Dla każdego przedsiębiorcy koniec roku podatkowego jest szczególnie ważny. To właśnie wtedy w każdej firmie zamyka się księgi i sporządza spisy z natury, dzięki którym można dokonać posumowania działalności przedsiębiorstwa na przestrzeni całego roku. Nie jest to jednak prosty proces i stanowi niekiedy źródło problemów. Najtrudniejsze są z pewnością takie kwestie jak rozliczenie kosztów, powstających na przełomie roku podatkowego, w księdze przychodów i rozchodów.
Moment ujęcia kosztów w księdze przychodów i rozchodów
Na wybór momentu ujęcia wydatku w kosztach w księdze rozchodów i przychodów wpływa głównie metoda, którą przyjął podmiot prowadzący KPiR. Może to być metoda uproszczona (zwana także kasową) lub memoriałowa. Każda z nich prezentuje inne ujęcie kosztu w KPiR na przełomie roku.
Koszty na przełomie roku a metoda uproszczona
Jeżeli podatnik wybierze metodę uproszczoną, powinien wziąć pod uwagę zwłaszcza treść art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Według niego koszty uzyskania przychodów potrąca się tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Podatnik więc ujmuje je w dacie poniesienia, niezależnie od tego, jakiego okresu dotyczą. Co ważne, za dzień poniesienia kosztu uznaje się dzień wystawienia dokumentu księgowego (np. faktury).
Koszty na przełomie roku metoda memoriałowa
Metoda memoriałowa, uregulowana art. 22 ust. 5-5c oraz ust. 6 ustawy, zaleca inne rozwiązanie – podatnik powinien zewidencjonować koszty w okresie, którego one dotyczą. Żeby jednak tego dokonać, powinien podzielić je na dwie grupy, a mianowicie:
- koszty pośrednie, czyli takie, które są tylko pośrednio związane są z osiąganym przychodem i trudno przyporządkować je wprost do konkretnego przychodu (np. przychody z reklamy, najmu lub ubezpieczenia),
- koszty bezpośrednie, czyli takie, które są bezpośrednio związane z osiąganymi przychodami (wynagrodzenia, zakup towarów handlowych lub zakup materiałów).
Koszty bezpośrednie, które podatnik poniósł w danym roku lub w roku następnym, ale jeszcze przed złożeniem zeznania podatkowego, powinny zostać wykazane w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody.
Inaczej jest w przypadku kosztów pośrednich. Takie wydatki są zazwyczaj ujmowane w kosztach uzyskania przychodu w dniu wystawienia faktury. Warto jednak zwrócić uwagę na datę ich poniesienia – jeżeli dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, czyli obejmują przełom roku, powinny zostać ujęte proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczą.
Zakup towarów i materiałów na przełomie roku
Jeżeli podatnik otrzyma towary handlowe lub materiały jeszcze przed końcem roku, ma obowiązek ująć je w księdze przychodów i rozchodów, niezależnie od tego, na którą metodę ewidencji kosztów się zdecydował. Taka konieczność wynika bezpośrednio z par. 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi. Mówi on, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Jeżeli jednak chodzi o pozostałe wydatki, podatnik musi określić moment ujęcia wydatku zgodnie z metodą ujmowania kosztów, którą wybrał.
Koszty na przełomie roku w praktyce
Przykład 1. Usługi telekomunikacyjne na przełomie roku
Przedsiębiorca prowadzący księgę przychodów i rozchodów otrzymał fakturę od operatora usług telefonicznych. Faktura została wystawiona 31 grudnia 2015 r. i obejmuje:
- opłatę za usługi telekomunikacyjne za grudzień 2015 r.
- abonament za styczeń 2016 r.
Jak zewidencjonować fakturę w KPiR stosując:
- metodę uproszczoną ujmowania kosztów,
- metodę memoriałową ujmowania kosztów.
Ad. a.
Przedsiębiorca stosujący metodę uproszczoną powinien wykazać tę fakturę w KPiR całości w dacie wystawienia faktury, czyli w dacie poniesienia kosztu.
Ad. b.
Przedsiębiorca stosujący metodę memoriałową jest zobligowany do podziału kosztów pod kątem okresów, których dotyczą, bowiem usługi telekomunikacyjne stanowią koszt pośredni. Podział kosztu powinien wyglądać następująco:
- opłata za usługi telekomunikacyjne za grudzień 2015 r. powinna zostać wykazana w dacie wystawienia faktury (data poniesienia kosztu),
- wartość abonamentu za styczeń 2016 r. należy wykazać w styczniu 2016 r., bowiem właśnie tego okresu dotyczy.
Przykład 2. Prenumerata czasopism na przełomie roku
Przedsiębiorca w grudniu 2015 roku otrzymał fakturę za roczną prenumeratę czasopisma branżowego na rok 2016. Data wystawienia faktury to 1 grudnia 2015 r. Jak zaksięgować fakturę w KPiR, stosując
- metodę uproszczoną ujmowania kosztów
- metodę memoriałową ujmowania kosztów
Ad. a.
Podatnik stosujący metodę uproszczoną ujmuje fakturę w KPiR w dacie wystawienia faktury, czyli w dacie poniesienia kosztu.
Ad. b.
Przedsiębiorca stosujący metodę memoriałową ujmuje w KPiR zakup prenumeraty w styczniu 2016 r.
