Czystość to koszt, który firmy liczą najgorzej

W budżecie większości firm sprzątanie stoi w jednej linijce: faktura od firmy sprzątającej albo pensja osoby sprzątającej plus zakupy środków czystości. Tymczasem w tej jednej linijce 70–80 procent to koszt pracy ludzi, a o tym, ile ta praca kosztuje, decyduje nie stawka godzinowa, lecz metoda: czym, jak często i na jakiej powierzchni się sprząta.

Bartosz Wiśniewski pracuje w branży utrzymania czystości od 2002 roku, a od 2005 roku prowadzi w Gdyni założoną przez siebie firmę HAERSON, która doradza firmom, szkołom, szpitalom i obiektom sportowym w doborze technologii sprzątania, dostarcza profesjonalny sprzęt czyszczący, startuje w przetargach publicznych i szkoli personel sprzątający. Rozmawiamy o tym, jak policzyć rzeczywisty koszt czystości na metr kwadratowy, kiedy maszyna się zwraca, kiedy nie, i od czego zacząć, gdy właściciel podejrzewa, że przepłaca.

Od 2005 roku doradza Pan firmom w utrzymaniu czystości. Co zmieniło się przez te dwadzieścia lat w tym, jak firmy podchodzą do sprzątania?

Doprecyzuję na początek: w branży jestem od 2002 roku, a firmę założyłem trzy lata później, więc mówimy o prawie ćwierć wieku. Przez ten czas zmieniły się dwie rzeczy. Pierwsza to estetyka. Firmy zauważyły, że czystość może być bardzo dużym wyróżnikiem wyglądu obiektu. Kiedy właściciel stawia na ładne wnętrze i inwestuje duże pieniądze w meble, urządzenia, materiały wykończeniowe, to dostrzega również potrzebę utrzymania tego wszystkiego w czystości i higienie na wysokim poziomie. Zależy mu na tym, żeby obiekt przez długie lata wyglądał tak jak w dniu otwarcia: błyszczący, zadbany, higieniczny. Na początku lat dwutysięcznych takie rozmowy były rzadkością, dziś to punkt wyjścia.

Druga rzecz to higiena w sensie zdrowotnym. Firmy zrozumiały, że czystość obiektu ma zasadniczy wpływ na samopoczucie i zdrowie ludzi, którzy z niego korzystają: pracowników, klientów, uczniów, pacjentów. To już nie jest kwestia wyglądu, tylko odpowiedzialności za ludzi.

Zmieniła się też arytmetyka. Płaca minimalna w 2026 roku to 4 806 zł brutto miesięcznie, czyli 31,40 zł za godzinę. Każda godzina pracy zaoszczędzona dzięki lepszej metodzie jest dziś warta kilka razy więcej niż dwadzieścia lat temu. Wydajność sprzątania przestała być tematem dla pasjonatów branży, a stała się tematem dla dyrektora finansowego.

Dlaczego czystość jest kosztem, który firmy liczą najgorzej? Gdzie w budżecie znikają te pieniądze?

Dlatego, że sprzątanie to praca ludzi. To jest praca ręczna, wykonywana przez człowieka, nawet jeśli człowiek prowadzi przy tym maszynę. W firmach sprzątających 70–80 procent kosztów stanowi koszt pracy. Tymczasem wiele firm liczy wyłącznie to, co widać na fakturach: sprzęt, środki czyszczące, maszyny. Kosztu pracowników, którzy wykonują sprzątanie na obiekcie, nie liczy wcale, bo on siedzi w liście płac, a nie w budżecie „czystość”. Skoro firma nie widzi największego składnika kosztu, to nie widzi też tego, co da się poprawić, czyli wydajności pracy.

Pieniądze znikają w czterech miejscach. Po pierwsze w metodzie. Policzmy biuro z 800 m² posadzek twardych, mytych codziennie. Mopem kieszeniowym, który wymaga schylania się i wyżymania, pracownik myje około 175 m² na godzinę, czyli potrzebuje ponad czterech i pół godziny. Mopem płaskim 60 cm na stelażu z wózkiem dwuwiadrowym robi około 375 m² na godzinę i kończy po dwóch godzinach z kwadransem. Różnica to prawie dwie i pół godziny dziennie. Przy 260 dniach roboczych i realnym koszcie godziny pracy rzędu 45 zł wychodzi blisko 29 tysięcy złotych rocznie na jednym niewielkim biurze. Nikt tej kwoty nie zobaczy na żadnej fakturze.

