Od stycznia 2017 małe i średnie firmy będą musiały przekazywać plik JPK_VAT do Ministerstwa Finansów. Wymóg przesyłania danych we wskazanym formacie obowiązuje duże przedsiębiorstwa od lipca tego roku, dlatego na rynku są już gotowe rozwiązania informatyczne obsługujące JPK – zarówno pod względem generowania, jak i transmisji pliku. A ponieważ czasu do wejścia obowiązku JPK zostało niewiele, Infinite podpowiada małym i średnim przedsiębiorcom, jak przygotować się na tak poważną zmianę pod kątem oprogramowania, bazując na doświadczeniach zgromadzonych podczas współpracy w zakresie JPK z dużymi przedsiębiorstwami.
Podczas przygotowań do wdrożenia JPK małe i średnie przedsiębiorstwa powinny się skupić nie tylko na procedurze transmisji pliku, ale również na samym procesie przygotowania danych do transmisji. Okazuje się, że nie wszystkie systemy ERP czy FK są w stanie generować struktury zgodnie z wymogami Ministerstwa, co pociąga za sobą konieczność wprowadzania aktualizacji oprogramowania. Niejednokrotnie aktualizacja wykorzystywanego systemu informatycznego okaże się niewystarczająca, aby spełnić wymogi MF bądź też będzie bardziej kosztowna niż wdrożenie zewnętrznego narzędzia, wpierającego zarówno generowanie, jak i transmisję plików JPK.
Czym kierować się podczas wyboru aplikacji do wysyłania czy wysyłania i generowania plików? „Analizując zakres funkcjonalny warto zwrócić uwagę, czy rozwiązanie umożliwia translację na plik JPK z danych wyeksportowanych w formacie innym niż CSV – przykładowo XLS lub XML. Przydatną funkcjonalnością jest archiwum UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), ponieważ pozwala dowolnie sortować, grupować, filtrować i wyszukiwać dane. Warto zapytać przyszłego dostawcę rozwiązania o możliwości aplikacji w zakresie weryfikacji błędów w strukturze JPK. Chodzi tu o dokładną walidację, dzięki czemu będziemy od razu wiedzieć, gdzie znajduje się błąd. Ważnym elementem jest również umowa SLA, a więc szczegółowy opis usług w zakresie wsparcia i utrzymania aplikacji.” – komentuje Zbigniew Kulma, Dyrektor Utrzymania i Rozwoju Produktów Infinite ECM.
Bezpieczeństwo danych pozostaje jednym z kluczowych zagadnień w przypadku tego typu aplikacji, dlatego dużą popularnością cieszą się rozwiązania desktopowe, ponieważ wszystkie kluczowe operacje odbywają się na serwerach i infrastrukturze klienta. Na serwerze dostawcy aplikacji do przesyłania plików JPK, tj. Infinite, znajduje się jedynie log wysyłki, czyli informacja o rodzaju wysyłanego pliku, treść odpowiedzi z MF, UPO. Sam Jednolity Plik Kontrolny jest zaszyfrowany i może go odczytać jedynie Ministerstwo Finansów.
