System ERP z założenia ma być pojedynczym narzędziem wspierającym każdy dział firmy, od księgowości po obsługę klienta. Twórcy takiego oprogramowania mierzą się z coraz silniejszą konkurencją w postaci startupów, oferujących specjalistyczne rozwiązania w modelu SaaS, proste w implementacji i naszpikowane technologicznymi nowinkami. Aby stawić im czoła, konieczne są zdecydowane kroki. Przedstawiamy 5 najważniejszych trendów na rynku współczesnych systemów ERP.
Chmura drogą do modernizacji
Chmura to przyszłość, jednak tempo jej adaptacji różni się w poszczególnych firmach. W tak ważnej kwestii, jak przechowywanie danych, nie ma miejsca na pochopne decyzje, a każde ulepszenie powinno współgrać z ERP. Posiadanie systemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa w chmurze obliczeniowej ułatwia dostęp i integrację z innymi aplikacjami. Jego częściowa lub całkowita migracja ma być katalizatorem cyfrowej transformacji i głównym trendem w roku 2019. O zaletach takiego rozwiązania nie trzeba przekonywać dyrektorów IT w Wielkiej Brytanii. Aż 78 proc. z nich uważa, że chmura obliczeniowa jest krytyczna nie tylko dla ich strategii IT, lecz również dla całej strategii korporacyjnej – wynika z badania przeprowadzonego przez Accenture. 50 proc. respondentów przyznaje natomiast, że posiada już system ERP w chmurze hybrydowej i czerpie z niego wymierne korzyści w postaci większej ergonomiczności oraz redukcji całkowitego kosztu posiadania (TCO). Co ciekawe, aż 61 proc. CIO na wyspach poinformowało, że ich organizacje trzymają w chmurze ponad połowę danych oraz wykorzystywanych aplikacji, jednak tylko 6 proc. planuje całkowitą migrację w ciągu najbliższych 3-5 lat.
Polski rynek IT również ulega transformacji, a dostawcy chmury i aplikacji SaaS mają nad Wisłą pełne ręce roboty. Najlepszym przykładem zachodzących zmian jest decyzja o przetwarzaniu Jednolitego Pliku Kontrolnego w chmurze obliczeniowej. Jeszcze kilka lat temu było nie do pomyślenia, żeby jeden ze strategicznych projektów informatyzacji państwa lokować w chmurze. Dziś wędruje tam coraz więcej administracyjnych rozwiązań. Podobną tendencję widać w sektorze prywatnym. Nawet branże charaktryzujące się konserwatywnym podejście do infrastruktury IT przekonują się do cloud computingu. Papierkiem lakmusowym chmurowej rewolucji jest rosnące zainteresowanie oprogramowaniem w modelu SaaS ze strony przemysłu. – Sektor produkcji był chyba najbardziej sceptyczny, jeśli chodzi o korzystanie z chmury obliczeniowej. Najwięcej wątpliwości wynikało z faktu, że w przemyśle istnieje potrzeba 100 proc. dostępności infrastruktury i aplikacji IT. Nieplanowane przerwy w produkcji są niedopuszczalne i wiążą się z dużymi stratami. Dzisiaj obawy dotyczące niezawodność cloud computingu najczęściej wrzuca się do jednego worka z innymi przesądami. Praktyka pokazała, że sprawdza się on doskonale – mówi Piotr Rojek, dyrektor zarządzający w DSR, polskiej spółce wspierającej producentów przemysłowych w cyfryzacji. DSR posiada w swojej ofercie system QAD ERP, rozchwytywany szczególnie przez firmy z branżach automotive i spożywczej. – Większość naszych klientów zdecydowała się na stacjonarną wersję QAD, lecz ta tendencja powoli zanika. Od dłuższego czasu obserwujemy rosnące zainteresowanie ERP w modelu SaaS. Trudno powiedzieć, kiedy stanie się on popularniejszy od wersji on-premise. Jestem jednak pewien, że ten moment nadejdzie i to niebawem – dodaje Rojek.
