Poza dobrym pomysłem na biznes oraz oddanymi i wykwalikowanymi pracownikami, do pełnego sukcesu firma potrzebuje jeszcze jednej rzeczy – regularnych wpłat z tytułu wystawionych faktur. Ich brak może zachwiać nie tylko relacją z partnerem biznesowym, ale także zaburzyć płynność finansową przedsiębiorstwa, która przekłada się na problemy w regulowaniu opłat z tytułu prowadzonej działalności, w tym także wypłaty pensji. Dlatego, jeśli właściciel firmy zauważy pierwsze symptomy opóźnień w spłacie faktur przez kontrahentów, powinien jak najszybciej podjąć działanie. Odzyskiwanie należności warto rozpocząć od polubownych sposobów. Eksperci Casus Finanse, spółki należącej do Grupy Lindorff, przedstawiają te, które warto rozważyć, zanim podejmiemy decyzję o skierowaniu sprawy do sądu.
- Na początek – analiza zaległych należności
Na początku przedsiębiorca powinien przeanalizować wysokość należności, którą jest mu winien kontrahent oraz sprawdzić informacje na jego temat. Można je zgromadzić we własnym zakresie np. z KRS, rejestru przedsiębiorców, a nawet na podstawie publikacji w mediach. Więcej możliwości daje nam jednak zatrudnienie firmy zarządzającej wierzytelnościami posiadającej w swoim składzie licencjonowanych detektywów, mających uprawnienia do zbierania danych wrażliwych (jak np. Casus Detektyw). Dzięki szerszym niż wywiadownie możliwościom, licencjonowani detektywi mają dostęp do informacji pozwalających na określenie, czy z pozoru dobrze prosperująca firma nie ukrywa istotnych danych lub nie prowadzi działalności niezgodnej z prawem.
- Polubowne wezwanie do zapłaty
Proces odzyskiwania należności wymaga od przedsiębiorcy cierpliwości i konsekwencji. Po zebraniu danych na temat nierzetelnego kontrahenta, należy nawiązać z nim kontakt np. poprzez wewnętrzny dział windykacyjny firmy lub wytypowanego do tego zadania pracownika. Jedną z najbardziej popularnych form komunikacji jest listowne wezwanie do zapłaty (tzw. monit). Monit nie tylko informuje o niezapłaconej fakturze, ale także jest sygnałem, że wierzyciel zamierza odzyskać swoje pieniądze. Wzywanie do zapłaty może odbywać się także przy wykorzystaniu wiadomości SMS, MMS, e-maili, faksów itd.
Niestety, przy podejmowaniu takich działań przez pracownika firmy istnieje zagrożenie, że wpłynie to na jej wizerunek i relacje z kontrahentem, który do niedawna był przecież klientem. Ponadto, do prowadzenia takich działań przedsiębiorca może nie posiadać odpowiednich zasobów – odzyskiwanie należności często wymaga zatrudnienia nowej osoby, szkoleń, zapewnienia narzędzi do pracy, takich jak sprzęt, systemy informatyczne. Wówczas warto skorzystać z oferty zewnętrznej firmy zarządzającej wierzytelnościami.
- Odzyskiwanie wierzytelności na zlecenie
Firmy zarządzające należnościami – w przeciwieństwie do wewnętrznych działów windykacyjnych firm – w procesie odzyskiwania zaległych wierzytelności dysponują z reguły o wiele bardziej zaawansowanymi technikami oddziaływania oraz bardziej rozbudowanym zapleczem operacyjnym. To wyspecjalizowane podmioty, które zatrudniają doświadczonych negocjatorów i specjalistów terenowych, posiadają pełną bazę danych zadłużonych klientów, znają mechanizmy odzyskiwania należności, a także kwestie prawne z nimi związane. Warto przed nawiązaniem współpracy z taką firmą skorzystać z bezpłatnej konsultacji, przedstawić problem i poznać możliwe sposoby jego rozwiązania. Usługę tego typu oferuje spółka Casus Finanse, należąca do Grupy Lindorff. Praca firmy polega na kompleksowych działaniach i stałym kontakcie z nierzetelnym kontrahentem – od częstych rozmów telefonicznych i wzywaniu do zapłaty po ustalenia polubowne i drogę prawną. Zdjęcie obowiązku windykowania klientów z pracowników firmy pozwala przede wszystkim na zachowanie czystości relacji biznesowych, a wiedza i doświadczenie zewnętrznego partnera gwarantują skuteczność działania.
Pozytywne relacje z partnerami biznesowymi to podstawa każdej działalności gospodarczej. W biznesie funkcjonuje jednak także zasada ograniczonego zaufania. Działania prewencyjne lub odzyskiwanie zaległych należności stają się więc regularnym narzędziem prowadzenia biznesu, z którego coraz częściej korzystają świadomi i myślący perspektywicznie przedsiębiorcy.
