Leasing pozwala korzystać z samochodu, maszyny lub sprzętu w zamian za raty leasingowe ustalone w umowie. Gdy firma osiąga nieregularne przychody, największym wyzwaniem jest terminowa spłata zobowiązań w słabszych miesiącach. Pomagają w tym prognoza przepływów pieniężnych, odpowiednio dobrany harmonogram spłat i rezerwa finansowa. Jak je zaplanować?
Co to jest leasing i jakie płatności trzeba zaplanować?
W leasingu strona finansująca, czyli leasingodawca, nabywa określoną rzecz i oddaje ją do odpłatnego korzystania innej firmie (leasingobiorcy) na ustalony czas. Za korzystanie z przedmiotu firma płaci raty zgodnie z umową, a po jej zakończeniu może wykupić przedmiot, jeśli przewidziano taką możliwość.
W poradniku na firmove.pl znajdziesz szersze wyjaśnienie, co to leasing. Przy zmiennych wpływach najważniejsze jest jednak ustalenie, kiedy dokładnie trzeba zapłacić raty, opłatę wstępną, ubezpieczenie i ewentualny wykup.
Terminy płatności wynikają z umowy, a nie z dat otrzymania pieniędzy od klientów. Nawet gdy zapłata za fakturę się opóźnia, rata staje się wymagalna w uzgodnionym terminie.
Dlaczego wysokie przychody nie wystarczą do spłaty rat leasingowych?
Przychód ze sprzedaży nie jest tym samym co środki pieniężne dostępne na rachunku bankowym. Firma może wystawić faktury na dużą kwotę, lecz oczekiwać na zapłatę dopiero za 30 lub 60 dni. Tymczasem wcześniej musi uregulować zobowiązania z tytułu zakupu materiałów, wypłacić wynagrodzenia, zapłacić podatki i opłacić raty leasingu.
Problem dotyczy m.in. firm budowlanych, które otrzymują zapłatę po wykonaniu etapu prac, oraz przedsiębiorstw sezonowych. Roczny wynik może wyglądać dobrze, podczas gdy w niektórych miesiącach brakuje środków na bieżące zobowiązania. Dlatego decyzję o zawarciu umowy leasingu warto oprzeć o analizę przepływów pieniężnych, a nie tylko prognozowanych przychodów.
Jak sprawdzić, czy firmę będzie stać na leasing przez cały rok?
Zacznij od zestawienia planowanych wpływów i wydatków miesiąc po miesiącu, najlepiej na okres co najmniej 12 miesięcy. Przy umowie wieloletniej sprawdź również zobowiązania w kolejnych latach, w tym termin i kwotę ewentualnego wykupu przedmiotu leasingu.
W prognozie uwzględnij:
- wpływy od klientów – według przewidywanych dat faktycznych płatności, a nie dat wystawienia faktur;
- wydatki firmowe – wynagrodzenia, materiały, czynsz oraz zobowiązania podatkowe i składkowe;
- płatności leasingowe – opłatę wstępną, raty, wymagane ubezpieczenie i kwotę wykupu, jeśli jest planowany;
- stan gotówki – środki na początku miesiąca i saldo po wszystkich zaplanowanych płatnościach.
Do prognozy wpisuj kwoty w wartościach brutto (z podatkiem VAT, jeśli jest naliczany). Jeżeli możesz odliczyć podatek naliczony, uwzględnij osobno zwrot podatku lub pomniejszenie zobowiązania podatkowego w odpowiednim terminie. Nie zakładaj, że odliczenie nastąpi dokładnie w dniu zapłaty raty.
Przygotuj też wariant ostrożniejszy: np. z opóźnieniem dużej płatności lub niższą sprzedażą w sezonie. Jeśli przewidywane saldo spada poniżej zera, jeszcze przed podpisaniem umowy ustal, skąd pokryjesz niedobór.
Czy raty leasingowe można dostosować do sezonowości?
Niektóre firmy leasingowe dopuszczają ustalenie harmonogramu z ratami różnej wysokości. W takim wariancie korzystający z leasingu może płacić więcej w miesiącach wysokiej sprzedaży, a mniej poza sezonem. Kwestię tę trzeba jednak uzgodnić przed zawarciem umowy – nie jest to opcja dostępna automatycznie.
Jeśli np. firma zajmująca się pielęgnacją ogrodów uzyskuje większość wpływów od wiosny do jesieni, przy leasingu maszyn może wnioskować o wyższe raty w tym okresie i niższe zimą. Powinna jednocześnie porównać łączną kwotę świadczeń, ponieważ sezonowy harmonogram nie oznacza tańszego finansowania.
