Zmiany i nieustanne udoskonalanie to nieodłączne elementy prowadzenia firmy. W biznesie bowiem nic nie jest idealne. Nie wystarczy wykonać na starcie kilku założeń i mieć nadzieję, że wszystko potoczy się zgodnie z naszym planem. Sytuacje losowe są wpisane w zarządzanie przedsiębiorstwem. Chcąc wyprzedzić konkurencję i wykorzystać nadarzające się okazję musimy nieustannie poszukiwać nowych sposobów na poprawę. Jednym z najpopularniejszych sposobów ciągłego doskonalenia jest Kaizen.
Czym jest Kaizen?
Kaizen to metodologia, która dotarła do nas z Kraju Kwitnącej Wiśni i jest głęboko zakorzeniona w japońskiej filozofii i ideach. Mimo, że dla Europejczyków mogłaby się wydawać abstrakcyjna, to dobre efekty przynosi niezależnie od szerokości geograficznej.
Słowo Kaizen oznacza w dosłownym tłumaczeniu zmiana na lepszej (od KAI = zmiana i ZEN = dobro). Idea ta polega na nieustannym wprowadzeniu niewielkich zmian, które przybliżą nas do realizacji celu. Metodologia zakłada, że w każdej sytuacji można coś usprawnić i wykonać lepiej.
Filarem Kaizen jest idea głosząca, iż niewielkie zmiany, nagromadzone w czasie mogę być powodem znacznych, długoterminowych efektów. W zarządzaniu przedsiębiorstwem odpowiednie wdrożenie Kaizen to szansa na uzyskanie istotnej przewagi konkurencyjnej.
Naturalna jest obawa przed dużymi zmianami. Często przytaczam na szkoleniach takie zadanie: wyobraź sobie, że stajesz przed ciemnym tunelem bez latarki i Twoim zadaniem jest wejść kilometr w głąb, aby dotrzeć do upragnionego celu. Wchodzisz? Czy cofasz się w obawie, że za zakrętem jest przepaść? Większość z nas nie wejdzie i nigdy nie dowie się, co było po drugiej stronie tunelu.
Teraz wyobraź sobie, że stoisz przed tym samym tunelem i masz wykonać zaledwie jeden krok w przód. Możesz spokojnie zbadać grunt pod nogami i postawić jeden krok i wycofać się gdy Ci się nie spodoba. Jaka jest Twoja decyzja?
Wprowadzanie drobnych zmian i udoskonaleń jest łatwiejsze i prostsze w utrzymaniu efektów każdego dnia.
Czy Kaizen rzeczywiście pomaga skuteczniej zarządzać firmą?
Najważniejsze to zrozumieć, że Kaizen nie jest zmianą dla zmiany. Jest to celowe i przemyślane działanie. Ciągłe usprawnienia dążą do poprawy produktywności oraz redukcji marnotrawstwa czasu i pieniędzy.
Wdrażając konsekwentnie metodologię można jednak zyskać znacznie więcej i mówię to jako praktyk. Wprowadzając każdego dnia drobne udoskonalenia w mojej firmie zyskaliśmy nie tylko poprawę procesów i efektów biznesowych, ale również większe zaangażowanie pracowników, wyższą satysfakcję klientów, poprawę konkurencyjności naszej oferty oraz silny zespół ludzi.
Kaizen to metodologia, która może zostać zastosowana w zarządzaniu każdą organizacją. Niezależnie od tego jak wielu zatrudniasz pracowników, jak złożony proces realizujesz czy jakie osiągasz roczne przychody. Nie musisz ponosić znacznych wydatków na nowy sprzęt, szkolenia, technologie – tylko zmienić swoje podejście do prowadzenia biznesu.
Marketing to niewątpliwie jeden z tych działów w firmie, na przykładzie którego idealnie można zobrazować jak działa zasada ciągłego ulepszania. Zmienia się rynek, ewoluuje grupa docelowa, pierwotne założenia okazują się błędne, a strategia komunikacji wymaga dostosowania do zachodzących zmian.
Kaizen w praktyce
Jak działa Kaizen mogę zobrazować na przykładzie doskonalenia działań marketingowych, które przekładają się na sprzedaż przychody i rozwój organizacji.
Problem
Niezwykle istotne jest jasne określenie problemu, który chcemy rozwiązań. W przypadku działań marketingowych może to być: zbyt skomplikowane procedury prowadzenia klienta, słaby przepływ informacyjny pomiędzy specjalistami. A także może odnosić się do konkretnych osiąganych efektów: obniżenie zaangażowanie na Facebooku, strata pozycji strony w Google, spadek konwersji na www itp.
Warto ustawić priorytety, czyli rozpisać którym problemem zajmiemy się w pierwszej kolejności.
Rozwiązania
Następnie musimy zaangażować cały zespół w rozwiązanie problemu. Idealnie sprawdzają się spotkania w formie burzy mózgów, podczas których każdy może zaproponować rozwiązanie problemu. Problem: obniżenie zaangażowania na Facebooku, można rozwiązać na wiele różnych sposobów. Wśród pomysłów mogłyby się znaleźć: zmiana kolorystyki grafik, zmiana tematyki postów, publikacja w innych godzinach, modyfikacja ustawień reklam.
Następnie rozpoczynamy ocenę rozwiązań pod kątem: budżetu oraz czasu rozwiązania. Dokonujemy priorytetyzacji rozwiązań (zaczynając od tych które można wprowadzić w najkrótszym czasie i najniższym kosztem) i opracowujemy harmonogram wdrożenia, rozpisując tabelę, w której przyporządkujemy konkretne zadanie – osobę za nie odpowiedzialną oraz ustalamy konkretny termin realizacji.
Wdrożenie
Implementacja rozwiązań krok po kroku jest najlepszym sposobem na przetestowanie teorii, sprawdzenie, które działania w rzeczywistości przyniosą oczekiwane rezultaty.
W marketingu idealnym przykładem jest optymalizacja kampanii reklamowych. Często nie mamy pewności jak zareagują poszczególne grupy odbiorców na dany przekaz czy hasło reklamowe. Nie mamy pewności, która wersja kolorystyczna grafiki przyniesie lepsze rezultaty.
Metoda małych kroków sprawdza się w tym przypadku idealnie. Uruchamiamy kampanię, a następnie obserwujemy reakcje i komentarze grupy docelowej. Na podstawie obserwacji wprowadzamy kolejne modyfikacje aż uzyskamy odpowiedzi na wszystkie pytania i kampania osiągnie zadowalający rezultat.
Jeśli udało Ci się rozwiązać wszystkie wyznaczone w drugim etapie problemy czas zająć się kolejnymi z listy. Gdy lista zgłoszonych problemów jest pusta przypomnij pracownikom o możliwości ich zgłaszania. Zawsze bowiem jest coś co można zrobić lepiej.
Agnieszka Szklarczyk – CEO Agencji Marketingowej IAM
