W Polsce aktywnych zawodowo jest obecnie ponad 17 miliona osób. Każda z nich potrzebuje urlopu i odpoczynku, tym bardziej, że zgodnie z danymi Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju, Polacy należą do narodowości, które pracują najwięcej – niemal 2000 godzin rocznie. Bez znaczenia jest w tym wypadku rodzaj umowy, wykonywanej pracy czy zakres obowiązków. Odpoczynek jest ważny, potrzebny i konieczny, by każdy mógł zmienić otoczenie, odciąć się od zawodowej codzienności i „naładować baterie” na kolejny okres, mniej lub bardziej wytężonej aktywności zawodowej. Czas wolny od świadczenia pracy, to okres w którym każdy powinien zapomnieć o tym, czym zajmuje się każdego dnia, nie myśleć o konsekwencjach swojej absencji i skupić się na dostarczeniu wytchnienia swojemu ciału i umysłowi. Rzeczywistość jest jednak zupełnie inna. Większość osób pracujących w Polsce, również podczas urlopu, wykonuje przynajmniej część swoich obowiązków. Spora grupa nie wykorzystuje w pełni przysługujących dni wolnych, a część – szczególnie menadżerowie i przedsiębiorcy, w ogóle z nich nie korzysta, a jeśli nawet decyduje się na dłuższy, niż kilka godzin, odpoczynek, nadal zarządza biznesem lub zespołem zdalnie. Jak wynika z danych zebranych przez firmę Tax Care wśród przedsiębiorców robi tak aż 46%. Jak zatem nauczyć się odpoczywać i efektywnie spożytkować urlop? Co mogą zrobić same organizacje, by ich pracownicy potrafili skutecznie zagospodarować przysługujące im wolne dni i wrócić do pracy z nową siłą i zapałem?

Czym tak naprawdę jest urlop?

Zgodnie z definicją zawartą w Encyklopedii Zarządzania urlop to – „czas wolny od świadczenia pracy przez pracownika, przewidziany przepisami prawa. Zależnie od rodzaju urlopu, pracownik może dostawać w okresie urlopu wynagrodzenie lub nie. Każdy zatrudniony w ramach stosunku pracy, tj. na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie może zrzec się tego prawa.”[1] To niestety tylko definicja. Jak pokazują dane, pochodzące z różnych badań, osoby zatrudnione często nie korzystają z tego prawa i mimo, iż potrzebują odpoczynku nadal pozostają w pełni zaangażowane w swoje codzienne, zawodowe obowiązki. Zgodnie jednak z zaleceniami naukowców i lekarzy każdy pracujący powinien przynajmniej raz w roku udać się na kilkudniowy, nieprzerwany urlop.

Ile powinien trwać urlop?

Długość urlopu, jaki powinien wykorzystać pracownik, nie jest określona, ani przez przepisy prawa, ani też przez pracodawców, choć w przypadku niektórych firm może ona wynikać z wewnętrznego regulaminu. Co jakiś czas w mediach pojawiają się informacje dotyczącego tego, ile dni potrzebują zatrudnieni, by móc wypocząć efektywnie. Liczby te są bardzo różne. Jedni uważają, że absolutne minimum to 4-5 dni, inni że to 8-10 dni, jeszcze inni twierdzą, że zatrudnionym potrzebne jest przynajmniej 12-14 dni, a kolejna grupa uważa że, by móc odczuć faktyczne skutki płynące z odpoczynku trzeba spędzić na urlopie przynajmniej 3 tygodnie. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Jessicę de Bloom, Sabine Geurts i Michiela Kompie’a, z fińskiego Uniwersytetu w Tampere, efektywny, „jednorazowy” i skuteczny wypoczynek może trwać zaledwie 8 dni i to razem z weekendem. Podczas przedłużonego tygodnia zatrudnieni są w stanie osiągnąć optymalny poziom wypoczęcia. W trakcie pierwszych dni odpoczynku znacznie wzrasta bowiem poczucie szczęścia, które swój najwyższy poziom osiąga właśnie po 8 dniach. Po tym czasie zaczyna spadać, bez względu na to, jakie aktywności wykonuje odpoczywający. Podczas bardzo krótkich urlopów znacznie skraca się jednak czas potrzebny na aklimatyzację, uregulowanie snu czy dostosowanie się do funkcjonowania w innej strefie czasowej. Długość wypoczynku powinna zależeć od potrzeb jednostki. Każdy zatrudniony najlepiej zna swoje potrzeby, dlatego pracownicy powinni sami decydować, ile dni odpoczynku pozwoli im po powrocie do środowiska pracy czuć, że są zregenerowani i zmotywowani. A stan ten zależy nie od tego, ile czasu się odpoczywa, ale w jaki sposób?

