Inwentaryzacja składników majątku trwałego i obrotowego to obowiązek każdej jednostki prowadzącej księgi rachunkowe. Jeśli jednostka ta zobligowana jest ustawą o rachunkowości do dokonania badania swojego sprawozdania finansowego, jej dodatkowym obowiązkiem jest umożliwienie biegłemu rewidentowi udziału w spisie z natury. O czym jeszcze pamiętać w kwestii współpracy z firmą audytorską?
Inwentaryzacja majątku jednostki to jeden z głównych zadań umożliwiających zamknięcie roku i sporządzenie sprawozdania finansowego. Jej rzetelność wpływa na wiarygodność samego sprawozdania.
Termin wyboru biegłego – obowiązki jednostki
Termin inwentaryzacji w przypadku roku bilansowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym musi być wyznaczony w okresie od początku października do połowy stycznia. Konkretne daty jej przeprowadzenia mają istotny wpływ na wybór biegłego rewidenta i podpisanie umowy o badanie. Zgodnie z art. 64 ust 5 UoR biegły rewident powinien mieć zapewnioną możliwość udziału w inwentaryzacji w roli obserwatora.
Po wyborze podmiotu uprawnionego i zawarciu umowy o badanie obowiązkiem jednostki jest zawiadomienie biegłego o terminie przeprowadzenia spisu z natury, a także przekazanie informacji czy przebiega ono w szczególnych warunkach, które mogą wymagać od niego odpowiednich uprawnień czy wyposażenia. Przykładem takiej sytuacji może być konieczność przeprowadzania spisu na dużych wysokościach.
Czemu biegły bierze udział w inwentaryzacji?
Obserwacja inwentaryzacji to jedna z wielu czynności, jakie wykonuje biegły rewident w ramach badania sprawozdania finansowego i nieodłączny element weryfikacji jego wiarygodności w zakresie np. zapasów. Zapewnia ona mu możliwość uzyskania informacji niezbędnych do wyrażenia oceny o sytuacji majątkowej i finansowej badanej jednostki, a w konsekwencji pozwala na wyrażenie opinii o sprawozdaniu finansowym i sporządzenie raportu z badania.
Co, jeśli biegły nie weźmie udziału w inwentaryzacji?
W sytuacji, gdy biegły nie ma możliwości uczestniczyć w inwentaryzacji zapasów, a są one istotną pozycją z punktu widzenia badania sprawozdania finansowego jako całości, jest on w obowiązku, zgodnie z wymaganiami wskazanymi w przyjętym również w Polsce Międzynarodowym Standardzie Badania 705 (MSB 705), wydać opinię z zastrzeżeniem, wskazując, że nie jest w stanie w pełni wypowiedzieć się o istnieniu tychże zapasów.
MSB 501 wskazuje czynniki z jakich może wynikać niewykonalność obecności biegłego podczas spisu z natury. Są to np. rodzaj i lokalizacja zapasów (gdy znajdują się one w lokalizacji stwarzającej zagrożenie bezpieczeństwa biegłego rewidenta).
Należy jednak podkreślić, że ogólne niedogodności biegłego rewidenta nie są wystarczającym uzasadnieniem dla decyzji, że jego obecność jest niewykonalna. Podobnie ważną podstawą do zaniechania tego udziału nie jest złożoność i czas tego procesu, ani koszty z tym związane.
Inwentaryzacja w dobie pandemii
Doświadczenia ubiegłego roku, kiedy firmy przygotowywały swoje sprawozdania w dobie pandemii, wpłynęły znacząco także na procedurę obserwacji inwentaryzacji przez biegłych. Okazało się, że nie zawsze możliwe jest ich personalne uczestnictwo (często wynikało to z kwestii bezpieczeństwa i wprowadzonych ograniczeń). W takich sytuacjach konieczne było wdrożenie, także w tym zakresie pracy biegłych, procedur zdalnych. Udział w spisie przy wykorzystaniu połączenia wideo wymagał jednak dużej ostrożności, ze względu na trudności w dotarciu do wszystkich zapasów, a co za tym idzie dodatkowych procedur kontrolnych w późniejszym terminie. Dlatego też, pomimo pandemii, większość naszych klientów zdecydowała się zaprosić nas na obserwację inwentaryzacji na żywo i przedstawiciele naszej firmy, zachowując wszelkie standardy bezpieczeństwa, na takie inwentaryzacje jeździli.
Należy podkreślić, że mimo zmiany formy na zdalną biegli byli zobligowani do zachowania wszystkich procedur wskazanych w standardzie MSB 501
Autorem komentarza jest Bartłomiej Kurylak, biegły rewident, partner i współzałożyciel sieci firm audytorskich Polska Grupa Audytorska.