Po drugie w dozowaniu chemii. Środek lany „na oko” to zwykle dwa razy więcej koncentratu, niż trzeba. Przy 50 litrach roztworu dziennie i 250 dniach pracy to różnica między około 3 750 a 7 500 zł rocznie, a przy całkowitym braku kontroli cztero- lub pięciokrotność normy. Dozownik kosztuje kilkadziesiąt złotych.

Po trzecie w częstotliwości. Większość obiektów sprząta się „wszystko codziennie”, choć brud powstaje w jednych miejscach intensywnie, a w innych prawie wcale. O tym powiem więcej na końcu.

Po czwarte w samej pensji. Pensja to nie koszt pracy. Do 31,40 zł brutto za godzinę pracodawca dokłada 20,48 procent składek, co daje 37,83 zł, zanim doliczy chemię, materiały, sprzęt i koszty ogólne. Firmy, które liczą „pensja plus trochę”, mylą się co najmniej o jedną trzecią.

Jak policzyć rzeczywisty koszt utrzymania czystości na metr kwadratowy? Co trzeba wliczyć poza pensją osoby sprzątającej?

Wzór jest prosty, trudne jest tylko zebranie danych. Koszt sprzątania jednego metra kwadratowego to koszt roboczogodziny podzielony przez wydajność metody w metrach na godzinę, plus chemia, materiały higieniczne i logistyka.

Zacznijmy od roboczogodziny, bo tu tkwi największy błąd. Stawka brutto pracownika, powiedzmy minimalne 31,40 zł, to dopiero początek. Dochodzą składki pracodawcy: emerytalna, rentowa, wypadkowa, Fundusz Pracy z Solidarnościowym i FGŚP, razem 20,48 procent, czyli 6,43 zł. Mamy 37,83 zł. Do tego koszty ogólne, które też trzeba rozłożyć na godziny pracy: ubezpieczenie OC, telefon, nadzór, administracja, zwykle 2–3 zł na godzinę. Dalej amortyzacja sprzętu, czyli cena wózka, mopów, odkurzacza czy maszyny podzielona przez godziny, które przepracują, przeciętnie około 1 zł na godzinę. Do tego zastępstwa za urlopy i chorobowe oraz czas przygotowania i mycia sprzętu po pracy, bo on też jest płatny. Realny koszt roboczogodziny przy płacy minimalnej wychodzi 41–42 zł, a przy stawkach powyżej minimalnej, co jest dziś regułą, 43–46 zł.

Drugi krok to wydajność, czyli ile metrów kwadratowych dana metoda pozwala wyczyścić w godzinę. Tu rozstrzyga się prawie wszystko. Przy koszcie 45 zł za godzinę koszt pracy na jeden metr kwadratowy jednego mycia podłogi wygląda tak:

Ta sama podłoga, ten sam pracownik, ta sama stawka, a koszt metra różni się kilkunastokrotnie. Dlatego pytanie „ile płacicie za godzinę” jest mniej ważne niż pytanie „czym myjecie podłogę”.

Trzeci krok to pozostałe składniki, które liczy się inaczej niż pracę. Chemię liczy się na metr kwadratowy sprzątanej powierzchni i przy prawidłowym dozowaniu to są grosze: środek do podłóg około 0,004 zł na metr na jedno mycie, sanitariaty około 0,025 zł, kuchnia około 0,018 zł. Materiały higieniczne, czyli papier toaletowy, ręczniki i mydło, liczy się na osobę korzystającą z obiektu, przeciętnie 4–5 zł na osobę miesięcznie. Worki na śmieci to około 0,11 zł na metr kwadratowy miesięcznie. Przy firmie zewnętrznej dochodzi dojazd, który potrafi stanowić 10–20 procent kosztów.

