Spór na szczycie: jak zabezpieczyć interesy spółki wobec konfliktu między spółką a byłymi członkami zarządu dotyczącymi wydatków służbowych.
Bezprawne wydatki, konflikty na szczycie i rozmyta odpowiedzialność to często przyczyna strat biznesowych i wizerunkowych spółek. Głośna sprawa z końca ubiegłego roku pokazała jak z pozoru błahe sytuacje mogą doprowadzić do poważnych sporów na szczycie władz spółki. W tym artykule wyjaśniam, jak prawnie można zminimalizować ryzyko nieporozumień oraz jak skuteczniej chronić interesy spółki.
Pod koniec ubiegłego roku media w Polsce obiegła informacja, że nowy Zarząd Orlenu, powołany w 2024 roku, złożył do sądu pierwszy z kilku planowanych pozwów przeciwko byłym członkom zarządu spółki – Danielowi Obajtkowi i Michałowi Rogowi. Jak wynika z doniesień, koncern dochodzi od nich odszkodowania za wydatkowanie środków spółki w sposób niedozwolony, poprzez m. in. pobyty w luksusowych hotelach, drogie kolacje czy też kupno drogich upominków.
Obaj pozwani bronią się twierdząc, że wszelkie wydatki ponoszone były w związku z działaniami biznesowymi podejmowanymi w imieniu Orlenu, którego status na rynku, a tym samym status potencjalnych kontrahentów, wymagał często ponoszenia kosztów „luksusowych” w celu prowadzenia rozmów i działań biznesowych.
Ogólne granice wydatków członków zarządu
Ocena powyższych kwestii zostanie teraz przeprowadzona przez sąd. Jednak bazując na tej sprawie wiele firm może, a wręcz powinno się zastanowić, w jaki sposób można zabezpieczyć się przed podobnego rodzaju sytuacjami, ograniczając ryzyko potencjalnych konfliktów lub przygotowując się do ich odpowiedniego prowadzenia.
Zarząd spółki jest ustawowo uprawniony do jej reprezentacji, w tym przede wszystkim do prowadzenia spraw spółki. (art. 201 § 1 k.s.h.). Członkom zarządu zależy przy tym najczęściej, aby mieli oni jak najszersze możliwości samodzielnego działania, co pozwala na usprawnienie podejmowania procesów decyzyjnych. Jednocześnie właściciele spółki chcą mieć pewność, że działania członków zarządu będą podejmowane w racjonalnych ramach, a ich wolność w podejmowaniu decyzji nie będzie wykorzystywana przeciwko spółce. Jest to niejednokrotnie niezwykle trudna relacja, która z jednej strony wymaga dużej porcji wzajemnego zaufania i zrozumienia, a z drugiej nieodłącznie wisi nad nią widmo wzajemnych rozliczeń i odpowiedzialności w przypadku niepowodzenia współpracy. I choć ryzyka tego nie da się wyeliminować, gdyż jest ono nieodłącznym elementem biznesu, można przy użyciu odpowiednich narzędzi je zminimalizować bądź odpowiednio przygotować na jego zmaterializowanie.
Zakres wydatków, które może realizować członek zarządu na koszt spółki, nie jest w żaden precyzyjny sposób ustalony w obowiązującym prawie. Jest to jak najbardziej zrozumiałe, biorąc pod uwagę ilość branż, w których mogą działać spółki, oraz ilość ról i sytuacji, w jakich mogą działać w imieniu spółek członkowie zarządu. Najlepszym punktem zaczepienia przy ocenie tego typu kosztów wydaje się ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych i zawarte tam pojęcie kosztów uzyskania przychodu przez spółkę (przede wszystkim art. 15 tej ustawy). Innymi słowy – jeśli poniesiony przez członka zarządu koszt można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu przez spółkę, można wstępnie założyć, że jest on kosztem zasadnym z punktu widzenia wydatkowania środków spółki przez członka zarządu. Potwierdzenie takiego podejścia możemy znaleźć chociażby w orzeczeniach sądowych (m. in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 19.11.2020 r., sygn. akt I AGa 67/20).
