Ustalenie zasad PPE i wybór instytucji finansowej, która będzie zarządzać środkami – to pierwszy krok do wdrożenia programu. Od tego momentu – przed pracodawcą jeszcze sporo pracy – trzeba zawrzeć niezbędne umowy, a sam program musi być zarejestrowany przez Komisję Nadzoru Finansowego. Warto więc jak najefektywniej wykorzystać ten czas – aby cały proces przebiegł sprawnie i efektywnie.
Zgodnie z art. 11 ust. 7 ustawy o PPE, pracodawca przedstawia reprezentacji pracowników ofertę utworzenia programu na warunkach uzgodnionych w umowie przedwstępnej z instytucją finansową, a ważność tej oferty powinna wynosić co najmniej 3 miesiące. W praktyce, niektórzy pracodawcy angażują przedstawicieli strony społecznej już na etapie wyłaniania instytucji zarządzającej środkami. Udział w procesie wyboru zarówno pracodawcy, jak i reprezentacji pracowników to dobry pomysł – obie strony mają wtedy pełną wiedzę o ofertach i o tym, jakie przesłanki zdecydowały o wyborze takich, a nie innych rozwiązań. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na to, że niezależnie od stopnia zaangażowania strony społecznej w proces wyboru i ustalania warunków przyszłego PPE – umowa przedwstępna powinna być zawsze zawarta, aby nikt w przyszłości nie podważył zasadności jego utworzenia.
Podstawowym dokumentem konstytuującym PPE jest umowa zakładowa, zawierana pomiędzy pracodawcą, a reprezentacją pracowników. Artykuł 13 ustawy o PPE reguluje minimalny zakres tej umowy. W przypadku, gdy w umowie brak jest wymaganych regulacji – organ nadzoru wzywa pracodawcę do usunięcia nieprawidłowości, co opóźnia proces rejestracji. Warto pamiętać, że składając reprezentacji pracowników ofertę utworzenia PPE pracodawca powinien przedstawić projekt umowy zakładowej. W praktyce najczęściej dzieje się tak, że projekt umowy zakładowej oraz projekt umowy o wnoszenie przez pracodawcę składek pracowników do funduszu inwestycyjnego są załącznikami do umowy przedwstępnej. A cały wzorcowy pakiet umów przygotowywany jest przez wybraną instytucję finansową, z uwzględnieniem ustalonych z pracodawcą warunków.
Rejestracja PPE przez Komisję Nadzoru Finansowego następuje na wniosek pracodawcy. Jeśli więc pracodawca chciałby, aby wybrana instytucja finansowa wspomogła go już na tym etapie reprezentując przed organem nadzoru – powinien pamiętać o udzieleniu zarządzającemu odpowiedniego pełnomocnictwa.
Do wniosku o zarejestrowanie PPE pracodawca powinien dołączyć w szczególności umowę zakładową, umowę pracodawcy z instytucją finansową, wzór deklaracji o przystąpieniu do programu, zaświadczenie z urzędu skarbowego o braku zaległości podatkowych, zaświadczenie z ZUS o braku zaległości w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz informację o umocowaniu reprezentacji pracowników do zawarcia umowy zakładowej. Na stronach internetowych Komisji Nadzoru Finansowego dostępny jest wzór wniosku – wiem z doświadczenia, że warto z niego w procesie rejestracji skorzystać.
Pracodawcy często pytają – jak długo czeka się na rejestrację PPE. Zgodnie z art. 35 ustawy – jeśli wniosek nie spełnia warunków wynikających z przepisów, KNF jest obowiązany w terminie 1 miesiąca wezwać pracodawcę do usunięcia nieprawidłowości wyznaczając przy tym odpowiedni termin, nie krótszy niż trzy miesiące. Zanim jednak organ nadzoru przystąpi do merytorycznej oceny wniosku – dokonuje analizy wniosku z punktu widzenia wymogów formalnych (częste braki, to np. brak wymaganych załączników lub ich niewłaściwa forma). W razie stwierdzenia braków formalnych – organ nadzoru wzywa pracodawcę do ich uzupełnienia w terminie 7 dni. Jeśli pracodawca nie uzupełni wniosku w wyznaczonym terminie – pozostaje on bez rozpatrzenia. Widać więc, jak ważne jest dobre przygotowanie wniosku i sprawdzenie go pod względem formalnej poprawności przed złożeniem do KNF.
W praktyce należy liczyć się z tym, że postępowanie w KNF może zająć od 1 do nawet 3 miesięcy. Pamiętajmy, że dopiero po zarejestrowaniu PPE można zbierać od pracowników deklaracje uczestnictwa, otwierać im konta w programie i rozpoczynać naliczanie składek. Jeśli uwzględnimy jeszcze czas niezbędny na komunikację do pracowników czy przygotowanie operacyjne po stronie pracodawcy – warto, aby firmy zdecydowane na utworzenie PPE – nie odwlekały faktycznego rozpoczęcia prac nad tym projektem.
Agnieszka Łukawska, Dyrektor ds. programów emerytalnych Skarbiec TFI S.A., Ekspert Instytutu Emerytalnego