Złóżmy to w całość na przykładzie: biuro 500 m², sprzątane pięć razy w tygodniu, w którym pracuje około 30 osób, bo od liczby użytkowników toalet i kuchni zależy zużycie papieru, ręczników i mydła. Zakres: podłogi, wykładziny, cztery toalety, kuchnia, biurka, kosze. To około 74 roboczogodziny jednej osoby sprzątającej miesięcznie. Praca kosztuje około 3 200 zł, chemia około 100 zł, materiały higieniczne i worki dla 30 użytkowników około 200 zł, dojazd około 200 zł. Razem około 3 700 zł miesięcznie, czyli 7,40 zł za metr kwadratowy miesięcznie. Firma sprzątająca, która chce na tym zarobić 30 procent, musi wycenić to biuro na około 5 300 zł, czyli 10,60 zł za metr. Właściciel, który „liczy pensję”, pomnoży 74 godziny przez 31,40 zł i dostanie 2 300 zł. Pomyli się o 60 procent.

Jaki błąd przy zakupie sprzętu widzi Pan najczęściej u firm, które pierwszy raz kupują profesjonalne maszyny?

Brak czasu na testy i na poszukiwanie maszyny dopasowanej do obiektu. Najczęściej są to zakupy w pośpiechu, a w większości przypadków głównym kryterium jest cena. W efekcie firmy bardzo często kupują maszyny, które nie są dopasowane ani do wymagań obiektu, ani do możliwości personelu. I tutaj dochodzimy do sedna sprawy: pracownicy nie chcą takich maszyn używać, ponieważ maszyna dokłada im więcej pracy, zmęczenia i wysiłku, niż gdyby sprzątali bez niej. Taka maszyna „lubi” stać w magazynku, a firma wraca do mopa, tyle że z kilkunastoma tysiącami złotych mniej na koncie.

Dopasowanie do obiektu oznacza kilka konkretnych pytań. Czy maszyna przejedzie przez drzwi i między regałami, przy czym o przejeździe decyduje szerokość listwy ssącej, a nie korpusu. Czy ma gdzie stać i gdzie się ładować. Czy pokona progi i czy ktoś wniesie ją po schodach. Dopasowanie do personelu to z kolei waga, wysokość uchwytu, prostota obsługi, hałas i instrukcja po polsku. Osoba, która ma 160 cm wzrostu i pracuje na drugiej zmianie, nie będzie codziennie walczyć z maszyną zaprojektowaną dla kogoś innego.

Dlatego zawsze namawiam, żeby maszynę najpierw przetestować na własnym obiekcie, z własnym personelem, przez co najmniej tydzień, a dopiero potem porównywać ceny.

Kiedy firma powinna kupić szorowarkę, a kiedy mop i wózek wystarczą? Jak to policzyć na konkretnej powierzchni?

W tym pytaniu są tak naprawdę dwa kryteria decyzji. Pierwsze to efekt. Firma powinna kupić szorowarkę wtedy, gdy zależy jej na wyższej higienie obiektu i wyższym standardzie czystości. Szorowarka czyści mechanicznie, zbiera brudną wodę z podłogi zamiast rozprowadzać ją cieńszą warstwą, a podłoga jest sucha od razu. Wtedy zakup jest inwestycją w wygląd i higienę obiektu, a kalkulacja czasu schodzi na dalszy plan.

Drugie kryterium to wydajność pracy, gdy efekt na podłodze jest dla nas drugorzędny i liczymy wyłącznie czas. Tu próg opłacalności wypada w okolicach 300 m² otwartej podłogi mytej codziennie. Poniżej tego maszyna zwraca się dłużej niż dwa i pół roku i wygrywa dobry wózek dwuwiadrowy z mopem płaskim albo system kieszeniowy z gotowymi, nasączonymi nakładkami. Od 500 m² dziennie zakup jest oczywisty, a przy 1 000 m² maszyna zarabia na siebie w niecały rok.

