Przygotowanie kontraktu w Niemczech nie kończy się na skompletowaniu zespołu i ułożeniu harmonogramu. Polska firma budowlana musi wcześniej wybrać odpowiedni model działania, dopełnić wymaganych rejestracji, przygotować dokumentację pracowników oraz zorganizować księgowość, finansowanie i obieg informacji. Jasne zasady i podział odpowiedzialności pozwalają ograniczyć ryzyko opóźnień, braków w dokumentach i problemów organizacyjnych w trakcie prac.
Paulina Misiak-Olejnik: przygotowanie kontraktu zaczyna się przed wejściem na budowę
Dobre wykonanie robót to tylko część kontraktu. Równie ważne jest zaplecze potrzebne do obsługi pracowników, dokumentów, płatności i korespondencji z niemieckimi instytucjami.
Paulina Misiak-Olejnik, CEO i właścicielka Profimi oraz Taxomi, od 15 lat współpracuje z polskimi przedsiębiorcami działającymi na rynku niemieckim. Wśród klientów obu firm dużą grupę tworzą polskie firmy budowlane działające w Niemczech, a także przedsiębiorstwa instalacyjne i techniczne realizujące zlecenia dla niemieckich kontrahentów.
Zakres ich obowiązków zależy m.in. od rodzaju wykonywanych usług, czasu trwania zlecenia i sposobu zatrudnienia pracowników. Znaczenie ma również to, czy firma przyjeżdża do Niemiec na pojedynczy kontrakt, czy planuje zostać na tym rynku na dłużej.
„W naszej pracy widzimy, że polskie firmy budowlane bardzo dobrze radzą sobie z samą realizacją robót. Problemy częściej pojawiają się na zapleczu: przy dokumentach, obsłudze pracowników, księgowości czy korespondencji z urzędami. Dlatego te sprawy najlepiej uporządkować jeszcze przed wejściem zespołu na budowę” — mówi Paulina Misiak-Olejnik, CEO i właścicielka Profimi oraz Taxomi.
1. Ustal model działania firmy w Niemczech
Polska firma może realizować kontrakty w Niemczech na kilka sposobów. W określonych warunkach będzie to czasowe świadczenie usług transgranicznych bez tworzenia stałej struktury. Długoterminowe plany mogą natomiast uzasadniać założenie działalności gospodarczej w Niemczech.
| Model działania | Kiedy go przeanalizować? |
| Czasowe świadczenie usług przez polską firmę | Przy konkretnym, ograniczonym w czasie kontrakcie, który nie wymaga tworzenia stałego zaplecza w Niemczech |
| Działalność gospodarcza zarejestrowana w Niemczech | Przy długoterminowym rozwoju, regularnych zleceniach, obsłudze wielu klientów lub zatrudnianiu zespołu w Niemczech |
Na wybór wpływają m.in. liczba i regularność zleceń, miejsce faktycznego zarządzania firmą, sposób zatrudnienia pracowników oraz korzystanie z podwykonawców. Trzeba też wziąć pod uwagę, czy przedsiębiorstwo będzie miało w Niemczech biuro, magazyn lub inne stałe zaplecze.
Nawet przy pojedynczym kontrakcie mogą pojawić się niemieckie obowiązki branżowe, pracownicze, księgowe lub podatkowe. Dlatego model działania powinien odpowiadać temu, jak firma rzeczywiście funkcjonuje. Rozwiązanie stosowane przez innego wykonawcę nie musi być właściwe w konkretnej sytuacji.
2. Sprawdź wymagane rejestracje i uprawnienia branżowe
Zakres formalności zależy przede wszystkim od tego, czy kontrakt realizuje firma zarejestrowana w Polsce, czasowo świadcząca usługi na terenie Niemiec, czy działalność zarejestrowana bezpośrednio w Niemczech. Od modelu działania zależą m.in. wymagane rejestracje, sposób rozliczeń oraz zakres obowiązków wobec niemieckich instytucji.
