„Lęk przed odpowiedzialnością dominował” – pracownicy bali się i boją nadal KSeF.
– Ta zmiana w wielu firmach przyniosła prawdziwą rewolucję i nie możemy ukrywać, że dla płynności działania wielu firm lepiej byłoby, by Krajowy System e-faktur nie wystartował w lutym, a przykładowo jesienią. Nadal widzimy wiele obaw ze strony przedsiębiorców. Przed nami drugi test działania systemu, czyli wdrożenie systemu w małych i średnich przedsiębiorstwach – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej.
Jak przedsiębiorcy oceniają pierwszy miesiąc działania KSeF w Polsce? Z jednej strony słyszymy, że „system się nie zawalił”, ale z drugiej, że przedsiębiorcy miewają problemy z opanowaniem systemu, zrozumieniem jego mechanizmów i koordynacją dotychczasowych działań w firmach z nowymi oczekiwaniami.
– Już miesiąc, większość firm działa, ale też wiele bardzo mocno zwraca uwagę na problemy jakie niesie KSeF. System wdrożony został w atmosferze szumu informacyjnego, chaotycznych informacji i w trudnym dla przedsiębiorców czasie. Północna Izba Gospodarcza konsekwentnie przekonuje, że takie zmiany powinny być wdrażanie, gdy przedsiębiorcy i urzędnicy będą gotowi. Czy tutaj wszyscy byli? To pytanie zostawiam otwarte – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie.
– Doceniam pracę przedstawicieli KAS, informatyków i księgowych. Bez nich to wdrożenie, by się nie udało – dodaje prezes Mojsiuk.
– Mimo wielomiesięcznych przygotowań pierwszy miesiąc działania KSeF był dla wielu firm zaskoczeniem. W praktyce księgowi zamiast sporządzać sprawozdania roczne i rozliczenia, często pełnili rolę infolinii: pomagali w logowaniach i tłumaczyli klientom procesy, które opisano językiem trudnym nawet dla osób obytych z językiem portali podatkowych. Najwięcej frustracji budziły kwestie dostępu i nadawania uprawnień oraz mało intuicyjna logika wystawiania certyfikatów. Klienci zgłaszali też, że infolinia KSeF odsyła ich do księgowych, co przerzuca ciężar wdrożenia na biura rachunkowe. Do tego doszedł szum informacyjny i nadinterpretowanie hasła „automatyzacja” – KSeF nie w każdym przypadku skraca pracę, a często ją wydłuża przez dodatkową weryfikację, ryzyko duplikatów i nowe obowiązki raportowe. Obecnie za luty trzeba wskazać w deklaracji VAT w jaki sposób faktura została wystawiona – czy dotarła do klienta jako e-faktura czy pdf. Pojawiły się też pierwsze fałszywe faktury i próby wyłudzania danych – mówi ekspertka Północnej Izby Gospodarczej Agnieszka Zamaro–Wiśniewska.
– W wielu firmach zabrakło też przygotowania pracowników wystawiających faktury – pojawiają się obawy przed przypisaniem czynności i odpowiedzialności do konkretnej osoby, szczególnie gdy wymagane są formalne mechanizmy uwierzytelniania danymi z profilu zaufanego – dodaje Agnieszka Zamaro – Wiśniewska.
Z perspektywy biur rachunkowych istotnym utrudnieniem była zmienność środowiska wdrożeniowego: częste aktualizacje i poprawki po stronie systemów finansowo-księgowych oraz integracji, które potrafiły wstrzymywać bieżącą pracę.
