Niewydajny przebieg procesów, nieefektywna komunikacja i brak możliwości łatwego monitorowania statusu zadań to problemy, które w dobie powszechnej automatyzacji mogą bardzo negatywnie wpływać na konkurencyjność firmy. Jak zatem usprawnić te obszary bez ponoszenia ogromnych kosztów? W wielu przypadkach rozwiązaniem pozwalającym na tego typu optymalizację procesów biznesowych jest wdrożenie systemu workflow.

Niewydajny przebieg procesów, nieefektywna komunikacja i brak możliwości łatwego monitorowania statusu zadań to problemy, które w dobie powszechnej automatyzacji mogą bardzo negatywnie wpływać na konkurencyjność firmy. Jak zatem usprawnić te obszary bez ponoszenia ogromnych kosztów? W wielu przypadkach rozwiązaniem pozwalającym na tego typu optymalizację procesów biznesowych jest wdrożenie systemu workflow.

Nieoptymalny przebieg procesów biznesowych w firmach – z czego to wynika?

Rozwój firmy i zwiększanie się jej przychodów to bez wątpienia rzeczy, o których marzy wielu przedsiębiorców. Często okazuje się jednak, że wraz z zatrudnianiem kolejnych pracowników, tworzeniem zespołów i oddziałów czy pozyskiwaniem nowych klientów pojawiają się także pewne problemy. Poszczególne procesy, które do tej pory działały zadowalająco, stają się bowiem niedostosowane do nowych warunków. To natomiast powoduje trudności z przekazywaniem informacji oraz współpracą między działami i przekłada się na spadek wydajności pracy.

Niektórym przedsiębiorcom może wydawać się, że taki obrót spraw wpisany jest wręcz w rozwój organizacji i nie powinniśmy się nim nadto przejmować. W rzeczywistości dla firmy jest to realna strata pieniędzy. Spadek wydajności procesów to bowiem wydłużenie czasu wykonywania zadań i znaczący wzrost kosztów. Taka sytuacja wymaga więc jak najszybszego podjęcia działań naprawczych.

W wielu przypadkach firmy wiedzą, co konkretnie przyczynia się do utraty efektywności. Menedżerowie, a nawet zaangażowani w wykonywanie zadań pracownicy, mają często także konkretne pomysły na to, jak można byłoby zmienić kształt procesów, by zautomatyzować wchodzące w ich skład czynności i zapewnić wydajność ich przebiegu. Nie mają jednak przy tym technicznych możliwości potrzebnych do wdrożenia zmian.

Przedsiębiorcy często nie chcą zlecać firmom zewnętrznym tworzenia gotowych, dopasowanych do potrzeb pojedynczych procesów narzędzi. Dzieje się tak dlatego, że takie projekty wiążą się z wysokimi kosztami i długim czasem realizacji. Odpowiadają przy tym wyłącznie na jeden problem i nie dają możliwości reagowania w przyszłości, kiedy pojawią się kolejne wyzwania związane z przebiegiem poszczególnych procesów.

Co zatem zrobić, by zyskać możliwość samodzielnej optymalizacji i automatyzacji procesów w firmie? Najlepszą odpowiedzią na tę potrzebę często okazuje się wdrożenie systemu workflow.

Jak wdrożenie systemu workflow może pomóc w rozwiązaniu najważniejszych problemów współczesnych firm?

Aby zrozumieć, w jaki sposób wdrożenie systemu workflow wspiera współczesne przedsiębiorstwa i pomaga w automatyzacji procesów w firmie, musimy najpierw dowiedzieć się, jak w ogóle działają tego typu narzędzia. Na początku przytoczmy więc nieco teorii i wyjaśnijmy sobie, czym jest omawiane przez nas rozwiązanie.

System workflow jest więc oprogramowaniem, które pozwala na zarządzanie przebiegiem procesów. Rozwiązanie takie pozwala między innymi na ustalenie etapów zadań, wyznaczanie kolejności ich realizacji, definiowanie tego, kto odpowiada za wykonywanie konkretnych czynności oraz sprawdzanie postępów pracy. Tego typu systemy często oparte są o technologie low-code i BPMN, które sprawiają, że optymalizacja procesów biznesowych przy ich użyciu nie wymaga wiedzy na temat programowania.

Poznaliśmy już definicję systemu workflow. Aby lepiej zrozumieć jego specyfikę, warto jednak także dowiedzieć się, jak rozwiązanie to działa w praktyce. Wyobraźmy sobie zatem konkretną sytuację. Pracownik odpowiedzialny za workflow w biznesie chce usystematyzować obieg konkretnego typu dokumentu (na przykład faktury), a dodatkowo zdigitalizować jak najwięcej związanych z nim czynności. Ze względu na swoje wieloletnie doświadczenie osoba ta doskonale zdaje sobie sprawę z wszystkich wąskich gardeł obecnego procesu i dostrzega potencjał do automatyzacji poszczególnych zadań.

Jeśli nasz przykładowy pracownik miałby dostęp do profesjonalnego, opartego na technologiach low-code i BPMN systemu workflow dla firm, mógłby wykorzystać swoją wiedzę i samodzielnie zaprojektować przebieg całego procesu, określić jego uczestników i poszczególne kroki, a także przetestować stworzone rozwiązanie, wdrożyć je, a w razie potrzeby również zaimplementować ulepszenia. Tego typu oprogramowanie daje więc możliwość łatwego realizowania konkretnych pomysłów i wdrażania usprawnień, tam gdzie jest to najbardziej potrzebne – bez konieczności zlecania zewnętrznym firmom projektowania złożonych i drogich rozwiązań.

