Rodowita z Roztocza przechodzi na elektroniczną wymianę dokumentów

Rodowita z Roztocza woda

Rodowita z Roztocza to marka wody mineralnej, która od chwili pojawienia się w 2019 roku na polskim rynku systematycznie zdobywa coraz większą popularność nie tylko wśród zwolenników zdrowego trybu życia, ale także miłośników wysoko gatunkowej wody. Klienci cenią ją nie tylko za smak, ale także orzeźwiający charakter. W badaniu przeprowadzonym w lipcu 2020 roku przez Publicis woda ta zebrała najwyższe noty spośród 10 konkurencyjnych produktów. 81% ankietowanych pozytywnie wyraziło się o smaku wody, a 47% oceniło ją najwyżej.

Renesans wody mineralnej

Wydaje się, że po chwilowym okresie zauroczenia słodkimi napojami gazowanymi, Polacy wracają na ścieżkę zdrowia i coraz częściej sięgają po wodę mineralną. W 2020 roku Polacy kupili ok. 4150 mln litrów wody butelkowanej (w tym gazowanej i smakowej), czyli 2,5 razy więcej niż napojów gazowanych. Ogółem rocznie Polak spożywa średnio 90 litrów wody, 90 proc. badanych deklaruje spożywanie wody, co najmniej kilka razy w miesiącu, a 60 proc. pije ją każdego dnia. Coraz większa popularność wody mineralnej jest efektem wzrostu świadomości zdrowotnej konsumentów. Ludzie zdają sobie sprawę, że picie wody mineralnej sprzyja dobrej kondycji psychofizycznej i ma zbawienny wpływ na nasz ogólny wygląd, zwłaszcza stan skóry. Producent Rodowitej z Roztocza obserwuje ten trend, dlatego stara się nieustannie zarówno podnosić jakość swoich produktów, jak i inwestować w rozwój firmy. Aktualnym wyzwaniem dla przedsiębiorców jest digitalizacja biznesu. Dzięki informatyzacji jak największej ilości obszarów i procesów firma może się stabilnie rozwijać i skutecznie zwiększać sprzedaż. Rodowita z Roztocza w ostatnim czasie postanowiła zrobić kolejny krok na drodze do digitalizacji firmy i postawiła na elektroniczną wymianę dokumentów obsługiwaną przez system Comarch DMS.

Ta inwestycja podyktowana była nie tylko chęcią podniesienia efektywności zarządzania, ale została poniekąd wymuszona przez rozproszoną strukturę firmy. Główna siedziba znajduje się w Krasnobrodzie, prezes zarządu przebywa w USA, a dział handlowy urzęduje w biurze w Warszawie. Dodatkowo biuro rachunkowe obsługujące firmę ma siedzibę w Łodzi. – Taka organizacja pracy sprawdza się biznesowo. Jednak zawsze są elementy, które wymagają udoskonalenia. I naszą piętą achillesową był obieg dokumentów wewnątrz firmy. Często ginęły albo docierały do biura rachunkowego ze znacznym opóźnieniem. Potrzebowaliśmy systemu informatycznego, który uporządkowałby ten proces, a dodatkowo był dostępny w wersji dwujęzycznej, ponieważ pracownicy używają języka polskiego lub angielskiego. Po analizie rozwiązań obecnych na polskim rynku zdecydowaliśmy się na Comarch DMS – mówi Agnieszka Kosiorek, dyrektor finansowy w firmie Rodowita.