W dalszej kolejności trzeba sprawdzić wymagania związane z rodzajem wykonywanych prac. Firma może świadczyć usługi niewymagające szczególnego potwierdzenia kwalifikacji. Może też czasowo wykonywać usługi rzemieślnicze, które trzeba wcześniej zgłosić, albo prowadzić działalność regulowaną wymagającą wpisu do odpowiedniego rejestru.
Zanim zostanie ustalony termin wejścia na budowę, trzeba zweryfikować, czy firma powinna skontaktować się z Handwerkskammer, dokonać zgłoszenia usług lub uzyskać wpis do Handwerksrolle. Do sprawdzenia pozostają także rejestracja w niemieckim urzędzie skarbowym, wymagane numery identyfikacyjne oraz zaświadczenia, których może oczekiwać kontrahent. W przypadku przedsiębiorstw wykonujących usługi budowlane osobnym elementem przygotowań może być również uzyskanie Freistellung, potrzebnego przy rozliczeniach z niemieckim zleceniodawcą.
Dokładny opis usług nadal jest potrzebny do określenia obowiązków branżowych. Sformułowania takie jak „prace budowlane” czy „usługi instalacyjne” są zazwyczaj zbyt ogólne. Wymagania mogą zależeć od tego, jakie czynności zespół będzie faktycznie wykonywał na budowie.
3. Sprawdź, na jakich zasadach będzie realizowany kontrakt budowlany w Niemczech
Przed podpisaniem umowy trzeba ustalić, czy kontrakt podlega wyłącznie przepisom niemieckiego BGB, czy obejmuje również warunki VOB/B. Wpływa to m.in. na rozliczanie robót, zgłaszanie zmian i sposób przeprowadzenia odbioru.
Zakres prac powinien być dokładnie opisany w Leistungsverzeichnis, a w razie potrzeby uzupełniony o plany, specyfikacje i harmonogram. Dokumenty warto sprawdzić także pod kątem materiałów, transportu, sprzętu, przygotowania miejsca pracy oraz współpracy z pozostałymi wykonawcami.
Szczególnej uwagi wymagają:
- Aufmaß — pomiar i potwierdzenie wykonanych robót;
- Abschlagsrechnungen — faktury częściowe;
- Nachträge — zmiany i prace dodatkowe;
- Abnahme — odbiór wykonanych prac.
Prace dodatkowe najlepiej opisać i zatwierdzić przed ich rozpoczęciem. Potwierdzenie powinno określać zakres i cenę robót, ich wpływ na termin oraz osobę uprawnioną do złożenia zamówienia po stronie kontrahenta.
W dokumentacji kontraktu powinny znaleźć się protokoły, zestawienia godzin, zdjęcia i potwierdzenia zgłoszonych zmian. Umowa musi też jasno wskazywać, kto podpisuje Aufmaß, zatwierdza Nachträge i dokonuje Abnahme. Od tych dokumentów może później zależeć rozliczenie całego zlecenia.
4. Przygotuj dokumentację pracowników delegowanych do Niemiec
Dokumenty pracowników delegowanych z Polski powinny być gotowe jeszcze przed ich wyjazdem. Dotyczy to umów, danych zatrudnionych, potwierdzeń ubezpieczenia, wymaganych zgłoszeń oraz ewidencji czasu pracy. Jeszcze przed rozpoczęciem kontraktu warto też ustalić, kto odpowiada za rozliczanie pracowników w Niemczech i aktualizowanie dokumentacji po zmianie składu zespołu.
Weryfikacja powinna objąć dokumenty A1, obowiązek zgłoszenia pracowników do Zollamtu niemieckie zasady wynagradzania i ewentualne obowiązki wobec SOKA-BAU. Jeśli firma zatrudnia osoby spoza Unii Europejskiej, trzeba dodatkowo sprawdzić, czy ich dokumenty uprawniają do pracy na terenie Niemiec.
O wymaganych formalnościach decydują rzeczywisty sposób wykonywania pracy, zakres działalności firmy i miejsce realizacji zlecenia. Sama nazwa stanowiska ani określenie użyte w kontrakcie nie są rozstrzygające.