System workflow dla firm – przykładowe zastosowania

Wymieniony przykład to zaledwie jedno z wielu zastosowań systemu zarządzania procesami (workflow). Wdrażając tego typu rozwiązanie, zyskujemy bowiem także wiele innych możliwości, takich jak na przykład:

• cyfryzacja obiegu dokumentów (np. rozpisywanie etapów procesów, dodawanie elektronicznych formularzy);
• wdrożenie elektronicznego obiegu faktur (np. projektowanie i konfigurowanie obiegu, ustawianie automatycznego wysyłania powiadomień, wymagania akceptacji);
• tworzenie i modyfikowanie procesów przepływu umów (np. określanie ścieżek i kroków procesów, nadawanie dostępów, weryfikowanie i monitorowanie zadań);
• usprawnienie i automatyzacja procesów HR (np. stworzenie możliwości składania elektronicznych wniosków urlopowych, digitalizacja rozliczeń delegacji, umożliwienie automatycznego wydawania zaświadczeń).

Wszystkie wymienione działania stanowią jedynie kilka z przykładów zastosowania systemu zarządzania procesami. Ze względu na to, że oprogramowanie to oferuje narzędzia do samodzielnego projektowania i modyfikowania workflow, jego możliwości są tak naprawdę ograniczone jedynie przez wyobraźnię korzystających z niego osób.

Najważniejsze korzyści z systemu workflow dla firm

Nie trudno domyślić się, że wdrożenie systemu workflow może przynieść firmie wiele korzyści. Aby mieć jeszcze lepszą świadomość tego, jak istotne może okazać się to oprogramowanie, warto jednak wymienić wszystkie najważniejsze zalety płynące z jego implementacji. Zaliczyć do nich możemy między innymi:

• możliwość cyfryzacji poszczególnych procesów biznesowych – w zależności od aktualnych możliwości firmy zdigitalizować będzie można poszczególne czynności lub nawet całe procesy;
• lepszą kontrolę nad procesami i przejrzystość działań – dzięki wykorzystaniu systemów opartych o low-code i BPMN projektowaniem procesów zajmować mogą się osoby, które dokładnie znają specyfikę poszczególnych czynności oraz związane z nimi wyzwania;
• automatyzację powtarzalnych zadań – system workflow wyposażony w kreator procesów umożliwi zautomatyzowanie prostych, powtarzalnych czynności; to natomiast pozwoli pracownikom skupić się na złożonych zadaniach, które może realizować tylko człowiek;
• skrócenie czasu realizacji procesów – dzięki automatyzacji poszczególnych zadań oraz uzyskaniu możliwości wykonywania niektórych czynności w formie cyfrowej, realizacja procesów będzie przebiegać znacznie szybciej;
• zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich – automatyzacja procesów to nie tylko oszczędność czasu, ale także znaczące ograniczenie ryzyka pomyłek;
• redukcję kosztów – automatyzacja zadań, szybsze tempo realizacji procesów i brak konieczności zlecania firmom zewnętrznym opracowywania dedykowanych konkretnym czynnościom narzędzi to realna i znacząca oszczędność dla przedsiębiorstwa.

Jak widać, lista korzyści z systemu workflow jest naprawdę imponująca. Nic więc dziwnego, że wdrożeniem tego rozwiązania interesuje się coraz więcej firm.

Kto powinien wdrożyć system workflow i jak najlepiej to zrobić?

Wdrożenie systemu workflow na wielu polach wspiera działanie przedsiębiorstw. Nie każda organizacja odniesie jednak takie same korzyści z jego implementacji. Kto zatem może zyskać na tym najwięcej? Przede wszystkim średnie i duże firmy. W tego typu organizacjach realizowanych jest bowiem wiele różnych (często bardzo złożonych) ciągów czynności, które dzięki systemowi workflow można zautomatyzować i zoptymalizować. To również takie firmy często zmagają się z utratą konkurencyjności, która wynika bezpośrednio z niskiej efektywności procesów biznesowych.

Jak natomiast powinno wyglądać wdrożenie, jeśli zależy nam, by zmaksymalizować płynące z niego zyski? Tak jak w przypadku implementacji każdego narzędzia, pracę warto rozpocząć od dokładnej analizy potrzeb, wyznaczenia celu i wyboru odpowiedniego oprogramowania. Cały proces wdrażania takich systemów i automatyzacji poszczególnych procesów szczegółowo opisany został w artykule Biznesowa 3: zarządzanie procesami, elektroniczne obiegi dokumentów, technologie IT.

LOGITO – system workflow do automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych

Tak jak zaznaczaliśmy wcześniej, jedną z kluczowych kwestii przy wdrożeniu systemu workflow jest to, by tego typu oprogramowanie oparte było o technologie low-code i BPMN. Istotna jest również jego elastyczność, intuicyjność i prostota obsługi. To dzięki tym właściwościom możliwe będzie bowiem samodzielne modyfikowanie procesów i nadawanie im dowolnego kształtu.

Rozwiązaniem, które spełnia wymienione wymagania jest LOGITO – system workflow dopasowany do potrzeb biznesu. System ten zapewnia dostęp do kreatora procesów, dzięki któremu pracownicy mogą łatwo projektować, testować i wdrażać poszczególne pomysły. Wiele usprawnień i automatyzacji w obiegu dokumentów, faktur czy umów może zostać dzięki niemu zaimplementowanych bez konieczności zlecania pracy podmiotom zewnętrznym. To natomiast pozwala korzystającym z niego firmom zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze.

Jeśli Twoje przedsiębiorstwo również zmaga się z problemami związanymi z efektywnością procesów, nie powinieneś czekać, aż trudności te negatywnie wpłyną na konkurencyjność i pozycję rynkową organizacji. Już dziś postaw więc na profesjonalny system workflow i zapewnij swojej firmie narzędzia pozwalające na bezproblemowe usprawnienie tych obszarów, które najbardziej tego wymagają.