Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych Mirosław Wróblewski wskazał, że obowiązujące przepisy dają pracodawcy podstawę prawną do udostępnienia zakładowej organizacji związkowej informacji – w tym danych osobowych pracowników – jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia referendum strajkowego. Stanowisko jest odpowiedzią na pytanie ministry rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszki Dziemianowicz-Bąk.
Referendum strajkowe wymaga weryfikacji uprawnionych
Zgodnie z ustawą o rozwiązywaniu sporów zbiorowych strajk w zakładzie pracy może zostać ogłoszony po uzyskaniu zgody większości głosujących pracowników, pod warunkiem że w głosowaniu (referendum strajkowym) wzięło udział co najmniej 50% pracowników. Oznacza to, że organizacja związkowa musi nie tylko zebrać głosy, ale też wykazać spełnienie wymogów frekwencyjnych i większościowych.
W praktyce rodzi to problem organizacyjny: aby referendum miało wiarygodny charakter, związek powinien zapewnić, że głosują wyłącznie osoby uprawnione, oraz móc udowodnić, ilu pracowników realnie wzięło udział w głosowaniu. Bez listy zatrudnionych rzetelna weryfikacja staje się bardzo utrudniona.
Obowiązek informacyjny pracodawcy wobec związku
Prezes UODO odwołuje się również do przepisów ustawy o związkach zawodowych, które nakładają na pracodawcę obowiązek udzielenia – na wniosek zakładowej organizacji związkowej – informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej. W ocenie Urzędu, działalność ta obejmuje także działania związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem referendum strajkowego.
Jakie dane mogą być przekazane i na jakiej podstawie RODO?
UODO wskazuje, że przekazanie danych pracowników może być legalne, jeśli dotyczy informacji niezbędnych do osiągnięcia celu, jakim jest przeprowadzenie referendum strajkowego. Jako przykład wymieniane są: imię, nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe (np. firmowy e-mail lub numer służbowy), czyli dane związane z zatrudnieniem, co do zasady niewkraczające w sferę prywatności.
Kluczowa jest podstawa przetwarzania: w takim przypadku ma nią być niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy jako administratorze danych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Innymi słowy – nie chodzi o „zgodę pracowników”, lecz o realizację obowiązku wynikającego z przepisów regulujących spory zbiorowe i relacje ze związkami zawodowymi.
Minimalizacja i ocena wniosku – co powinien zrobić pracodawca?
Według stanowiska UODO pracodawca, rozpatrując wniosek związku, powinien w pierwszej kolejności ocenić, czy jest on należycie uzasadniony, a następnie udostępnić wyłącznie taki zakres danych, który jest konieczny do realizacji celu. To odwołanie do zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO): tyle, ile trzeba – i ani informacji więcej.
W praktyce oznacza to, że nawet jeżeli pracodawca ma podstawę do przekazania listy pracowników, nie powinien automatycznie udostępniać danych nadmiarowych (np. prywatnych numerów telefonów czy prywatnych adresów e-mail), jeśli do organizacji referendum wystarczą kanały służbowe.
Spór o to, czy i w jakim zakresie związki zawodowe mogą pozyskiwać dane pracowników w kontekście referendum strajkowego, od lat wracał w praktyce zakładów pracy – zwłaszcza przy pracy zdalnej i rozproszonych zespołach. Stanowisko UODO porządkuje kluczową kwestię: jeżeli wniosek jest uzasadniony, a zakres danych minimalny i celowy, przekazanie informacji może być zgodne z prawem.