Policzmy na szorowarce akumulatorowej z szczotką 45 cm, czyli maszynie za 15–20 tysięcy złotych, która w katalogu ma około 1 200 m² na godzinę, a realnie, z zawracaniem, dolewaniem wody i omijaniem przeszkód, robi około 900 m². Mop płaski 60 cm daje około 375 m² na godzinę. Przy 300 m² dziennie różnica to niecałe pół godziny dziennie, czyli przy 250 dniach i 45 zł za godzinę około 5 200 zł rocznie. Maszyna zwraca się więc w trzy do czterech lat, a to za długo jak na sprzęt, który w tym czasie zdąży zmienić akumulatory. Przy 1 000 m² dziennie różnica rośnie do ponad półtorej godziny dziennie, czyli 17–18 tysięcy złotych rocznie, i ta sama maszyna zwraca się w rok. Koszt eksploatacji, czyli szczotka lub pad, gumy listwy ssącej i wymiana baterii po kilku latach, to rząd 500–1 000 zł rocznie i nie zmienia tego wniosku.

Jak ocenić, czy tańsza maszyna faktycznie jest tańsza? Co z częściami, serwisem i czasem przestoju?

Cena zakupu to zaledwie pierwsza pozycja rachunku. Żeby policzyć, która maszyna jest dobrą inwestycją, trzeba do niej doliczyć akcesoria zużywające się w trakcie pracy: szczotki lub pady, gumy w listwie osuszającej podłogę, filtry. Potem elementy, które zużywają się wolniej, ale zużywają się na pewno: węże, uszczelki, silnik ssący, akumulatory. Następnie serwis z dojazdem. I wreszcie przestój, czyli to, co kosztuje dzień, w którym maszyna stoi, a podłogę trzeba umyć ręcznie. Na 1 000 m² to dodatkowe półtorej godziny pracy dziennie, a jeżeli na część czeka się dwa tygodnie, to piętnaście dodatkowych godzin, czyli więcej niż roczna różnica w cenie między tańszą a droższą gumą ssawy.

Te liczby trzeba zebrać i policzyć w perspektywie, powiedzmy, dziesięciu lat. Okres użytkowania zależy od tego, jak intensywnie maszyna pracuje. Firma sprzątająca używa jej codziennie po kilka godzin, w szkole ta sama maszyna pracuje raz w tygodniu. Jedna i ta sama maszyna „żyje” więc trzy lata albo piętnaście i w obu przypadkach inaczej rozkłada się koszt zakupu na godzinę pracy. Im intensywniej maszyna pracuje, tym szybciej zwraca się droższy, ale trwalszy model, i tym dotkliwiej kosztuje każdy dzień jej postoju.

Przed zakupem warto zadać sprzedawcy cztery pytania. Ile kosztuje komplet gum i szczotek i jak często się je wymienia. Jaki jest czas dostawy części. Czy na czas naprawy dostaniemy maszynę zastępczą. Ile trwa gwarancja i co ją unieważnia; dwadzieścia cztery miesiące to dziś standard u poważnych producentów, a lista wykluczeń bywa ważniejsza niż sam okres. Tańsza maszyna, na którą nie ma części, jest najdroższą maszyną w budynku.

Roboty sprzątające pojawiają się w obiektach handlowych, szpitalach, hotelach, uczelniach wyższych. Dla kogo to się już opłaca, a kto powinien poczekać?

Zacznijmy od tego, co robot dziś potrafi i ile kosztuje, bo wokół tego narosło sporo marketingu. Kompaktowy robot do podłóg twardych zamiata, odkurza i szoruje pasem roboczym około 40 cm, pracuje na jednym ładowaniu 4–5 godzin w trybie szorowania, sam wraca do stacji, żeby się naładować, wymienić wodę i opróżnić zbiornik. W przetargach publicznych z 2026 roku taki robot ze stacją kosztował 55–65 tysięcy złotych netto, a duże roboty przemysłowe do hal 100–160 tysięcy za sztukę. Uwaga praktyczna: wydajność „do 1 100 m² na godzinę” z katalogu dotyczy najszybszego trybu, czyli samego zamiatania. Przy szorowaniu realnie jest to 400–500 m² na godzinę i tę liczbę trzeba wstawiać do kalkulacji.

Robot opłaca się tam, gdzie codziennie myje się duże, otwarte powierzchnie na jednej kondygnacji: hale sprzedaży, hole, długie korytarze uczelni czy szpitali, i gdzie trzeba to robić w godzinach pracy obiektu, między ludźmi. Druga grupa to obiekty, w których najzwyczajniej brakuje rąk do pracy albo rotacja personelu przyprawia o ból głowy. Robot nie choruje, nie odchodzi do konkurencji i nie schodzi z jakości o 21:00.

