W nadchodzącym roku polski rynek pracy i środowisko biznesowe czekają istotne zmiany regulacyjne, które będą miały dalekosiężne skutki zarówno dla przedsiębiorców, jak i osób zatrudnionych. Do najważniejszych z nich należy wejście w życie ustawy wdrażającej postanowienia dyrektywy o transparentności płac. Projekt ustawy, która ma zmniejszyć luki wynagrodzeniowe i promować równe traktowanie, został właśnie ogłoszony. Inna ważna zmiana to zmodyfikowane zasady naliczania stażu pracy, co wpłynie na uprawnienia pracowników. Z kolei rozszerzone kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy wzmocnią nadzór nad przestrzeganiem prawa pracy. Kontynuowana będzie także cyfryzacja dokumentacji w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. – Część z nadchodzących zmian, jak transparentność płac czy eliminowanie z rynku pracy zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych bądź umów B2B, będzie miała głębszy wpływ na struktury firmowe oraz ogólne polityki dotyczące wynagrodzeń i zatrudniania nowych pracowników. Inne z kolei będą miały bardziej doraźne, ale skumulowane konsekwencje, co nadal oznacza konieczność przygotowania się na zmiany, okres bardziej natężonej pracy, szkolenia z nowych technologii i digitalizacji dokumentów kadrowo – płacowych – twierdzi Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska.
Jawność wynagrodzeń
Nie ma wątpliwości – transparentne płace zdominują debatę dotyczącą pracy w pierwszej połowie 2026 roku. Już od 24 grudnia wchodzą nowe przepisy dotyczące informowania o wynagrodzeniu kandydatów do pracy. W przygotowaniu są kolejne, które będą wdrażać zasady dyrektywy, dotyczące struktury wynagrodzeń w firmach oraz raportowania o różnicach płacowych. Organizacje będą musiały się przyjrzeć swojej strukturze stanowisk i przypisanych do nich zarobków. To wywoła dyskusje na temat – uzasadnionych lub nie – różnic w wynagrodzeniach na poziomie konkretnych stanowisk i działów. Zbyt duża luka płacowa, przekraczająca 5%, będzie wymagała szczególnej uwagi i podejmowania działań mających na celu minimalizację rozbieżności.
Naliczanie stażu pracy po nowemu
Wiele osób pracowało w przeszłości na umowach zlecenia lub działalności gospodarczej, a teraz mają etat, podczas gdy ich organizacja ma wewnętrzne zasady dotyczące dodatków stażowych i nagród. Wliczenie do stażu lat przepracowanych na innych rodzajach umowy może być dla nich opłacalne. Tylko jak się do tego zabrać? Nowe naliczanie stażu odbywa się na wniosek pracownika, a ten musi być udokumentowany. Dla działów kadr i płac oznacza to konkretną dodatkową pracę związaną z rozpatrywaniem wniosków praktycznie przez cały rok, bo ustawa nie wyznacza limitów czasowych. Od stycznia lub maja 2026 r. (w zależności od tego czy pracodawca należy do jednostek sektora finansów publicznych) kadry muszą ustalić zasady rozpatrywania wniosków i komunikacji z pracownikami w tym zakresie, by cały proces był możliwie efektywny i sprawny.
B2B czy UOP?
W kraju, gdzie ok. 2,5 mln osób pracuje w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej i ok. 1,5 mln na umowie zalecenia, widmo kontroli Państwowej Inspekcji Pracy pod kątem prawidłowości tej formy współpracy może budzić grozę. Czy czeka nas masowe przekształcanie umów? Prawdopodobnie nie, jednak w przypadku zawierania nowych umów pracodawcy będą częściej decydować się na umowy o pracę. Dla pracownika to oznacza lepszą ochronę pracy, natomiast dla pracodawcy – więcej zadań związanych z obsługą listy płac. W wielu wypadkach firmy będą więc profesjonalizować proces payrollu, stawiając na sprawdzone oprogramowanie, automatyzujące naliczanie płac i eliminujące ludzkie pomyłki.
Dalsza cyfryzacja dokumentów firmowych
Już od stycznia 2026 wiele firm zapozna się z terminem e-Doręczenie. Cała korespondencja urzędowa stanie się elektroniczna (zamiast np. pism poleconych dostarczanych przez pocztę). Będzie bezpłatna i błyskawiczna, niemniej dla firm często będzie oznaczać to naukę obsługi nowego systemu i nowy sposób przechowywania takiej korespondencji. Wkrótce też wszyscy będziemy mieć częściej do czynienia z podpisami elektronicznymi. Instytucje publiczne będą np. podpisywać nowe umowy o pracę tylko w formie elektronicznej. Każdy z nas otrzyma pakiet e-podpisów do wykorzystania za pośrednictwem profilu zaufanego, prostszych w obsłudze niż kwalifikowany podpis elektroniczny. I dla pracodawców, i dla pracowników oznacza to jedno: dalsze oswajanie się z cyfryzacją, zmianę procesów związanych z obiegiem dokumentów i mniej papieru.
Autor komentarza: Tomasz Czerkies, radca prawny ADP Polska