Według naukowców najlepsze efekty w obszarze skutecznego wypoczywania daje – pełna swoboda przyprawiona odrobiną lenistwa. Chodzi głównie o regularny odpoczynek, odpowiednią ilość i jakość snu, relaks przeplatany aktywnościami fizycznymi, delektowanie się miejscem, pogodą czy jedzeniem oraz towarzystwem innych. Przerażający jest jednak fakt, że stopień zrelaksowania, dobre samopoczucie i pozytywny nastrój, tak ciężko osiągane podczas urlopu, wracają do standardowego poziomu już po tygodniu od powrotu do codzienności.

Jak w praktyce wygląda urlopowe lenistwo?

Urlop to dla pracujących czas wymagający zmiany nawyków. Nawyków, które raczej ciężko jest zmieniać, tym bardziej na zwykle krótki okres. Ludzie to istoty lubiące rutynę, stały rytm, w którym funkcjonują oraz powtarzalność czynności w określonym miejscu i czasie. Urlop jest dla nich zatem wyzwaniem i chwilowym zburzeniem ładu, w którym funkcjonują na co dzień. A dopasowanie się do nowych warunków zwykle wymaga jednak czasu. Podczas pierwszych dni odpoczynku osoby pracujące zerkają jeszcze zwykle do poczty, czuwają przy telefonie, przynajmniej pozostawiają go w pobliżu, a myślami nadal są ze swoimi współpracownikami. To „syndrom początku urlopu” i związana z nim solidna dawka stresu. Po 2-3 dobie przychodzi zwykle spokój, który pozwala zwolnić i odciąć się od zawodowych obowiązków. Efektem prawdziwego wejścia w tryb „na urlopie” jest wydłużony czas poświęcany na spożywanie posiłków oraz chęć do robienia czegoś fajnego. Gdy podczas urlopu zaczynamy obserwować pewien schemat, to znak, że urlop przyniósł pożądane efekty i powoli można myśleć o powrocie do codzienności. Wielu pracujących nie potrafi jednak odłożyć telefonu, wyłączyć komputera, odciąć się od myśli o pracy i w pełni skoncentrować się na sobie, bliskich czy otoczeniu. A to właśnie relacje społeczne pozwalają odpoczywać efektywnie i redukować poziom stresu. Dobrze pożytkowany wypoczynek wpływa na lepsze funkcjonowanie całego organizmu – inaczej zaczyna pracować serce, mięśnie, układ trawienny oraz nerwowy. Człowiek czuje się spokojny i wypoczęty. U osób, które nie korzystają z urlopu obserwować można natomiast przeciążenie organizmu, stresu-nerwicy/”>depresje i choroby somatyczne wywołane stresem.

Urlop to czas na odczuwanie radości z małych rzeczy i pozwalanie sobie na luz w tych obszarach, w których nie możemy pozwolić sobie na niego na co dzień. Dłuższy odpoczynek to nasza inwestycja we własną energię, a w zasadzie jej kumulację, tak by po powrocie do pracy móc funkcjonować z nową siłą i zapałem. Jeśli nie poszukujemy zmian, czujemy, że nasze życie i praca dają nam satysfakcję i jest nam dobrze w otoczeniu, w którym funkcjonujemy, nie potrzebujemy bardzo długiego urlopu, a tym bardziej nie powinniśmy przedłużać go na siłę. W takich sytuacjach 8 czy 10 dni powinno być najbardziej optymalnym czasem na regenerację i odświeżenie myśli. Jeśli jednak myślimy o poważnych zmianach w życiu zawodowym, dobrze jest „odciąć się” od rzeczywistości na dłużej. W trakcie 3-4 tygodniowego odpoczynku jesteśmy bowiem w stanie znaleźć odpowiedzi na nurtujące nas pytanie związane z przyszłością – komentuje Grzegorz Święch, Wiceprezes i Partner Grupy Nowe Motywacje.

