Za niespełna dwa miesiące ruszają e-kontrole podatkowe. Oznacza to, że urząd skarbowy będzie mógł żądać od dużych przedsiębiorstw (a w kolejnym terminie także od pozostałych firm) przekazania danych do kontroli w formie elektronicznej, w ściśle określonym formacie – Jednolitego Pliku Kontrolnego. Renata Łukasik, dyrektor ds. oprogramowania w firmie Macrologic, który jest polskim dostawcą systemów ERP, radzi, jak przygotować firmę do wprowadzenia nowej procedury tak, aby nie narazić się na ewentualne konsekwencje prawne.
Po pierwsze, sprawdź, czy będziesz podlegać e-kontrolom. Do wdrożenia Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) powinny przygotować się wszystkie firmy, które zatrudniają ponad 250 pracowników. Jeśli jednak przedsiębiorstwo zatrudnia mniej osób, ale jego roczny obrót netto wynosi ponad 50 milionów euro lub suma aktywów bilansu przekracza 43 milionów euro, to ten obowiązek także go dotyczy. W przypadku, gdy twoja firma nie spełnia żadnego z powyższych warunków, to również warto przygotować ją do e-kontroli, choć prawo tego nie nakazuje. Należy przy tym pamiętać, że jeśli nie zrobisz tego teraz, taki obowiązek będziesz musiał spełnić do 1 lipca 2018 r.
Po drugie, zidentyfikuj źródła i proces zbierania danych w swojej firmie. Dokonaj przede wszystkim przeglądu procedur dotyczących zasad polityki rachunkowości. Ważne będą informacje, w jaki sposób są pozyskiwane dane, np. do ksiąg rachunkowych, magazynu, a także wyciągi bankowe, faktury, inne dokumenty oraz jak są one ujmowane w systemie VAT. Ustalenie procedur sprawi, że uzyskasz cenną wiedzę na temat tego, co jeszcze należy doprecyzować, tak aby złożona deklaracja, a następnie utworzony Jednolity Plik Kontrolny były ze sobą spójne.
Po trzecie, skontaktuj się z producentem oprogramowania w celu aktualizacji obecnego systemu księgowego. Dzięki niej do dotychczasowego oprogramowania zostanie dodana funkcjonalność dotycząca możliwości generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego. W zależności od rodzaju i zakresu umowy serwisowej zawartej z dostawcą oprogramowania otrzymasz ją bezpłatnie albo będziesz musiał ponieść koszty jej wdrożenia. Firmy, które pracują na starych wersjach systemu, powinny zadbać o dokonanie upgrade’u, gdyż do starszych wersji nie będą wykonywane aktualizacje umożliwiające generowanie pliku JPK. Dobrze zrobić to już dziś, bo realizacja takiego projektu informatycznego wymaga czasu, a w momencie otrzymania wezwania do e-kontroli możesz nie zdążyć już z dokonaniem niezbędnych aktualizacji.
Po czwarte, wygeneruj próbne pliki w celu przetestowania oraz ich zweryfikowania. Po 1 lipca br. urząd skarbowy może zwrócić się potencjalnie do każdego przedsiębiorcy, którego dotyczy nowe prawo, po dokumenty w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Dlatego warto wcześniej przetestować działanie systemu. Pozwoli to na dokładne sprawdzenie, czy dane potrzebne do kontroli generują się poprawnie.
Po piąte, pamiętaj, że to przedsiębiorca, czyli podatnik odpowiada za jakość przekazanych danych i to w jego interesie jest jak najlepsze przygotowanie się do kontroli. Brak przekazania JPK na wezwanie kontroli skarbowej będzie skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową. Dobrze zatem, jeśli w procesie przygotowania organizacyjnego możemy liczyć na wsparcie dostawcy systemu informatycznego, który wykonana odpowiednie analizy i doradzi najlepsze rozwiązania.
