W kwietniu tego roku zaczęło obowiązywać rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 marca 2016 r., które w znaczący sposób zmieniło zapisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jedną ze zmian jest wprowadzenie nowego wzoru KPiR, które wynika z wejścia w życie nowych przepisów o rozliczaniu kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Został też zniesiony obowiązek sporządzania spisu z natury na dzień 1 stycznia oraz drukowania księgi prowadzonej w formie elektronicznej. Jak obecnie wygląda księga?
Księga przychodów i rozchodów – nowy wzór
Jak wspomniano już wyżej, konieczność stworzenia nowego wzoru KPiR jest spowodowana dodaniem do niej nowej kolumny, w której podatnik może ujmować koszty z działalności badawczo-rozwojowej.
KPiR założona przed 8 kwietnia 2016 roku
Przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli prowadzenie księgi przed wspomnianą datą wejścia w życie nowych przepisów, nie muszą korzystać z nowego wzoru i mogą nadal posługiwać się KPiR z 16 kolumnami. Minusem takiego rozwiązania jest brak wydzielonego miejsca na koszty działalności badawczo-rozwojowej. Podatnik, który zdecyduje się na prowadzenie księgi według starego wzoru, a który ponosi koszty na działalność badawczo-rozwojową, powinien:
- ewidencjonować je według zasad przyjętych przez siebie przed dniem wejścia w życie nowelizacji;
- wpisywać je w pełnej wysokości, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania;
- sumować je po zakończeniu roku podatkowego.
KPiR założona po 8 kwietnia 2016 roku włącznie
Każdy, kto rozpocznie prowadzenie działalności po 8 kwietnia 2016 roku włącznie, ma obowiązek prowadzić księgę przychodów i rozchodów według nowego wzoru. W kolumnie przeznaczonej do ujmowania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, określanej przez art. 26e ustawy o PIT, należy wskazać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania. Jeśli konkretne wydatki nie są kosztami podatkowymi, powinno się je ująć w osobnej kolumnie zgodnie z ich kwalifikacją.
Nowy wzór księgi przychodów i rozchodów prezentuje się w ten sposób:
Korekta kosztów a księga przychodów i rozchodów
Podatnicy, którzy przed 1 stycznia 2016 r. dokonali korekty kosztów w sposób wskazany w art. 24d ustawy o PIT, w zakresie zwiększenia kosztów uzyskania przychodów stosują przepisy obowiązujące w chwili dokonywania korekty. Dotyczy to przede wszystkim tworzenia dokumentów określających zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym, których zakres był regulowany również przepisami kpir.
Księga przychodów i rozchodów a zmiany w spisach z natury
Od czasu wejścia w życie nowelizacji rozporządzenia w sprawie KPiR spis z natury trzeba przygotować także na okoliczność utraty w ciągu roku podatkowego prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym. Takie rozwiązanie jest nowością i nie było dotychczas stosowane.
Dokładniejszy opis znajdziemy w § 27 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR. Mówi ono, że Podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej „spisem z natury”, na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym, zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności.
Podatnicy, którzy sporządzili spis z natury na dzień 31 grudnia, nie mają obowiązku dokonywać go jeszcze raz, 1 stycznia 2016 r. W spisie z natury nie musimy już ponadto uwzględniać zmniejszenia kosztów, którego dokonaliśmy w trakcie korekty kosztów.
KPiR prowadzona elektronicznie – drukowanie
Podatnicy nie muszą również drukować elektronicznej księgi przychodów i rozchodów na koniec miesiąca – nowe przepisy anulowały ten obowiązek.
Księga przychodów i rozchodów prowadzona elektronicznie jest prawidłowa, jeżeli podatnik:
- przedstawił na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego, z której korzysta przy prowadzeniu księgi;
- stosuje program komputerowy zapewniający szybki i prosty wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiający drukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi;
- przechowuje zapisane dane na informatycznych nośnikach danych w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.
Nowe przepisy w sprawie prowadzenia KPiR przyniosły wiele zmian. Z całą pewnością najistotniejsza jest dodanie do księgi kolumny, w której podatnik może rozliczać koszty działalności badawczo-rozwojowej. Pozostałe, choć mniej istotne, również warto znać – podatnik nie musi już drukować księgi prowadzonej elektronicznie i dokonywać spisu z natury 1 stycznia.
Angelika Borowska, specjalista ds. księgowości wfirma.pl