Przed wyjazdem zespołu trzeba ustalić:
- kto przechowuje dokumentację;
- gdzie będzie ona dostępna w razie kontroli;
- kto aktualizuje zgłoszenia po zmianie składu zespołu;
- w jaki sposób ewidencjonowany jest czas pracy;
- kto pilnuje terminów ważności dokumentów.
Dokumentacja musi odpowiadać temu, jak praca jest rzeczywiście zorganizowana. Zmiana pracowników, miejsca budowy lub okresu delegowania może oznaczać konieczność aktualizacji wcześniejszych zgłoszeń.
5. Uporządkuj księgowość i obieg dokumentów
Księgowość kontraktu dobrze jest zorganizować, zanim firma wystawi pierwszą fakturę. Od początku powinno być wiadomo, jakie dokumenty trafiają do księgowości, w jakiej formie i z jaką częstotliwością. Potrzebna jest też osoba odpowiedzialna za sprawdzanie ich kompletności.
Z doświadczeń zespołów Profimi i Taxomi wynika, że częstym źródłem problemów jest przekazywanie dokumentów dopiero po kilku tygodniach albo po zakończeniu etapu prac. Wtedy brakujące informacje trzeba ponownie zbierać od pracowników, kierownika budowy lub kontrahenta.
Umowy, aneksy, faktury kosztowe, zestawienia godzin, protokoły odbioru i dokumenty podwykonawców powinny trafiać do księgowości na bieżąco. Dzięki temu braki można wychwycić od razu, zamiast później odtwarzać przebieg realizacji.
Praktycznym rozwiązaniem jest nadanie każdej budowie własnego oznaczenia projektu. Ten sam numer lub kod można umieszczać na fakturach kosztowych, zestawieniach czasu pracy, protokołach, dokumentach podwykonawców i w opisach przelewów. Koszt od razu trafia wówczas do właściwego kontraktu.
„W praktyce często nie brakuje samych dokumentów. Problem w tym, że trafiają do księgowości za późno albo bez informacji, którego kontraktu dotyczą. Po kilku tygodniach trzeba wracać do pracowników, kierownika budowy czy kontrahenta i odtwarzać przebieg prac. Wtedy właściciel nie ma już pełnego obrazu bieżącej sytuacji” — wskazuje Paulina Misiak-Olejnik.
Przypisywanie kosztów do poszczególnych budów pokazuje, ile firma wydaje przy danym projekcie na pracowników, transport, noclegi, materiały i podwykonawców. Sam przychód nie wystarczy, by ocenić, czy realizacja przebiega zgodnie z założeniami i jest dla przedsiębiorstwa opłacalna.
6. Zaplanuj płatności i finansowanie kontraktu
Firma budowlana zwykle zaczyna ponosić koszty, zanim otrzyma pierwszą płatność od niemieckiego kontrahenta. Wynagrodzenia, noclegi, paliwo, transport, materiały i narzędzia mogą obciążać jej budżet przez kilka tygodni.
Jeszcze przed rozpoczęciem prac trzeba wiedzieć, kiedy będzie można wystawić pierwszą fakturę i jakie dokumenty będą potrzebne do jej zatwierdzenia. Umowa może również przewidywać zaliczkę albo rozliczenia etapowe. Liczy się przy tym nie tylko termin płatności wpisany na fakturze, lecz także czas potrzebny na odbiór robót i akceptację dokumentacji.
Najważniejsze pytanie brzmi: czy firma ma środki na wynagrodzenia, noclegi, dojazdy i materiały aż do otrzymania pierwszej rzeczywistej płatności, a nie jedynie do dnia wystawienia faktury?
Przy dłuższych kontraktach regularne fakturowanie i odbiory częściowe zmniejszają kwotę, którą przedsiębiorstwo musi pokrywać z własnych środków. Firma powinna też ustalić, po ilu dniach opóźnienia wysyła przypomnienie, kto kontaktuje się z kontrahentem i kiedy sprawa przechodzi na kolejny etap.
