być wyjęte rodem z Master Chefa, jednakże wszystko musi być świeże, elegancko wystawione i zaprezentowane i na bieżąco uzupełniane. Korzyści przyjdą same!
Sponsorzy
Dobrym pomysłem będzie poszukanie sponsora konferencji. Pamiętaj jednak, że nie zawsze będziesz mógł liczyć na wsparcie finansowe. Sponsoring takiej imprezy z powodzeniem działa również na zasadach barteru. Np. w zamian za ekspozycję loga, wywieszenie banneru czy dodanie informacji o sponsorze w materiałach prasowych, możesz liczyć na gadżety czy upominki, którymi później obdarujesz swoich gości. A skoro o tym mowa…
Gadżety oraz upominki
Prezenty w postaci gadżetów dla uczestników nie są koniecznością, ale zawsze taka praktyka jest w dobrym guście i pozytywnie wpływa na wizerunek organizatora. Jeden sposób na pozyskanie prezentów dla uczestników już podaliśmy. Wymiana barterowa ze sponsorem to naprawdę bardzo dobre rozwiązanie. Ty nic nie tracisz, a zyskujesz coś, co z pewnością będzie dobrze odebrane, czyli upominki.
Ten wydatek możesz również wpisać w budżet całego eventu. Wszystko zależy od skali i zasięgu Twojej konferencji. Z pewnością jest też coś, co Twoja firma może zaoferować gościom, a nie będzie kosztować majątku.
Atrakcje
Zadbaj o swoich gości w czasie wolnym! Jeśli Twoja konferencja trwa kilka dni, pomyśl o dodatkowych atrakcjach dla uczestników. Gry i zabawy integracyjne, które z powodzeniem zamkną się w dwóch, maksymalnie trzech godzinach pozwolą na chwilę wytchnienia, pozwolą na rozluźnienie się i przyczynia się do bliższego poznania się zgromadzonych. Na wieczór warto zaplanować także imprezę tematyczną lub mini bankiet.
Materiały konferencyjne
Każdy uczestnik Twojej konferencji powinien otrzymać broszury informacyjne co, gdzie i kiedy się odbywa. Zawrzyj tam także skrótowe biografie prelegentów, opis swojej firmy, mapkę itp. Obiekt, w którym odbywać się będzie wydarzenie należy także odpowiednio oznakować. Nie chcesz przecież, aby goście snuli się po korytarzach szukając w ciemno właściwej sali, prawa?
Materiał powstał we współpracy z agencją Argentum Event. Jeśli organizujesz konferencję lub podobny event i chciałbyś spać spokojnie nie martwiąc się o powodzenie swojego przedsięwzięcia, sprawdź ofertę Argentum: https://www.argentum-event.pl/oferta/konferencje-i-kongresy/
