Obieg informacji w firmie – 5 najczęstszych błędów

0

Niektórzy analitycy biznesu porównują sieć informacyjną w przedsiębiorstwach do krwioobiegu ludzkiego organizmu. Nietrudno więc sobie wyobrazić, co się stanie, jeżeli istotne dla „życia” firmy dane będą przekazywane w wadliwy sposób. Oto najczęstsze błędy, które można spotkać w przedsiębiorstwach.

W obecnych czasach informacja jest jednym z podstawowych dóbr ekonomicznych i jednym ze źródeł kreowania przewagi konkurencyjnej. Dlatego tak ważne jest, by firmowy system przekazywania informacji działał sprawnie i bezpiecznie. Niejednokrotnie bowiem wady w firmowym obiegu informacji są przyczyną obniżonej wydajności pracowników, co przekłada się na niższe zyski przedsiębiorstwa. W niektórych sytuacjach, jeżeli firma opiera swoją działalność na transferze informacji, błędy w tym zakresie mogą być również istotnym czynnikiem kryzysogennym.

  1. W natłoku informacji

Jednym z błędów, z którym często można spotkać się w organizacjach, jest brak odpowiedniej filtracji dokumentów i informacji trafiających do poszczególnych pracowników. Takie działanie ma szereg negatywnych konsekwencji. Po pierwsze, pracownik musi poświęcić więcej czasu i energii na posortowanie informacji oraz wybranie z nich tych, które dotyczą jego stanowiska. Po drugie, w dużym natłoku wiadomości wzrasta prawdopodobieństwo przypadkowego pominięcia istotnego komunikatu. Olbrzymia ilość informacji na raz może też spowodować, że po jakimś czasie trudno będzie „dokopać się” do konkretnej, być może kluczowej, wiadomości – Pomimo rosnącego zainteresowania digitalizacją firmowej korespondencji, w przedsiębiorstwach cały czas większość informacji i dokumentów przekazywana jest w formie papierowej. Nieodpowiednie zarządzanie obiegiem informacji jest jednym z powodów, przez które w polskich przedsiębiorstwach wydatki na druk wynoszą nawet 8 proc. obrotu firmy, podczas gdy na świecie jest to 3 – 5 proc. – mówi Łukasz Laskowski, prezes Ediko, firmy specjalizującej się w temacie zarządzania informacją w biznesie.

  1. Tam i z powrotem

Dużym problemem dla przedsiębiorstwa może stać się też brak tzw. feedbacku, czyli informacji zwrotnej od pracowników na otrzymaną wiadomość. Powodem tego może być kultura organizacyjna, która nie zachęca podwładnych do udziału w komunikacji wewnętrznej firmy. Jest to poważny błąd, ponieważ w takiej sytuacji nadawca nie otrzymuje wielu ważnych informacji, m.in. o tym, czy jego komunikat jest jasny i zrozumiały oraz czy pracownik nie będzie miał w stosunku do niego obiekcji.  Przyzwyczajenie do jednostronnej komunikacji będzie stanowiło poważny problem np. w czasie kryzysu w przedsiębiorstwie, podczas którego istotne będzie wysyłanie do pracowników przejrzystych i zrozumiałych informacji o działaniach i aktualnym stanie firmy. Jest to szczególnie ważne w dzisiejszych czasach, kiedy, dzięki mocy portali społecznościowych, szeregowy pracownik ma niekiedy większą siłę przebicia niż cały zastęp rzeczników prasowych. Dlatego też należy być pewnym, że pracownicy są dobrze poinformowani i nie rozpowszechniają nieświadomie błędnych informacji.

  1. Pracownicy spuszczeni w kanał… komunikacyjny

Czytaj również:  W ciągu najbliższych 2 lat aż 70 proc. firm na świecie spodziewa się dezinwestycji