To przedsiębiorca jako podatnik odpowiada za prawidłowe działanie KSeF, a w razie błędów – to na nim spoczywają konsekwencje prawne. Tymczasem wielu przedsiębiorców traktuje współpracę z księgowymi lub biurem rachunkowym jako równoznaczną z przejęciem przez nich pełnej odpowiedzialności za obsługę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Przedsiębiorcy zbyt szeroko przerzucają odpowiedzialność za KSeF na księgowych, błędnie zakładając, że cały proces można w całości przekazać podmiotowi zewnętrznemu, podczas gdy są obszary wymagające ich własnego zaangażowania. System e-faktur nie ogranicza się do samego zaksięgowania dokumentów – obejmuje szerszy zakres działań wpływających na prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Podział odpowiedzialności w KSeF
W przypadku KSeF kluczowe jest precyzyjne ustalenie podziału ról i odpowiedzialności między przedsiębiorcą a księgowością. Zakres wsparcia księgowej lub biura rachunkowego w obszarze e-faktur wynika przede wszystkim z powierzonych im obowiązków.
– Samo zawarcie umowy o obsługę księgową nie oznacza, że biuro przejmuje również obsługę KSeF. W praktyce konieczne jest jasne określenie, czy biuro wyłącznie księguje dokumenty, czy też ma przejąć szersze uprawnienia – m.in. odpowiedzialność za odbiór faktur, monitorowanie statusów oraz realizację większości obowiązków w systemie. Księgowy lub biuro rachunkowe mogą wspierać firmę w korzystaniu z systemu e-faktur, jednak nie przejmują odpowiedzialności ani za organizację całego procesu po stronie firmy, ani za korzystanie z KSeF zgodnie z przyjętymi obowiązkami – wyjaśnia Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.
Niezależnie od zakresu wsparcia ze strony księgowości, po stronie przedsiębiorcy pozostaje odpowiedzialność za organizacyjne i techniczne przygotowanie firmy do działania w KSeF. To on odpowiada za ułożenie całego procesu w sposób, który będzie zgodny z obowiązkami podatkowymi i nie zakłóci bieżącego funkcjonowania działalności. W praktyce oznacza to przede wszystkim:
- zapewnienie dostępu księgowym do systemu,
- nadanie odpowiednich uprawnień osobom lub podmiotom działającym w imieniu firmy,
- wybór narzędzi wykorzystywanych do fakturowania,
- ustalenie procedur obiegu dokumentów.
Przedsiębiorca musi również zadbać o nadzór nad poprawnością wystawianych faktur, prawidłowym przesyłaniem ich do systemu oraz reagowaniem na błędy i sytuacje awaryjne.
Co powinna zawierać umowa z zewnętrzną księgowością?
Umowa powinna jasno określać zakres czynności biura rachunkowego lub księgowej oraz sposób organizacji współpracy przy obsłudze KSeF. Kluczowe jest wskazanie, czy wsparcie obejmuje wyłącznie księgowanie dokumentów, czy także czynności operacyjne w systemie. Warto uregulować również zasady nadawania uprawnień, sposób przekazywania dokumentów, podział zadań na kolejnych etapach procesu, a także tryb postępowania w przypadku błędów, odrzucenia faktury lub awarii systemu. Pozwala to ograniczyć ryzyko operacyjne i jednoznacznie określić, które działania realizuje księgowość, a które pozostają po stronie przedsiębiorcy.
– Warto pamiętać, że jeśli obsługą księgową zajmuje się więcej niż jedna osoba, samo powierzenie obsługi KSeF nie oznacza automatycznego nadania uprawnień całemu zespołowi. Dlatego umowa powinna wskazywać nie tylko zakres powierzonych czynności, lecz także konkretne osoby uprawnione do działania w systemie w imieniu przedsiębiorcy. Taki zapis porządkuje współpracę i zmniejsza ryzyko nieporozumień dotyczących przebiegu obsługi KSeF – dodaje Joanna Łuksza.
Skutki błędów w KSeF
Podział zadań i odpowiedzialności między firmą a księgowością ma szczególne znaczenie, ponieważ błędy związane z KSeF mogą prowadzić do dwóch odrębnych rodzajów konsekwencji. Z jednej strony pojawia się odpowiedzialność podatkowa przedsiębiorcy wobec organów skarbowych, z drugiej – odpowiedzialność księgowej lub biura rachunkowego wobec przedsiębiorcy, jeśli nieprawidłowość wynika z czynności wyraźnie powierzonych im w umowie.
W przypadku błędów dotyczących obowiązków podatkowych i prawidłowego fakturowania w KSeF odpowiedzialność spoczywa na przedsiębiorcy jako podatniku.
– Ustawa o VAT przewiduje sankcje m.in. za niewystawienie faktury w KSeF, wystawienie jej niezgodnie z obowiązującą strukturą lub nieterminowe przesłanie do systemu. Zgodnie z aktualnymi przepisami ich stosowanie ma rozpocząć się od 1 stycznia 2027 r. Jeżeli natomiast problem jest skutkiem działania księgowej albo biura rachunkowego w zakresie obowiązków wyraźnie im powierzonych, ich odpowiedzialność wobec przedsiębiorcy może być oceniana na podstawie umowy lub ogólnych zasad odpowiedzialności cywilnej – komentuje ekspertka IFIRMA.PL.