Zakres finansowanych przedmiotów również zależy od oferty konkretnego finansującego. Przykładowo leasing w ING Leasing dotyczy m.in. samochodów, maszyn i sprzętu IT. Dostępność harmonogramu sezonowego oraz jego warunki trzeba potwierdzić indywidualnie z firmą leasingową.
Jak obliczyć rezerwę finansową na miesiące o obniżonych przychodach?
Wysokość rezerwy najlepiej ustalić na podstawie tego, ile środków finansowych brakuje w słabszych miesiącach w odniesieniu do zapłaty rat leasingowych. Załóżmy, że po pokryciu wszystkich pozostałych wydatków firma dysponuje kwotą 9000 zł miesięcznie przez pięć miesięcy sezonu wysokiego, natomiast przez siedem pozostałych sezonu niskiego – 900 zł. Pełna rata leasingowa wynosi 2200 zł miesięcznie.
W miesiącu o niższych przychodach niedobór na ratę wynosi 1300 zł (2200 zł minus 900 zł). W skali siedmiu miesięcy generuje to łączny deficyt o wysokości 9100 zł. Aby zgromadzić taką kwotę w trakcie pięciu l miesięcy sezonu wysokiego, należy odkładać po 1820 zł miesięcznie, niezależnie od terminowego regulowania bieżącej raty leasingowej. Wyliczenie to zakłada, że okresy wyższych przychodów poprzedzają miesiące o niższych wpływach. Gdy początek roku przynosi niskie wpływy, rezerwa musi już być dostępna z góry. Kwota 9100 zł pokrywa wyłącznie wskazany niedobór operacyjny, ale nie zabezpiecza przed ryzykiem innych nagłych awarii, nieplanowanych wydatków, czy dalszym spadkiem sprzedaży.
W praktyce warto oddzielić środki na przyszłe raty od ogólnej rezerwy firmy. Jeśli nie da się ich zgromadzić nawet w dobrym sezonie, bezpieczniej rozważyć niższą ratę lub tańszy przedmiot finansowania.
Czy większa wpłata początkowa pomoże utrzymać płynność?
Wyższa opłata wstępna (przy pozostałych parametrach finansowania bez zmian) zwykle obniża wysokość miesięcznych rat, ale jednocześnie redukuje kapitał obrotowy firmy. Przy sezonowych przychodach może to być niekorzystne, szczególnie tuż przed okresem zakupów materiałów, zatrudniania nowych pracowników lub niższej sprzedaży.
Porównaj więc kilka wariantów wpłaty początkowej. Sprawdź nie tylko przyszłe raty i łączną wartość płatności, lecz także kwotę, która pozostanie na koncie po uruchomieniu leasingu. Jeżeli planujesz wykup przedmiotu leasingu, uwzględnij jego cenę w prognozie na ostatni okres umowy.
Co sprawdzić w umowie, zanim ją podpiszesz i zobowiążesz się do spłaty rat?
Przede wszystkim ustal, czy oprocentowanie jest stałe, czy zmienne. W drugim przypadku wysokość rat może się zmieniać zgodnie z mechanizmem określonym w umowie. Sprawdź wskaźnik referencyjny oraz częstotliwość aktualizacji, zamiast przyjmować, że pierwsza rata będzie taka sama przez cały okres.
Przeczytaj też ogólne warunki umowy leasingu (OWUL) i właściwą tabelę opłat. Ustal, czy można wnioskować o zmianę harmonogramu, jakie są jej warunki i ile może kosztować aneks. Nie zakładaj, że sam spadek wpływów pozwala jednostronnie przesunąć termin raty.
Jeżeli widzisz, że zabraknie środków na kolejną płatność, skontaktuj się z firmą leasingową przed jej terminem. Zmiana warunków wymaga uzgodnienia i nie ma gwarancji, że zostanie zaakceptowana. Zwłoka w zapłacie raty może prowadzić do wypowiedzenia umowy, jeśli nie ureguluje się zaległości w dodatkowo wyznaczonym terminie. Może to również oznaczać konieczność rozliczenia pozostałych zobowiązań.
Kiedy leasing ma sens przy nierównych wpływach?
Leasing może być odpowiedni również dla firmy sezonowej, jeśli przewidywane wpływy i zgromadzona rezerwa pozwalają terminowo regulować raty leasingowe także poza sezonem. Decydujące jest nie to, czy roczne przychody wystarczą na sumę rat, ale czy pieniądze będą dostępne w dniach ich wymagalności.
Przed wyborem oferty sprawdź, jak wygląda saldo gotówki w najsłabszym miesiącu, czy harmonogram spłat odpowiada rytmowi działalności i ile zostanie w rezerwie po wpłacie początkowej. Takie podejście pozwala ocenić finansowanie bez zakładania, że każdy kolejny sezon będzie równie udany.