Elektroniczny obieg dokumentów

Dzięki digitalizacji obiegu dokumentów i automatyzacji wielu procesów biznesowych można usprawnić pracę w firmie. System Comarch DMS pozwala zapomnieć o papierze i niejasnych procedurach. Aplikacja pozwala na dopasowanie systemu w prosty sposób do potrzeb każdej firmy, a możliwość pracy z urządzeń mobilnych sprawia, że w dokumentach w końcu może zapanować porządek. Ponadto wszystkie dokumenty i zadania dostępne są o każdej porze dnia oraz z dowolnego miejsca na świecie. Udana implementacja systemu w Rodowitej z Roztocza pozwoliła usystematyzować wiele procesów i zautomatyzować szereg czynności do niedawna wykonywanych codziennie ręcznie przez pracowników. Przedstawiciele producenta wody wskazują, że Comarch DMS głównie wykorzystywany jest przy akceptacji zapotrzebowań na materiały i koszty oraz faktur zakupowych. Cała operacja rozpoczyna się od zainicjowania przez pracowników w systemie celu oraz wartości zakupu. Tak przygotowany dokument trafia do weryfikacji do przełożonego, który może zaakceptować koszty, wystąpić z prośbą o wyjaśnienie lub też go odrzucić. Elektroniczny obieg dokumentów dotyczy także faktur zakupowych. Aplikacja automatycznie wychwytuje, czy taki dokument jest już w systemie. Dzięki temu można uniknąć ponownego wprowadzenia tej samej faktury. Kolejną czynnością obsługiwaną przez system jest klasyfikacja faktur (faktury i faktury pro forma). Następnie dokument przesyłany jest do osoby, odpowiedzialnej za opisanie bądź akceptację.

Dzięki digitalizacji dokumentów można nie tylko utrzymać porządek w dokumentach, ale także zapanować nad aktualnymi zadaniami. Za sprawą powiadomień e-mailem, które przychodzą nawet przy wyłączonej aplikacji, pracownicy są zawsze na bieżąco ze zleceniami. Pracodawca może także ustalać i kontrolować czas poszczególnych operacji. Wszyscy wiedzą, za co mają się zabrać i kiedy, a sama praca dzięki temu przebiega sprawniej. System umożliwia także określenie osób, które mają mieć dostęp do dokumentów. W tym przypadku jednym z takich podmiotów jest Biuro Rachunkowe z Łodzi obsługujące Rodowitą z Roztocza. Ponadto osoby odpowiedzialne za porządek w dokumentach mają ułatwioną pracę, ponieważ wszystkie przechowywane są w elektronicznym archiwum systemu Comarch DMS. W nim można jeszcze szybciej odnaleźć konkretny dokument (po numerze, dacie płatności lub danych kontrahenta) niż w tradycyjnym archiwum.

Wiedzieć, co w trawie piszczy…

Łatwy i szybki wgląd w aktualną sytuację firmy to możliwość podejmowania trafniejszych decyzji biznesowych. Celem producenta wody mineralnej z Roztocza była chęć raportowania i analizowania jak najszerszego zakresu danych, tak, aby żadna ważna informacja nie umknęła zarządzającym. Wbudowany w system Comarch DMS moduł BI (Business Intelligence) to zaawansowana analityka biznesowa. Program dostarcza przekrojowej, zagregowanej oraz wielowymiarowej analizy pochodzącej z wielu źródeł. Pracownicy z Roztocza mogą teraz w prosty i przejrzysty sposób analizować dane przy wykorzystaniu raportów, jak również przekształcić skomplikowane dane w użyteczną i usystematyzowaną wiedzę w postaci wykresów, map, tabel czy wskaźników dzięki zastosowaniu interaktywnych oraz intuicyjnych pulpitów menadżerskich, czyli dashboardów.

A. Kosiorek podsumowuje: – Comarch DMS spełnił nasze oczekiwania i już teraz widzimy szereg korzyści z informatyzacji przedsiębiorstwa. Usystematyzowany został proces zamawiania i akceptacji kosztów, komunikacja między pracownikami w Polsce i USA przebiega sprawnie, a wysoka jakość danych analitycznych i księgowych pozwala nam na podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych, dzięki czemu firma dynamicznie się rozwija.

Za implementację systemu Comarch DMS w firmie Rodowita z Roztocza odpowiadała firma Prospeo z Radomia, należąca do sieci partnerskiej Comarch.