Pracownicy nie lubią zmian. Przynajmniej jeżeli chodzi o IT. Wdrożenie nowego systemu, to źródło ich frustracji. Jak wynika z badania Gartnera, zdecydowana większość pracowników (60%) na takie zmiany, jak wdrożenie nowego oprogramowania, kręci nosem. Ponad połowa pytanych najchętniej wróciłaby do swojej strefy komfortu, czyli tego, co sprawdzone i znane.
Na przestrzeni ostatnich 2 lat przynajmniej 60% pracowników było w mniejszym lub większym stopniu sfrustrowane, donoszą eksperci Gertnera. Czym? Nowym oprogramowaniem w pracy. Aż 56% było tak zniechęconych do nowego systemu, że woleliby wrócić do rozwiązania niższego rzędu, które może i jest stare, ale na pewno sprawdzone. – To badanie pokazuje, jak ważne jest umiejętne wprowadzenie zmian. Cyfrowa transformacja ma rozwiązywać problemy, a nie ich dostarczać – mówi Anna Kornaś, Menadżer ds. Kluczowych Klientów z BPSC i dodaje, że warto angażować załogę w zmianę. – Jak uniknąć uprzedzeń względem zmian? Włączając pracowników do procesu, nie tylko na etapie wdrożenia, ale znacznie wcześniej, najlepiej na etapie wyboru oprogramowania. Technologia jest dla ludzi, a nie odwrotnie. Manager będzie miał inne potrzeby i oczekiwania niż pracownik szeregowy. Nie można myśleć jednowymiarowo. Kierownictwo musi wyjść ze swojej bańki – kończy ekspert ze śląskiej spółki IT.
Pierwsze wrażenie ma znaczenie
Mawia się, że dobre pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Nie inaczej jest w przypadku zetknięcia się z nowym oprogramowaniem. Jak wynika z globalnej ankiety, aż 81% pytanych uważa, że to jakość pierwszych doświadczeń determinuje stosunek do oprogramowania i zaangażowanie w wykorzystanie możliwości systemu. 40% badanych po negatywnym doświadczeniu z nowym systemem zaczęła wykorzystywać jego funkcjonalności w minimalnym stopniu albo wręcz unikać lub opóźniać korzystanie z oprogramowania. Natomiast po pozytywnym doświadczeniu z aplikacją, 41% poświęciło więcej czasu na zagłębienie się w jej rozwiązania. Ta grupa użytkowników nie ignorowała zaawansowanych funkcji, a wręcz poświęcała dodatkowy czas na rozwinięcie swoich kompetencji. – Wartość, jaką organizacja otrzymuje z oprogramowania, jest uzależniona od poziomu wykorzystania poszczególnych aplikacji. To załoga, a właściwie jej zaawansowanie technologiczne decyduje o tym, czy wdrożenie się opłaciło i w jak wielkim stopniu – mówi Anna Kornaś z BPSC.
Oswoić system
Niezadowoleni (42%) chętniej dzielą się negatywnymi wrażeniami z innymi pracownikami, niż pracownicy, którzy mają pozytywny stosunek (38%) do nowo wdrożonego systemu IT. Adresatami uwag pierwszej grupy są również działy IT (42%), ale też kadra c-level (25%). Co dziesiąty poświęca prywatny czas i pisze negatywną opinię w mediach społecznościowych.
Kiedy zapytano nieprzekonanych do zmiany pracowników o to, co firma może zrobić, by zachęcić ich do używania nowego oprogramowania to ponad połowa (51%) odpowiedziała, że ma ono być po prostu… prostsze. Dodawanie kolejnych funkcji, jakich brakuje im w nowej wersji software, przekonałoby raptem dla co trzeciego z respondentów.
Ekspert z BPSC uważa, że pracownicy jasno wskazują, że w firmach kuleją szkolenia. – To naturalne, że pracownicy potrzebują czasu, żeby oswoić się z nowym systemem. Szkolenia i warsztaty wewnętrzne są prostym i najskuteczniejszym rozwiązaniem. Przy okazji można przeprowadzić wewnętrzną ankietę. Informacje od pracowników bywają bardzo cenne i pomagają usprawniać wiele obszarów i procesów. Swobodna komunikacja to cecha rozwiniętych i świadomych organizacji – mówi Anna Kornaś i dodaje: – Bywa, że firmy wydają krocie na badania i raporty, które mogą zrobić własnymi siłami. Wystarczy tylko zachęcić pracowników do wyrażania opinii w myśl zasady: chcesz się czegoś nauczyć, to nie pytaj, co robisz dobrze, a gdzie są błędy – kończy manager z katowickiej spółki IT.
