30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Nowa struktura faktury, integracja systemów księgowych z krajowym rozwiązaniem czy szkolenie pracowników – tego nie da się zrobić z dnia na dzień. Tym bardziej, że według badania WEBCON jeszcze w 2024 roku aż 61% firm wciąż korzystało z faktur papierowych.
Udostępnione oprogramowanie pozwoli organizacjom sprawdzić, jak ich obecne narzędzia do fakturowania współpracują z KSeF. To ważny krok przed wejściem w życie obowiązku w przyszłym roku, choć nie kończy on procesu przygotowań. W listopadzie resort finansów udostępni dodatkowo próbną wersję Aplikacji Podatnika oraz Modułu Certyfikatów i Uprawnień. Dopiero dzięki nim będzie można przygotować się w pełni uwzględniając m.in. obsługę faktur w przypadku awarii systemu.
Dlaczego warto zacząć wcześniej?
Według badania WEBCON, w ubiegłym roku aż 44% firm jako największe wyzwanie związane z KSeF wymieniało dostosowanie do nowych wymogów procedur i narzędzi, z których korzystają. Dlatego kluczowe będzie zarówno przygotowanie pracowników i uzyskanie dla nich odpowiednich uprawnień, jak i sprawdzenie czy systemy księgowe i finansowe wykorzystywane w organizacjach poprawnie integrują się z KSeF. Wcześniejsze testy pozwolą zidentyfikować wąskie gardła, uniknąć problemów organizacyjnych i technologicznych oraz dostosować procesy finansowe do nowych realiów.
Obowiązkowe wdrożenie KSeF to jednak nie tylko wyzwanie, ale też szansa. Jednolity, cyfrowy format e-faktur może usprawnić nie tylko rozliczenia, ale także raportowanie, kontrolę kosztów czy zarządzanie budżetami. Dane przesyłane w schemie FA(3) mogą stać się solidną bazą do automatyzacji procesów finansowych i dalszej digitalizacji.
Firmy, które odłożą przygotowania do 2026 roku, ryzykują wdrażanie systemu w pośpiechu i korzystanie z tymczasowych, prowizorycznych rozwiązań. Przy tak dużej zmianie to scenariusz wyjątkowo ryzykowny.
„Skutki uboczne” KSeF
KSeF oznacza nie tylko zmianę technologiczną, ale przede wszystkim biznesową. Wszystkie faktury powiązane z jednym NIP-em – niezależnie od rodzaju transakcji – będą trafiały do jednego „koszyka”. Dodatkowe wyzwania to m.in. brak możliwości przesyłania wielu załączników w systemie, brak jednoznacznych oznaczeń dla faktur związanych z delegacjami czy obsługa tych samych dokumentów z dwóch źródeł np. w przypadku awarii KSeF. Niezbędne będzie także dostosowanie słowników w systemach firmowych.
Dlatego już dziś warto zaplanować działania i maksymalnie wykorzystać czas, jaki pozostał do obowiązkowego wdrożenia. Im szybciej firmy rozpoczną przygotowania, tym większą zyskają przewagę – zarówno organizacyjną, jak i technologiczną.
Autor: Anna Puka, Dyrektor działu Pre-sales Consulting w WEBCON
