Na co dzień sieci handlowe borykają się nie tylko z szeregiem problemów wewnętrznych spowodowanych dużym rozproszeniem biznesu, ale także z rosnącą konkurencją i trudnością utrzymania się na rynku. Szukanie nowych sposobów na usprawnienie procesów biznesowych to jedyna droga do utrzymania pozycji rynkowej.
Działam w całym kraju
Sieci handlowe są bardzo charakterystyczną branżą, która musi zmagać się nie tylko z codziennymi wyzwaniami rynku. Jest to sektor, na który konsument ma bezpośredni wpływ i to wprost na Kliencie opiera się cały biznes. Zarządzający mają tu podwójny problem, ponieważ nie tylko zmagają się z trudnościami administracyjnymi, ale przede wszystkim muszą działać tak, aby nie odbiło się to na klientach i wizerunku firmy. Sprostanie temu wyzwaniu może być dość kłopotliwe, bo pracownicy często są źródłem wielu wyzwań, a są oni w bezpośrednim kontakcie z klientami. Ich zadowolenie i poczucie, że są dla firmy ważni, przekłada się na ich pracę, a co za tym idzie – satysfakcję klientów. Zarządzający sieciami handlowymi powinni więc skierować podwójną siłę na dopieszczenie własnych pracowników.
Wszechstronny kierownik
Cechą charakteryzującą sieci handlowe jest to, że zazwyczaj posiadają jedną centralę, ale charakteryzują się rozproszeniem terytorialnym. Oddziałem sieci, czyli pojedynczym sklepem zarządza kierownik. Musi on być wszechstronnie uzdolniony, ponieważ spełnia wiele ról. Począwszy od bycia doskonałym sprzedawcą – bo to od jego decyzji zależy sukces sprzedażowy sklepu, na byciu doskonałym hr-owcem kończąc. To on rekrutuje pracowników i odpowiada za całą administrację związaną z formalnościami w procesie zatrudnienia pracowników.
Nie jest to łatwe zadanie. Sklepy przeważnie są otwarte od 6.00 – 22.00, pracownicy pracują nawet na 3 zmiany. Warunki pracy nie należą do najłatwiejszych, branża boryka się z wieloma problemami, a zatrudnieni mają coraz większe wymagania. Cechą charakterystyczną tej branży jest bardzo duża rotacja pracowników, co pociąga za sobą kolejne obowiązki w obszarze HR po stronie menedżera sklepu. Na kierownika spada cały ciężar odpowiedzialności za kadry i płace oraz przekazanie niezbędnej dokumentacji do centrali. Zazwyczaj menedżer sklepu przez większość czasu pełni rolę koordynatora HR, zamiast skupiać się na rozwijaniu handlu. Taka sytuacja nie tylko może hamować biznes, ale często powoduje również problemy natury formalnej, ponieważ często kierownik nie jest w stanie sprawdzić pod kątem formalnym poprawności składanych przez pracowników dokumentów. Zdarza się również, że przy dużej ilości zatrudnionych w danym oddziale, nie jest dotrzymywana terminowość, która jest niezwykle istotna w operacyjnym działaniu działu kadr i płac. Nie można nie zapomnieć również o tym, że to właśnie kierownik odpowiedzialny jest za wszystkie niezbędne planowanie operacyjne, jak ustalanie grafików i zmian, rozliczanie czasu pracy, obieg dokumentów czy urlopy.
Czas na wagę złota
Terminowość jest jednym z najważniejszych czynników, które muszą być dopełnione przez firmy względem organów państwowych takich jak Urząd Skarbowy, ZUS, czy Inspekcja Pracy. Zwłaszcza, że duża rotacja pracowników w sieciach handlowych nie jest tutaj sprzymierzeńcem zarządzających. Na przykład zatrudnieni najczęściej zwalniają się pod koniec miesiąca. To powoduje szereg problemów, ponieważ zarówno pensje, jak i obieg dokumentów muszą być gotowe na czas. Zbieranie wszystkich niezbędnych dokumentów i przesłanie ich do centrali powoduje, że nagle pod koniec miesiąca dział kadr znajdujący się gdzieś w centrali, który odpowiada za wszystkie oddziały musi się nieźle nagimnastykować, aby dopełnić wszystkich formalności. Nie można też zapomnieć, że polskie prawo wymaga od pracodawców, aby Ci gromadzili i przechowywali oryginały dokumentów. Bez nich nie może się odbyć żadna operacja. Np. wszystkie zwolnienia lekarskie muszą być oryginalnymi dokumentami, zanim zostanie wprowadzone do systemu a pensje naliczone. A wypłaty bezwzględnie muszą zostać wypłacone w terminie, bo do tego obliguje przedsiębiorcę polskie prawo.
