Wzrost znaczenia, jakie spółki przypisują Radzie Nadzorczej w kontekście prawidłowego funkcjonowania, oraz pogłębiająca się świadomość członków Rad co do wagi ich roli są niezwykle pozytywnym zjawiskiem. W sposób szczególny wybrzmiały one podczas ostatniej, XV już edycji Konferencji Rada Nadzorcza, która miała miejsce w Sali Notowań Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie. Prelegenci w sposób szczególny skoncentrowali się na jednych z najistotniejszych z punktu widzenia ochrony interesu spółki obowiązkach Rady Nadzorczej:
- ocenie sprawozdania finansowego spółki oraz
- współpracy z biegłym rewidentem przy badaniu tego sprawozdania.
Nadzór Korporacyjny: Uprawnienia Rady Nadzorczej w Praktyce
Podczas tych czynności Rada Nadzorcza powinna w sposób jak najbardziej kompleksowy zadbać o zebranie i przeanalizowanie wszelkich dokumentów i informacji mogących pomóc w identyfikacji potencjalnych ryzyk i zagrożeń dla spółki. Badanie sprawozdania finansowego to nie jest czynność „do odklepania”, mająca miejsce niejako w tle działalności w tym zakresie biegłego rewidenta. Niestety w praktyce, takie podejście występuje jeszcze zdecydowanie zbyt często.
Rada Nadzorcza dysponuje naprawdę daleko idącymi instrumentami pozyskania niezbędnych dokumentów i informacji do wykonania tych obowiązków. Członkowie Rady mogą:
- badać wszystkie dokumenty spółki,
- dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz
- żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce przekazania im dokumentów, informacji oraz wyjaśnień[1].
Tak szerokie uprawnienia, które nie mogą zostać wyłączone ani ograniczone przez zarząd, pociągają jednak za sobą istotne konsekwencje. Faktyczne i jakościowe skorzystanie z tych uprawnień może być bowiem jedną z podstawowych kwestii przy ocenie dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności, która zwalnia członka Rady Nadzorczej z odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną spółce[2]. Należyta staranność może objawiać się właśnie w pełnym i efektywnym korzystaniu z przyznanych członkowi RN uprawnień nadzorczych.
Rada Nadzorcza gra z biegłym rewidentem do jednej bramki
Członkowie Rady Nadzorczej nie tylko przeprowadzają własną ocenę sprawozdania finansowego i dbają o to, aby była ona zgodna z przepisami prawa i stanem faktycznym, ale czynnie uczestniczą też w procesie badania sprawozdania przez biegłych rewidentów. Kodeks spółek handlowych wprost formułuje w tym zakresie co prawda jedynie obowiązek zawiadamiania kluczowego biegłego rewidenta z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem o posiedzeniu, na którym Rada Nadzorcza będzie omawiała sprawy związane z badaniem sprawozdania finansowego[3]. Obowiązek współdziałania członków Rady Nadzorczej z biegłym rewidentem w zakresie udzielenia mu informacji lub wyjaśnień wynika jednak również pośrednio chociażby z Krajowych Standardów Badania Sprawozdań Finansowych. Podczas badania, nakładają one na biegłych rewidentów obowiązek komunikowania się na bieżąco z osobami sprawującymi nadzór nad działalnością spółki[4].
Osobny rozdział został poświęcony tej tematyce w projektowanym Kodeksie Dobrych Praktyk Nadzoru Właścicielskiego, który przygotowuje Ministerstwo Aktywów Państwowych[5]. Kodeks takie, choć stanowiący jedynie wskazówki dla członków Rad Nadzorczych, byłby niewątpliwie świetną wskazówką przy ustalaniu modelowego sposobu działania.
Jak więc widać, członkowie Rad Nadzorczych i biegli rewidenci bez wątpienia grają w tej grze do tej samej bramki. Ich współpraca w osiąganiu wyznaczonych im przez prawo celów może wpłynąć tylko korzystnie na działanie nadzoru korporacyjnego i finansowego w spółce.
Jakie są konsekwencje zaniedbań w nadzorze finansowym?
Odpowiedzialność członków Rady Nadzorczej w przypadku niewypełnienia obowiązków związanych z badaniem sprawozdania finansowego nie ogranicza się jedynie do odpowiedzialności cywilnej. Ustawa o rachunkowości przewiduje również odpowiedzialność karną m. in.:
- osób, które wbrew przepisom ustawy dopuszczają do tego, że sprawozdanie finansowe jest niezgodne z przepisami ustawy lub zawarte są w nim nierzetelne dane[6],
- osób, które nie udzielają lub udzielają niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi czy też nie dopuszczają biegłego rewidenta do pełnienia obowiązków[7].
Na powyższe obowiązki Rady Nadzorczej oraz związane z ich niewypełnieniem ewentualne konsekwencje nie wpływa w żaden sposób funkcjonowanie w Radzie Nadzorczej wymaganego bądź dobrowolnego komitetu audytu.
Podsumowanie
Po pierwsze – w związku z powyższym niezwykle istotne są jak najszersze kompetencje członków Rady Nadzorczej w temacie sprawozdań finansowych. Każda z osób zasiadających w Radzie Nadzorczej musi posiadać zestaw wiedzy i umiejętności niezbędnych do wypełnienia swoich obowiązków w tym zakresie.
Po drugie – kluczowa jest ścisła współpraca pomiędzy członkami. Nie jest bowiem ani możliwe, ani też szczególnie zalecane, aby każdy członek Rady Nadzorczej posiadał wybitnie wysoce kwalifikacje w każdym aspekcie, w tym sprawozdawczości finansowej. Różnorodność specjalizacji członków Rady Nadzorczej połączona właśnie z ich kooperacją może zapewnić najlepsze efekty w jej funkcjonowaniu i przede wszystkim realnym wpływie na wszystkie aspekty działalności spółki.
Autor: Adam Zakrzewski, Managing Associate w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy
[1](art. 382 § 4 k.s.h. w zakresie spółek akcyjnych oraz art. 219 § 4 k.s.h. w zakresie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością)
[2](art. 483 § 1 i § 3 k.s.h w zakresie spółek akcyjnych oraz art. 293 § 1 § 3 k.s.h. w zakresie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością)
[3](art. 382 § 4 k.s.h. w zakresie spółek akcyjnych oraz art. 219 § 4 k.s.h. w zakresie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością)
[4] Krajowe Standardy Badania 260.
[5] https://www.gov.pl/web/aktywa-panstwowe/kodeks-dobrych-praktyk-nadzoru-wlascicielskiego.
[6] (art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości)
[7] (art. 79 pkt 2 ustawy o rachunkowości)
