Sprawne zarządzanie wymaga od menedżera umiejętności podejmowania racjonalnych decyzji. To prawdopodobnie najtrudniejszy element pracy kadry zarządzającej – przeprowadzenie wnikliwej analizy wielu danych, a następnie wyciągnięcie odpowiednich wniosków, które stanowią bazę do wytyczenia kolejnych celów biznesowych. Niezależnie od doświadczenia czy działu, którym kieruje – menedżer musi radzić sobie z jednym z największych wyzwań współczesnego zarządzania – dostępnością niemal nieograniczonej ilości danych. Jak je wyselekcjonować, przeanalizować i wykorzystać? Inteligentnie!
BIG DATA to termin, który dobrze określa współczesność. Gromadzimy i przekazujemy niezliczone ilości danych, które dotyczą bardzo wielu aspektów naszego życia. Dla biznesu, na przykład na szczeblu zarządczym, jest to prawdziwa kopalnia wiedzy i nieodkrytych jeszcze możliwości, oczywiście pod warunkiem odpowiednio sprawnego i precyzyjnego przetworzenia danych. Liczba tych zmiennych powoduje, że współczesny menedżer musi korzystać z rozwiązań inteligentnych, które zostały stworzone właśnie po to, aby ułatwić mu pracę.
„Inteligentne systemy, jak SAP BI, to narzędzia, które pozwalają menedżerom na dostęp do potrzebnych danych z dowolnego miejsca i przy wykorzystaniu różnych urządzeń, jak np. tablet czy coraz częściej smartfon. To rozwiązania stworzone dla strategów, wizjonerów, którzy czasem wpadają na nowe pomysły poza biurem i muszą w krótkim czasie sprawdzić, czy te koncepcje są realne w odniesieniu do dostępnych danych firmowych. To jednak nie jedyna korzyść, jaką system BI przynosi kadrze zarządzającej” – mówi Małgorzata Marchwant, Dyrektor Działu BI (SAP Business Intelligence) z firmy Quercus, zajmującej się wdrożeniami SAP.
# 1 Wielopłaszczyznowa analiza
Dane w systemach BI pokazywane są z różnych perspektyw. Badane są wzorce oraz powiązania między różnymi zbiorami danych. Na postawie tak zbudowanego systemu możliwa jest dogłębna analiza, a w efekcie podjęcie trafnych decyzji. Nieustannej analizie podlegają również kluczowe wskaźniki przedsiębiorstwa. Dzięki możliwości analizy danych na różnych płaszczyznach otrzymujemy pełniejszy obraz badanego problemu. A może on dotyczyć bardzo różnych kwestii: identyfikacji trudnych momentów dotyczących zatrudnienia, np. czasu, gdy duża część personelu przejdzie na emeryturę lub działów, w których jest niewspółmiernie wysoka rotacja pracowników, co może wskazywać na jakiś konflikt w zespole (system pozwala dostrzec pewne zachowania oraz zdiagnozować ich przyczyny).
# 2 Oszczędność czasu
W standardowych bazach danych codziennie gromadzone są ilości danych trudne do interpretacji ze względu na swoją niejednorodność oraz mnogość. Są przechowywane w różnych systemach, formatach plików, co znacznie komplikuje ich analizę metodą tradycyjną. System BI czerpie dane z wszystkich tych systemów, lecz udostępnia je w jednym, przyjaznym dla użytkownika środowisku, pozwalając skupić się na analizie, a nie na kompilowaniu danych. „To ogromna oszczędność czasu. Nie trzeba przeszukiwać plików i danych z różnych baz, wystarczy po prostu zdefiniować odpowiednie zapytanie, a system wykona analizę za nas, prezentując czytelny i łatwy do zinterpretowania raport” – wyjaśnia Małgorzata Marchwant. „Warto zauważyć, że system BI idealnie nadaje się również do badania pewnych odchyleń czy wyznaczania biznesowych trendów” – dodaje.
# 3 Obniżenie kosztów
Oszczędność czasu dzięki wykorzystaniu analiz BI przekłada się także na ogólne obniżenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa. „Narzędzia analityczne mogą być udostępnione wszystkim pracownikom, oczywiście z zachowaniem pewnych poziomów uprawnień. Oznacza to duże odciążenie działów IT, które nie muszą już przygotowywać analiz dla poszczególnych obszarów. W efekcie może to oznaczać możliwość zmniejszenia liczby etatów. Pracownicy mogą samodzielnie i szybko tworzyć raporty i analizy, nawet te niestandardowe, gdyż systemy BI dostarczają narzędzi do tworzenia analiz ad hoc ze wszystkich obszarów przedsiębiorstwa, wzrasta więc produktywność pracowników” – podkreśla Dyrektor Działu BI w Quercus Sp. z o.o.
# 4 Wiarygodność danych
„Na jakiej podstawie opierają się te wnioski?” – to pytanie, które bardzo często słyszą menedżerowie chcący wprowadzić jakieś zmiany w organizacji. Często muszą też udowadniać wiarygodność danych, na których się oparli oraz swój tok analizy. Wykorzystanie systemu Business Intelligence jest gwarancją (dla pracownika, menedżera i dla przełożonych), że analiza została przeprowadzona na podstawie wiarygodnych informacji, a nie na subiektywnych doświadczeniach. „Wszyscy pracownicy firmy operują tymi samymi, rzetelnymi danymi i – dzięki odpowiednim uprawnieniom – mogą tworzyć własne analizy, zgodne z konkretnymi, bieżącymi potrzebami. Nie ma zatem potrzeby zastanawiania się, czy wybrali odpowiedni zakres informacji, czy są one aktualne itp.” – mówi Małgorzata Marchwant.
# 5 Precyzyjne planowanie
Zaletą BI jest również możliwość planowania oraz prognozowania. Dzięki danym historycznym można przewidzieć pewne trendy zachowań, np. klientów, a więc również zaplanować odpowiednią reakcję. Narzędzia BI pozwalają również śledzić zachowania „co-jeżeli” (ang. what-if), czyli przeprowadzać symulację pewnych zachowań i ich wpływu na firmę. „Dzięki zaawansowanym funkcjonalnościom systemu BI jesteśmy w stanie w kontrolowanym środowisku dokonać analizy możliwych zachowań, np. związanych ze zmianą cen produktów czy usług oraz ich wpływu na kondycję firmy, a tym samym zapobiec niepożądanym sytuacjom oraz zauważyć i wykorzystać szanse biznesowe” – podsumowuje Dyrektor Działu BI Quercus Sp. z o.o.
Źródło: Quercus Sp. z o.o.