Miękki HR w sieciach handlowych nie istnieje
W przypadku zarządzania zasobami ludzkimi, nie można zapomnieć o wszystkich działaniach poza twardym HR, czyli o narzędziach motywacyjnych, rozwojowych i służących ocenianiu pracowników. Sektor sieci handlowych widzi potrzebę rozwijania tego obszaru, jednak w praktyce na te działania po prostu brakuje czasu, a duże rozproszenie biznesu wcale tego nie ułatwia Zazwyczaj działania szkoleniowe kończą się na tym, że pracownik przechodzi instruktaż z zakresu BHP
Przede wszystkim należy przyjrzeć się przyczynom problemów, z którymi najczęściej borykają się sieci handlowe i firmy wielooddziałowe. Przede wszystkim jest to duże rozproszenie, terminowość oraz wielozadaniowość kierowników poszczególnych sklepów. Najważniejsze jest znajdywanie rozwiązań, które skutecznie mogą poprawić funkcjonowanie sieci handlowych i są lekiem na bieżące, charakterystyczne problemy organizacji.
Zewnętrzne wsparcie
Rozwiązaniem większości omówionych problemów może stać się większa koncentracja kierowników sklepów na głównej działalności sieci handlowej, czyli na sprzedaży. Stanie się to możliwe jeżeli część procesów pobocznych, takich jak procesy kadrowo-płacowe przekazana zostanie wyspecjalizowanemu w tym zakresie dostawcy – outsourcerowi. Przewagą zewnętrznego partnera jest to, że procesy, które dla sieci handlowej nie stanowią głównego biznesu, są istotną działalności outsourcera, co oznacza, że jest w tym obszarze ekspertem. Profesjonalny dostawca ma niezbędną wiedzę i doświadczenie, aby optymalizować procesy kadrowo-płacowe, ale również narzędzia informatyczne, które ułatwiają codzienną współpracę z Klientem. Klientem dla outsourcera w tym przypadku jest nie tylko centrala sieci handlowej, każdy pojedynczy oddział, kierownik sklepu, ale również każdy pracownik sieci.
Z datami za pan brat
Przede wszystkim, wszystkie działania związane z HR twardym, czyli obieg dokumentów i wszystkie sprawy pracownicze, sieć handlowa przekazuje na barki outsourcera. Należy mieć świadomość, jak znacznym odciążeniem i pomocą jest dla nas outsourcer. To on przejmuje wszystkie obowiązki, kompletuje dokumenty i odpowiada za ich poprawność. Przekazanie tych działań będzie ogromną ulgą dla firmy i znacznie poprawi ten problematyczny obszar.
Doskonałym przykładem będzie tu kontrola skarbowa czy z ZUS-u. Dla tych organów, terminowość jest niezwykle ważna. Outsourcerzy dobrze zdają sobie sprawę, jak współpracować z instytucjami państwowymi. Dzięki systemom i doświadczeniu, mają możliwość szybkiego dostępu do dokumentów pracowniczych oraz wszystkich danych, które w każdej chwili mogą być udostępnione podczas kontroli. Nie można też zapominać, że współpracując z organami państwowymi, outsourcer po prostu zna ich wymagania. Dzięki temu zyskujemy pewność, że pojawiające się problemy uda się rozwiązać szybko, ponieważ zazwyczaj są one podobne w wielu firmach. Partner biznesowy będzie wiedział jak sobie z nimi poradzić, a co najważniejsze – zapobiec im w przyszłości.
Warto też zwrócić uwagę na możliwości technologiczne, jakie niesie ze sobą taka współpraca. W tej chwili dostępne są systemy i aplikacje HR, z których mogą bezpośrednio korzystać pracownicy. To za ich pomocą w szybki sposób sprawdzą status swoich dokumentów, dostępne i zaległe urlopy, grafik zmian itp. Jeśli ktoś nie czuje się zbyt pewnie z taką aplikacją, niektórzy outsourcerzy przekazują pracownikom do dyspozycji swoich ekspertów pracujących na infolinii. Specjaliści są w stanie szybko i kompetentnie odpowiedzieć na każde pytanie ze strony pracownika klienta. Jest to ogromne udogodnienie dla kierowników sklepów i zarządzających. Jednocześnie sam zatrudniony ma prosty dostęp do informacji w każdej chwili, co wpływa na większe zadowolenie pracowników.
Kłopoty administracyjne w sieciach handlowych często są wynikiem problemów z dotrzymaniem terminów, poprawnością w dokumentach oraz zbytnim obciążeniem kierowników poszczególnych jednostek. Warto przekazać tę część działalności doświadczonemu partnerowi, który nie tylko usprawni ten sektor w firmie, ale wspomoże również zarządzanie zasobami ludzkimi, który jest tak niezwykle istotny w sieciach handlowych.
Autor: Ewa Żygadło-Gilewska, ekspert Impel Business Solutions