Policzmy. Przy 2 000 m² otwartej podłogi dziennie człowiek z szorowarką prowadzoną potrzebuje około dwóch godzin. Robot robi to sam w cztery do pięciu godzin, a człowiek poświęca mu 20–30 minut dziennie na kontrolę, czyszczenie szczotek i filtrów. Oszczędność to około półtorej godziny dziennie, przy 300 dniach i 45 zł za godzinę około 20 tysięcy złotych rocznie. Robot za 60 tysięcy zwraca się więc w około trzy lata. Przy 4 000 m² dziennie, czyli w średnim markecie, zwrot skraca się do półtora roku i wtedy nie ma o czym dyskutować.

Poczekać powinien ten, kto ma mniej niż 1 000–1 500 m² otwartej podłogi, bo tam szorowarka prowadzona za kilkanaście tysięcy zwraca się szybciej. Poczekać powinien też ten, u kogo podłoga jest zastawiona meblami, poprzecinana progami i wąskimi przejściami poniżej 65 cm, bo robot spędzi dzień na objeżdżaniu przeszkód. I wreszcie ten, kto liczy, że robot zastąpi etat. Podłogi to w typowym biurze 20–30 procent czasu sprzątania. Robot nie umyje toalet, nie wytrze biurek i nie opróżni koszy. On oddaje personelowi czas, a nie zwalnia go z pracy, i tak trzeba tę inwestycję liczyć.

Rada na koniec: zacząć od jednego robota na jednym obiekcie, poprzedzić zakup pokazem i kilkudniowym testem na własnych metrach i przez pierwsze trzy miesiące mierzyć czas, który robot faktycznie oddał ludziom.

Startuje Pan w przetargach publicznych. Czego firmy prywatne mogłyby się nauczyć z tego, jak zamawiający publiczni opisują wymagania wobec sprzętu?

Odwróciłbym to pytanie i zapytał, czego zamawiający publiczni mogą się nauczyć od firm prywatnych. Bardzo często spotykam się z kryterium wyboru oferty: cena 100 procent. Jeżeli specyfikacja techniczna produktu, czyli opis tego, co kupujący chce otrzymać, jest dobrze opracowana, taki warunek może zostać, bo porównuje się wtedy naprawdę równoważne rzeczy. Ale kryteria bardzo często są opisane nieprecyzyjnie i zostawiają przestrzeń do zaproponowania produktu niskiej jakości, który formalnie spełnia wymagania, a nie spełnia oczekiwań użytkownika. Wtedy kryterium ceny jest bardzo zawodne, a kupujący dowiaduje się o tym po roku, gdy maszyna stoi.

Firma prywatna decyduje o zakupie po pokazie, po teście na własnym obiekcie, po rozmowie z osobą, która będzie maszyną pracować. Liczy koszt eksploatacji, pyta o serwis, o czas reakcji, o szkolenie. Tego brakuje w wielu postępowaniach publicznych, choć prawo na to pozwala: kryteria pozacenowe, wymóg prezentacji, okres gwarancji i czas reakcji serwisu da się wpisać do specyfikacji.

Z drugiej strony jest jedna rzecz, którą firmy prywatne mogłyby wziąć od zamawiających publicznych: pisemny opis przedmiotu zamówienia. Zanim kupi się maszynę za 20 tysięcy, warto spisać na jednej stronie, czego się od niej oczekuje, w liczbach: szerokość robocza, pojemność zbiorników, czas pracy na baterii, poziom hałasu, wydajność w trybie mycia, a nie katalogowe „do X m² na godzinę”. Taki dokument porządkuje rozmowę ze sprzedawcą i chroni przed zakupem pod wpływem rabatu.

Jak wygląda u Pana doradztwo w praktyce: co Pan sprawdza w obiekcie, zanim cokolwiek zaproponuje?

