„Jedyną stałą rzeczą w organizacji jest zmiana” — mawiał Peter Drucker, ekspert ds. zarządzania uważany za jednego z najwybitniejszych myślicieli i teoretyków zarządzania XX wieku. Zmiany w dynamicznym otoczeniu rynkowym dotykają bowiem każdej nowoczesnej organizacji, tym bardziej więc zaskakuje fakt, że zaledwie 30 proc. osób zarządzających przedsiębiorstwem uważa, że czas wprowadzania zmian w ich firmach jest optymalny. Natomiast aż 42 proc. badanych jest zdania, że trwa on zbyt długo, a 29 proc. wcale nie mierzy tego procesu. Takie wnioski płyną z badania przeprowadzonego przez Antal i Macrologic.
Zmiany zachodzące w organizacji zawsze wiążą się z wieloma pytaniami i wątpliwościami ze strony pracowników. Dlatego przeprowadzenie ich wymaga odpowiedniego zaplanowania, opracowania właściwego systemu informowania oraz zapewnienia wsparcia biznesowi w tym procesie.
— Chcąc, aby proces wprowadzania zmian zakończył się sukcesem, na bieżąco musimy informować zespół, dlaczego, w jaki sposób oraz kiedy będzie wprowadzana zmiana. Do tego niezbędne jest zaangażowanie całego teamu — wyjaśnia Anna Andraszek, dyrektor ds. jakości i rozwoju kadr w Macrologic.
Jak zauważa ekspertka, brak wystarczających informacji dotyczących natury zmian oraz ich uzasadnienia zazwyczaj owocuje plotką, a także nieformalnym obiegiem informacji wśród pracowników. W takiej sytuacji ludzie czują się zagrożeni. Obawiają się degradacji, utraty części dochodów, a nawet pracy. Dlatego tak ważne jest precyzyjne zaplanowanie odpowiedniej komunikacji wewnętrznej.
Dział HR i zarząd jako inicjatorzy zmian
Wiele zmian zachodzących w firmie zwykle początkuje dział zarządzania zasobami ludzkimi. Zmiany te często dotyczą działań nowego typu — np. employer branding, candidate experiance (doświadczenia i wrażenia kandydata z całego procesu rekrutacji w danej firmie), zmiany w kulturze organizacyjnej czy form elastycznego czasu pracy — zazwyczaj administrowanych przez działy kadr.
— Wyróżnia się dwa typy zmian, w które departamenty HR są zaangażowane. Zmiany pierwszego typu początkuje sam dział zarządzania zasobami ludzkimi, drugie natomiast wprowadza zarząd — wyjaśnia Małgorzata Pukropek, Manager HR Consulting z firmy Antal. I dodaje: — W przypadku zmian zainicjowanych przez kadry oczekuje się od działu HR patrzenia poprzez cele biznesowe organizacji przy jednoczesnym badaniu nastroju pracowników i dostosowaniu odpowiedniej polityki komunikacyjnej. Natomiast w sytuacji, w której zmiany wprowadzane są przez zarząd, oczekiwane są działania wspierające wobec biznesu.
Działy HR, chcąc sprostać celom im stawianym, powinny wziąć aktywny udział w tworzeniu strategii wprowadzanych zmian oraz przeprowadzić analizę ich wpływu na kulturę organizacyjną. Ważne jest również dokładne zbadanie potrzeb biznesu, proaktywne kreowanie nowych rozwiązań oraz uwzględnienie prognozy trendów na rynku pracy. Dodatkowo, niezwykle istotna jest też budowa działu HR w oparciu o potrzebne kompetencje (np. analiza danych).
Dynamika rynku często wymusza niestety szybkie tempo wprowadzania zmian. Dlatego, jak podsumowuje Anna Andraszek, dyrektor ds. jakości i rozwoju kadr w Macrologic, warto monitorować łatwość ich wprowadzenia w organizacji. Jest to bowiem element niezbędny do przygotowania optymalnego planu na przyszłość.
Pełna treść raportu „Procesy HR w firmach w Polsce”, prezentującego wnioski z badania przeprowadzonego przez Antal i Macrologic, dostępne są tu: http://www.badania.macrologic.pl/. Więcej informacji na temat czynników warunkujących potrzebę zmian w komentarzu eksperckim: http://organizacjahoryzontalna.pl/firma-to-zywy-organizm-procesy-w-niej-przebiegajace-stale-ewoluuja/.