Jednak ustalenie w takim przypadku, jakie ogólne kategorie kosztów mogą wchodzić w zakres kosztów, do których poniesienia zobligowana może być spółka, jest zaledwie wierzchołkiem góry lodowej. W poszczególnych kategoriach mogą się bowiem mieścić wszelkie możliwe rozmiary tych kosztów, zależne od chociażby jakości nabywanych przez członków zarządu na koszt spółki rzeczy bądź usług. Ostatecznie więc ocena zawsze zależeć będzie w największej mierze od stanu faktycznego konkretnej sprawy. A ten spółka może kształtować już na długo przed rozpoczęciem potencjalnego sporu.
Czy firmy mogą się zabezpieczyć? Konfliktu nie da się uniknąć, ale można nim zarządzać
Kluczowym aspektem z punktu widzenia ewentualnego postępowania sądowego będzie bowiem ustalenie „modelowej” sytuacji w danym, konkretnym stanie faktycznym. Najprościej mówiąc, strony będą musiały przekonać sąd, jakie koszty i wydatki w danej sprawie można uznać za racjonalne z punktu widzenia prowadzonej przez spółkę działalności – jej profilu, skali, itd. Racjonalność taka może być ustalana na podstawie abstrakcyjnych, obiektywnych czynników, ale na jej kształt mogą również wpływać aspekty w pełni od samej spółki zależne.
Z pomocą mogą oczywiście przyjść przede wszystkim bezpośrednie ustalenia pomiędzy spółką a członkiem zarządu na etapie negocjacji przed powołaniem członka zarządu do pełnienia funkcji i podpisaniem przez niego odpowiedniej umowy. Strony mogą ustalić rodzaj i skalę wydatków, które spółka wprost zgodzi się ponosić w przypadku czynności podejmowanych w jej imieniu i na jej rzecz przez członka zarządu, jak również sposób rozliczania wszelkich ponoszonych przez członka zarządu kosztów.
Sama spółka również może podjąć działania wewnętrzne, które pozwolą jej lepiej zabezpieczyć swoje interesy, np. poprzez wprowadzenie wewnętrznych regulaminów oraz instrukcji dotyczących wszelkiego rodzaju kwestii odnoszących się do wydatków członków zarządu, od kwestii czysto technicznych, tj. np. sposobu ponoszenia i rozliczania tych kosztów, do aspektów dużo bardziej szczegółowych, tj. np. standardu hoteli, z których korzystać mogą członkowie zarządu podczas podróży służbowych czy też rodzaju wydatków, które co do zasady wymagają wcześniejszego potwierdzenia przez odpowiednie osoby w spółce. Należy jednak pamiętać, że w przypadku niektórych dokumentów, takich jak np. regulamin zarządu, aby mogły być przygotowane przez wspólników, możliwość taka musi zostać wprost wskazana w umowie spółki. W innym wypadku, na mocy przepisów k.s.h., regulamin zarządu będzie mógł być uchwalany przez sam zarząd.
Mądry przedsiębiorca myśli o konflikcie, zanim on wybuchnie
Tego typu ustalenia pozwolą na dużo prostsze stworzenie punktu odniesienia przy późniejszej ocenie poszczególnych, potencjalnie spornych wydatków. Umiejętne wprowadzenie tego rodzaju postanowień i regulacji zarówno do bezpośredniej relacji pomiędzy spółką a członkiem zarządu, jak i wewnętrznego ładu korporacyjnego spółki pozwoli na zbudowanie jasnej i klarownej linii argumentacji w odwołaniu do konkretnych przykładów, co pomoże w osiągnięciu silniejszej pozycji negocjacyjnej i procesowej już na samym początku konfliktu. Stanowić będzie też znaczącą przewagę w sytuacji, gdy sporu sądowego nie uda się ostatecznie uniknąć. Powyższe kwestie w jasny sposób pokazują, jak istotne jest odpowiednie i profesjonalne podejście do spraw spółki na każdym etapie jej funkcjonowania.
Autor:
Adam Zakrzewski – adwokat w kancelarii prawnej Chałas i Wspólnicy w Warszawie. W swojej pracy zajmuje się m.in. doradztwem na rzecz podmiotów z branży budowlanej i nieruchomościowej. Pomaga klientom unikać oraz minimalizować ryzyka na etapie realizacji inwestycji, a także reprezentuje klientów w sporach zarówno na drodze negocjacji i mediacji, jak i ostatecznie również na etapie postępowań sądowych.