Zaczynam od pytania, na czym klientowi zależy, bo odpowiedzi bywają bardzo różne: czy wyłącznie na niskiej cenie, czy na podniesieniu wydajności pracy, przyspieszeniu określonych czynności, czy może na ułatwieniu personelowi wykonywania zadań, które dziś są dla niego ciężkie. Od tego zależy, co w ogóle ma sens proponować.

Potem schodzimy na poziom obiektu. Jeżeli budujemy technologię sprzątania, dopytuję, jak często powstają zabrudzenia, jakiego są rodzaju i z czego wykonane są powierzchnie, które mamy czyścić, bo od materiału zależy dobór chemii i narzędzi. Interesuje mnie, jak zabezpieczone jest wejście do obiektu, bo strefa wejścia jest miejscem, w którym brud wchodzi do budynku, i każdy metr dobrej wycieraczki to kilka metrów mniej do mycia w środku. Sprawdzam, gdzie konkretnie tworzą się zabrudzenia i jakie: piasek i sól w korytarzach, tłuszcz w kuchni, kamień w sanitariatach, kurz w biurach. Pytam o personel: ile osób, w jakich godzinach, z jakim doświadczeniem, jakim sprzętem pracuje dziś i co w tym sprzęcie im przeszkadza.

Dopytuję o wiele rzeczy, ponieważ wszystkie razem wzięte decydują o tym, jak skutecznie właściciel i administrator obiektu radzą sobie z zanieczyszczeniami i czy cel, który sobie postawili, jest w ogóle osiągalny przy ich budżecie. Dopiero po takiej rozmowie da się odpowiedzialnie zaproponować wózek, maszynę albo zmianę częstotliwości, a czasem wszystkie trzy rzeczy naraz.

Od czego powinien zacząć właściciel firmy, który podejrzewa, że przepłaca za sprzątanie?

Od zmierzenia czasu. Jakie czynności i jakie zadania zabierają ile czasu poszczególnym osobom. Nie z grafiku, tylko ze stopera, przez tydzień. Większość właścicieli nigdy tego nie zrobiła i to jest pierwsze zaskoczenie.

Drugi krok to zderzenie tych liczb z normami czasu pracy. Branża ma do tego narzędzie: normy ISSA, międzynarodowej organizacji branży utrzymania czystości, czyli ponad 600 norm, które mówią, ile minut zajmuje konkretna czynność na powierzchni referencyjnej. Na przykład sprzątanie klasy szkolnej o powierzchni około 93 m², czyli kosze, kurz, tablica i podłoga, to 9–17 minut zależnie od metody. Toaleta to 1,5–2 minuty na jeden element armatury. Umycie mopa sznurkowego po pracy to 3–10 minut, mopa płaskiego z mikrofibry jedna minuta. W większości przypadków takie porównanie pokazuje, że określone czynności można skrócić, i to nie przez poganianie ludzi, tylko przez zmianę narzędzia lub organizacji.

Trzeci krok to analiza częstotliwości. W obiektach zabrudzenia powstają w niektórych pomieszczeniach i miejscach częściej i intensywniej, a w innych rzadziej. Korytarz przy wejściu brudzi się co godzinę, sala konferencyjna używana dwa razy w tygodniu prawie wcale. Tymczasem harmonogram traktuje je zwykle tak samo. Częstotliwość sprzątania należy dostosować do rodzajów i źródeł zabrudzeń, a nie do przyzwyczajenia. Zwykle oznacza to, że część powierzchni sprząta się rzadziej, a część, na przykład powierzchnie dotykowe i strefę wejścia, częściej niż dotąd, i że per saldo godzin wychodzi mniej, a obiekt jest czystszy.

Kto zrobi te trzy kroki, ten po miesiącu wie, czy przepłaca, o ile i dlaczego. A to jest wiedza, która w większości firm dziś nie istnieje.

Bartosz Wiśniewski pracuje w branży utrzymania czystości od 2002 roku. W 2005 roku założył w Gdyni firmę HAERSON, która doradza firmom, instytucjom publicznym i placówkom oświatowym w doborze technologii utrzymania czystości i dostarcza profesjonalny sprzęt czyszczący dla obiektów biurowych, handlowych, przemysłowych i medycznych. Startuje w przetargach publicznych, prowadzi szkolenia dla personelu sprzątającego i publikuje poradniki branżowe.