Rezerwę finansową trzeba dopasować do miesięcznych kosztów zespołu, harmonogramu płatności i czasu potrzebnego na zatwierdzenie robót. Nie ma jednej kwoty odpowiedniej dla każdego kontraktu.
7. Wyznacz odpowiedzialność za dokumenty i terminy
Obsługa niemieckiego kontraktu nie może zależeć wyłącznie od pamięci właściciela. Każde zadanie powinno mieć przypisaną osobę odpowiedzialną i termin wykonania.
| Obszar | Przykładowa odpowiedzialność |
| Protokoły, zdjęcia i potwierdzenia wykonania prac | kierownik budowy |
| Przekazywanie dokumentów i korespondencji | administracja |
| Ewidencja i kontrola dokumentów księgowych | księgowość |
| Dokumentacja pracowników i czas pracy | kadry i płace |
| Kontakt z kontrahentem i decyzje biznesowe | właściciel firmy |
| Sprawy wymagające odrębnych uprawnień | właściwy zewnętrzny specjalista |
Przy każdym piśmie lub dokumencie wymagającym reakcji powinno znaleźć się pięć informacji:
- data wpływu;
- osoba odpowiedzialna;
- termin odpowiedzi;
- aktualny status;
- kopia wysłanej odpowiedzi lub potwierdzenie zakończenia sprawy.
Najbezpieczniej, gdy dokumenty trafiają do firmy jednym ustalonym kanałem. Jeśli część korespondencji znajduje się w skrzynce e-mailowej, część w komunikatorach, a reszta w telefonach pracowników, łatwo przeoczyć termin lub stracić ważną informację.
Proces musi działać także wtedy, gdy właściciel jest na budowie, prowadzi negocjacje albo nadzoruje kilka kontraktów jednocześnie.
„Właściciel nie powinien być jedyną osobą, która pamięta o dokumentach i terminach. Jeszcze przed rozpoczęciem kontraktu trzeba ustalić, kto odpowiada za zgłoszenia pracowników, kto przekazuje dokumenty do księgowości, a kto pilnuje korespondencji. Bez takiego podziału nawet drobna zmiana na budowie może spowodować zaległości” — mówi Paulina Misiak-Olejnik.
Jasny podział obowiązków zmniejsza liczbę przeoczeń, a przy większej liczbie zleceń chroni firmę przed narastającym chaosem administracyjnym.
Gdzie najczęściej pojawiają się problemy?
Firmy wchodzące na rynek niemiecki skupiają się zwykle na zakresie robót, cenie i dostępności pracowników. Dokumentacja, księgowość oraz podział odpowiedzialności schodzą na dalszy plan, choć to właśnie one często decydują o sprawnym przebiegu realizacji.
Z doświadczeń Profimi i Taxomi wynika, że znacznie łatwiej przygotować zaplecze przed rozpoczęciem kontraktu, niż porządkować dokumenty i ustalać zakres obowiązków już po wejściu zespołu na budowę.
Dobre przygotowanie firmy zaczyna się przed wejściem na budowę
Kontrakt w Niemczech wymaga wcześniejszego uporządkowania spraw organizacyjnych, księgowych i pracowniczych. Gdy firma robi to odpowiednio wcześnie, zespół może skupić się na robotach, zamiast w trakcie realizacji uzupełniać dokumenty, wyjaśniać zakres odpowiedzialności czy rozwiązywać problemy z rozliczeniami.
Profimi wspiera polskie przedsiębiorstwa w prowadzeniu bieżącej księgowości i organizacji zaplecza administracyjnego na rynku niemieckim. Taxomi zajmuje się obsługą księgową i rozliczeniową oraz pomaga firmom w formalnościach związanych z działalnością w Niemczech. Dużą część klientów obu firm stanowią przedsiębiorstwa budowlane i techniczne realizujące kontrakty na tym rynku.
O ekspertce
Paulina Misiak-Olejnik jest CEO i właścicielką Profimi oraz Taxomi. Od 15 lat wspiera polskich przedsiębiorców działających w Niemczech, w szczególności firmy z branży budowlanej i technicznej.
