Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację.
Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.
KSeF nie tylko zmienia sposób wystawiania dokumentów, ale wymaga głębokiej reorganizacji procesów wewnętrznych. To zmiana, która wpływa na zakres obowiązków i odpowiedzialność księgowych wymuszając dostosowanie struktur organizacyjnych i procedur. Faktura musi być poprawnie przygotowana pod kątem danych formalnych i struktury XML, co wymusza współpracę między działami oraz wprowadzenie kontroli jakości danych. Wśród księgowych planujących istotne zmiany w organizacji, aż 50,9% wskazuje na konieczność reorganizacji procesów i zadań w obecnym zespole*.
Cyfryzacja sprawia, że KSeF automatycznie przechowuje faktury przez okres 10 lat, nadaje im unikalne numery i umożliwia ich szybkie wyszukiwanie, eliminując część pracy manualnej, jak archiwizacja papierowych dokumentów czy ręczne przepisywanie danych. Nie oznacza to jednak, że księgowy przestanie być potrzebny. Wręcz przeciwnie, jego rola przekształca się z wykonawczej w analityczno-nadzorczą. Wymagane będą nowe kompetencje, takie jak:
- nadzorowanie poprawności danych,
- reagowanie na błędy walidacji,
- współpracowanie z zespołem IT i dostawcami oprogramowania,
- kontrolowanie procesów podatkowych i rachunkowych.
Ponadto księgowy musi wiedzieć, jak interpretować przepisy w kontekście nowego sposobu fakturowania.
Jedną z niewątpliwych zalet KSeF jest automatyzacja przepływu danych. Faktury są przekazywane w formacie ustrukturyzowanym, co oznacza, że systemy księgowe mogą je automatycznie odczytywać i importować bez potrzeby ręcznego przepisywania treści. W praktyce oznacza to, że system może poprawnie rozpoznać, kto wystawił fakturę, na jaką kwotę i z jakim podatkiem VAT, ale interpretacja i klasyfikacja tych danych pozostają odpowiedzialnością księgowego. To on decyduje, jak dany wydatek zostanie ujęty w ewidencji księgowej – czy będzie to koszt uzyskania przychodu, zakup środka trwałego czy może wydatek niepodlegający ujęciu w kosztach czy odliczeniu VAT. To księgowy również rozpoznaje moment powstania obowiązku podatkowego z danej transakcji, a co za tym idzie – jest odpowiedzialny za wykazanie faktur w odpowiednich okresach księgowych w ewidencjach. Zmiana wymaga przygotowania – i to nie tylko technicznego. Dla biur rachunkowych KSeF oznacza konieczność inwestycji w kompetencje i opracowanie nowych procedur. Z danych raportu raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”, wynika, że aż 56,6% księgowych planujących zmiany stawia w pierwszej kolejności na udział w szkoleniach związanych z KSeF.
KSeF z pewnością uprości wiele aspektów fakturowania i księgowości, jednak nie można mówić o „zmniejszeniu pracy” księgowych w klasycznym rozumieniu. Zmienia się charakter tej pracy: z manualnego wprowadzania dokumentów na więcej odpowiedzialności, nadzoru i analityki.
* Raport fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”
