Polska zajęła dopiero 42. miejsce na świecie pod względem rozwoju e-administracji w 2014 r. – wynika z raportu ONZ. Przedsiębiorcy i mieszkańcy wciąż tracą dużo czasu i pieniędzy na załatwianie urzędowych spraw, a w administracji istnieje jałowy obieg dokumentów. Te same problemy dotyczą samorządów, dlatego powinny one stworzyć platformy, na których mieszkańcy znajdą wszystkie potrzebne e-usługi.
– Świat idzie do przodu, technologie się zmieniają, a procesy i procedury komunikacji mieszkańców dużego miasta pozostają ciągle takie same. To rodzi komplikacje, ponieważ przyzwyczajamy się do coraz szybszej wymiany danych. Przyzwyczaja nas do tego m.in. Google, gdzie szybko znajdujemy informacje. Chcielibyśmy, żeby to przekładało się na nasze życie codzienne – ocenia w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Biznes Bartosz Palewski z Premium Consulting, współtwórcy Platformy Komunikacji Społecznej Miasto21, która dzięki interaktywnym modułom pozwala przekazywać aktualne informacje, na bieżąco prowadzić dialog z mieszkańcami i zapoznawać lokalną społeczność z planowanymi inwestycjami i projektami.
Jak wynika z danych GUS blisko 61 proc. ludności Polski mieszka obecnie w miastach. Oficjalne dane w przypadku niektórych miast mogą jednak znacznie różnić się od rzeczywistej liczby mieszkańców, gdyż wiele z migrujących osób nie zmienia miejsca zameldowania. W lepszym oszacowaniu ich rzeczywistej liczby, a co za tym idzie – popytu na usługi publiczne i kosztów ich dostarczenia – mogą pomóc technologie informatyczne. Przeniesienie komunikacji między mieszkańcami a urzędami do internetu to z jednej strony sposób na poprawę zarządzania miastem, a z drugiej – oszczędność czasu i pieniędzy po stronie sektora publicznego i prywatnego.
– Te procedury są czasem bardzo skomplikowane, czasochłonne, zawiłe i nie do końca jasne dla zwykłego Kowalskiego, więc warto byłoby je poprawić. Warto byłoby to wszystko uprościć i zakomunikować, że jest to bliżej ludzi. Wtedy nie będą się bać i dostawać gorączki na samą myśl o podróży do urzędu miasta – uważa Palewski.
Upowszechnianie tzw. e-administracji ma duże poparcie społeczne – wynika z badań Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. W 2013 r. chęć skorzystania z elektronicznych usług wyraziło 35 proc. użytkowników sieci, co oznacza wzrost o 4 punkty proc. w porównaniu z 2012 r. 62 proc. internautów zadeklarowało, że chciałoby korzystać z takich usług w przyszłości, a jedynie 4 proc. odpowiedziało, że na pewno nie będzie załatwiać spraw w urzędach przez internet.
53 proc. respondentów korzystających z usług e-administracji pozytywnie oceniło ich jakość, z kolei 19 proc. wyraziło negatywną opinię. Według MAC negatywne odpowiedzi były uzasadnione niewielkim zakresem dostępnych usług przez internet oraz koniecznością stawienia się osobiście w urzędzie w niektórych przypadkach.
– Często pracownicy urzędów miast w Polsce starają się wyjść naprzeciw potrzebom mieszkańców. Powstały jedne okienka, gdzie można załatwić wiele spraw, procedury uległy uproszczeniu, ale nadal jest to proces długotrwały. Jeżeli chcemy coś załatwić albo mamy problem dotyczący miejsca, w którym żyjemy, to czasem bardzo kłopotliwe bywa zgłoszenie takiego tematu, żeby został on wysłuchany. Pojawiają się też problemy z otrzymaniem odpowiedzi zwrotnej – uważa właściciel Premium Consulting.
Pod względem rozwoju e-administracji Polska jest jednak daleko od światowej czołówki – Korei Płd., Australii, Singapuru, Francji i Holandii. W 2014 r. w indeksie rozwoju e-administracji obliczanego przez ONZ nasz kraj zajął 42. miejsce na 194 badane państwa. Dużo słabiej oceniono tu możliwość elektronicznej partycypacji w działaniach administracji – Polska zajęła 65. miejsce. Relatywnie słabo rozwinięta e-administracja na poziomie centralnym ogranicza jej możliwości rozwoju na poziomie samorządowym, czyli lokalnym. Problemem są wciąż niektóre przepisy prawne, które nakłada obowiązek komunikacji w formie papierowej lub poprzez tradycyjną pocztę. Według Palewskiego kluczową kwestią jest integracja często odrębnych procesów w administracji centralnej i lokalnej oraz stworzenie jednego, kompleksowego kanału komunikacji z obywatelami.
– Może to być platforma, może to być inny kanał komunikacji, ale ważne, żeby był on jednolity. Kiedyś było prościej – mieliśmy odbiornik telewizyjny i całe rodziny siadały przed telewizorem i pobierały informację. Wtedy było wiadomo, że urzędnicy czy politycy, wysyłając komunikat przez prasę czy telewizję, z dużym prawdopodobieństwem docierali do mieszkańców czy grupy, do której chcieli dotrzeć – mówi Palewski.
Obecnie internauci korzystają z sieci poprzez różne urządzenia, dlatego taka zintegrowana platforma musi być w pełni dostosowana do smartfonów i tabletów. Eksperci zwracają uwagę na to, że stworzenie takiego jednolitego kanału (wraz z wprowadzeniem do niego danych) jest drogie, ale szybko pozwala generować oszczędności. Co więcej, dobrze funkcjonująca platforma będzie zachęcała mieszkańców do aktywności, wyrażania opinii, uwag czy prezentowania pomysłów, które mogą poprawić jakość usług publicznych.
– Często miasto ma przynajmniej kilka portali związanych z turystyką, ochroną środowiska czy ze sportem i ludzie są już tym zmęczeni, bo szukając informacji, trudno jest im ją znaleźć. Dlatego bardzo ważne jest to, by wszystkie informacje można było znaleźć w jednym miejscu, pod jednym adresem – uważa Bartosz Palewski.
