8 września 2016 wchodzą w życie nowe, bardziej liberalne przepisy, które znacząco uproszczą procedury zawierania e-umów w Polsce. Nowelizacja Kodeksu Cywilnego wprowadza do powszechnego obrotu dwie nowe formy czynności prawnych – dokumentową oraz elektroniczną. Co ważne, nowa ustawa zrównuje oświadczenie woli w formie elektronicznej z oświadczeniem pisemnym. Co to oznacza dla polskich przedsiębiorców? Jest to dobry moment, aby rozważyć wprowadzenie elektronicznego obiegu umów w swojej komunikacji biznesowej.
Złagodzenie przepisów Kodeksu Cywilnego
Zmiana przepisów dotyczących form czynności prawnych jest odpowiedzią na rosnącą rolę elektronicznej komunikacji w codziennych relacjach biznesowych. Nowe zapisy Kodeksu Cywilnego wyraźnie zrywają z dotychczasowym pojęciem dokumentu jako pisma zawierającego własnoręczny podpis, od 8 września dokumentem będzie informacja utrwalona na nośniku umożliwiającym jej zachowanie i odtworzenie. W świetle tych zmian za dokument będziemy mogli uznać e-mail czy wiadomość SMS, pod warunkiem, że możliwe będzie ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Nowe zapisy odnośnie formy elektronicznej
Nowy artykuł 78 Kodeksu Cywilnego mówi, że dla zachowania ważności czynności prawnej w formie elektronicznej wystarczy oświadczenie woli wraz z elektronicznym podpisem kwalifikowanym. W ten sposób prawo wychodzi naprzeciw potrzebom firm, które wymieniają dziesiątki, a niekiedy setki umów dziennie ze swoimi klientami. Mowa tu m.in. o przedsiębiorstwach telekomunikacyjnych, kurierskich, energetycznych, leasingowych, ale też bankowości czy logistyce.
Umowa papierowa vs e-umowa
„Zawarcie umowy w formie papierowej z nowym klientem zajmuje co najmniej 5 dni roboczych. Składa się na to czas poświęcony przez firmę na przygotowanie i podpisanie umowy, przesyłka kurierska, zapoznanie się z umową przez klienta (i ewentualne poprawki), przesyłka zwrotna do firmy. W przypadku e-umowy potrzeba kilkunastu minut na dopięcie formalności. Zawarcie elektronicznej umowy sprowadza się do kliknięcia „Podpisz” na specjalnie przygotowanym portalu www i nie wymaga instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania. Każdy dokument opatrzony jest znacznikiem czasu i certyfikatem kwalifikowanym, co gwarantuje autentyczność treści oraz czasu zawarcia umowy. Eliminując wydatki na administrację, wydruk czy wysyłkę dokumentów, firmy wdrażające elektroniczną umowę mogą zauważyć znaczące oszczędności”– tłumaczy Andrzej Mioduski, Infinite IT Solutions.
Zmiana przepisów w zakresie form czynności prawnych dostosowuje polskie prawo do aktualnych potrzeb gospodarki, gdzie prym wiodą elektroniczne środki komunikacji, stwarzając przychylne uwarunkowania do wdrażania elektronicznej umowy w przedsiębiorstwach.