Jak odpoczywać efektywnie… bez pracy?

W tym roku na wakacje planuje wyjechać ponad 20 milionów Polaków. Niestety w grupie tej nie zabraknie osób, które siedząc na leżaku, leżąc na plaży czy przy basenie, spacerując w górach, jeżdżąc na rowerze czy spędzając czas z bliskimi, nie będzie rozstawać się z telefonami i nerwowo sprawdzać skrzynki mailowej, zastanawiając się jednocześnie nad rozmiarem zaległości po powrocie. Jak zatem dobrze przygotować się do wypoczynku, by nie dołączyć do tego grona?

Warto zastosować się do kilku prostych wskazówek:

1. zadbać o przekazanie obowiązków współpracownikom;
2. odpowiednio wcześnie poinformować współpracowników i partnerów biznesowych o urlopie;
3. przełączyć się na tryb odpoczywania;
4. odciąć się od firmowej elektroniki – work digital detox;
5. nie ściągać i nie czytać firmowych maili;
6. zostawić sobie dzień na powrót myślami do pracy po powrocie.

Mentalne i praktyczne przygotowanie do urlopu pozwala przestawić na inne tory, nie tylko życie zawodowe, ale również rodzinne, co umożliwia skupienie się na relacjach z bliskimi w czasie wypoczynku, a po powrocie do codzienności pozwala poczuć przypływ chęci i nowej motywacji do pracy.

Jak pracodawcy mogą pomóc swoim pracownikom odpoczywać?

W prewencyjnym zapobieganiu unikaniu urlopów lub ich niewłaściwemu wykorzystywaniu w znacznym stopniu mogą pomóc zatrudnionym sami pracodawcy.  Odpowiednia strategia edukacyjna w obszarze umiejętności związanych z zarządzaniem czasem i projektami, efektywnym planowaniu pracy czy delegowaniu obowiązków oraz zarządzaniu zmianą może bowiem wspierać kapitał ludzki w skutecznym odpoczywaniu podczas urlopu. Wiedza i doświadczenia w z tych zakresów są niezwykle przydatne w takim planowaniu wykonywanych zadań, by móc eliminować konieczność pracy nie tylko w godzinach nadliczbowych czy zabierania jej do domu, ale przede wszystkim pakowania jej w wakacyjny bagaż. Dodatkowo firmy mogą wprowadzać określone wymogi regulowane przepisami wewnętrznymi, które wymuszają na zatrudnionych korzystanie z dłuższych urlopów, a nawet zabraniają im w tym czasie logowania się do wewnętrznych systemów czy korzystania ze sprzętu, który musi pozostać w biurze, na czas ich odpoczynku. Coraz więcej firm decyduje się również na organizowanie wyjazdów dla pracowników (czasem wraz z członkami ich rodzin) na zorganizowane kilkudniowe wyprawy, podczas których mogą oni odetchnąć od obowiązku i skupić się na innych aktywnościach.

Rola pracodawców w obszarze dbania o zdrowie i dobre samopoczucie zatrudnionych oraz świadome i skuteczne wykorzystywanie dni wolnych staje się coraz większa. Określone działania podejmowane przez organizacje na polu edukacji zatrudnionych związanej z odpowiednim planowaniem i wykorzystaniem czasu, radzeniem sobie ze stresem, ćwiczeniem skupienia czy zarządzaniem zespołem i delegowaniem obowiązków mogą mieć nieoceniony wpływ na ich podejście do korzystania z dni wypoczynku. Wiele pracujących osób nie zdaje sobie sprawy jak ważne dla skutecznego wypoczywania jest ich własne podejście i stosunek do pracy oraz wykonywanych na co dzień obowiązków  – dodaje Grzegorz Święch.

[1] https://mfiles.pl/pl/index.php/Urlop