Integracja z mediami społecznościowymi
ERP składają się z wielu modułów, a ich integracja stanowi główny argument, dla którego firmy niechętnie sięgają po zewnętrzne rozwiązania. Niemniej, w przypadku sprzedaży i marketingu coraz większą popularnością cieszą się wszelkiej maści aplikacje dostępne w modelu SaaS. Są one mocno rozwinięte i dopasowane do potrzeb końcowego użytkownika. By zachować konkurencyjność, dostawcy systemów ERP muszą dostosować swoje moduły do rynkowych standardów, zasilając niektóre z nich danymi z mediów społecznościowych. Z prognozy opublikowanej przez serwis eMarketer wynika, że już w 2021 r. z mediów społecznościowych korzystać będzie 3.2 miliarda internautów. Dla osób zajmujących się marketingiem czy planowaniem produktu wiedza płynąca z ich aktywności jest zbyt cenna, by można było ją beztrosko ignorować. Producenci systemów ERP doskonale zdają sobie z tego sprawę, jednak ich dotychczasowe próby czerpania z tych potężnych zasobów można uznać za znikome.
Tymczasem wpływ na różne dyscypliny biznesowe jest tak duży, że niektóre z nich zmieniły się nie do poznania, czego doskonałym przykładem jest human resources. Managerowie HR nieustannie korzystają z mediów społecznościowych w poszukiwaniu nowych pracowników. Wykorzystują je również do zbierania informacji o wyselekcjonowanych kandydatach. Twórcy systemów ERP muszą wziąć takie niuanse pod uwagę, jeśli chcą, aby ich oprogramowanie nie pozostało w tyle.
Nowy wymiar personalizacji
Zasłużone systemy ERP mają opinię niezawodnych, lecz trudnych w użytkowaniu. Ich twórcy nie inwestowali w UX, kierując się przekonaniem, że typowe dla produktów konsumenckich rozwiązania, takie jak przyjazne, intuicyjne interfejsy, nie są konieczne w aplikacjach back-office. Na szczęście takie podejście odchodzi już do lamusa. Pracownicy coraz częściej mają styczność z aplikacjami webowymi, które pomimo zaawansowanych funkcji, charakteryzują się przystępnymi interfejsami. Ta różnorodność sprawia, że ich oczekiwania, szczególnie w obszarze user experience, są coraz większe. Z drugiej strony, firmy dostrzegają negatywne skutki słabego UX, takie jak zmęczenie skomplikowanymi procesami oraz zwrot pracowników w kierunki shadow IT. Korzystają oni z niezatwierdzonych programów i aplikacji, ponieważ narzucone odgórnie rozwiązania są zbyt skomplikowane i niedostosowane do ich realnych potrzeb. Według analityków Gartnera, do 2020 r. co trzeci udany cyberatak będzie następstwem tego niebezpiecznego zjawiska.
Badanie przeprowadzone przez Accenture dowodzi, że zaledwie 4 proc. systemów ERP posiada nowoczesny UX i omni-channel. Zasłużone ERP są za mało elastyczne, by umożliwić personalizację. W efekcie firmy są zmuszone do tworzenia nakładek interfejsu użytkownika, aby ułatwić pracownikom korzystanie z oprogramowania. Według analityków z Accenture, kres takich praktyk nadejdzie już niebawem, a ERP czeka prawdziwa transformacja. W jej centrum znajdą się chatboty, interakcje na linii człowiek-komputer, automatyzacja czy inteligentne podpowiedzi. Wszystko po to, aby zapewnić użytkownikowi sprawne i bezstresowe korzystanie z oprogramowania.
Lepsze wykorzystanie danych
Dark data to odwieczny problem dyrektorów IT. Pod tym terminem kryją się wiadomości e-mail, dokumenty, spakowane pliki, zarchiwizowane treści z internetu, nieskończone i porzucone aplikacje czy fragmenty kodu. Są one problematyczne nie tylko ze względu na ogromne koszty ich utrzymania, lecz również dlatego, że stanowią swoisty bałagan i utrudniają odnajdywanie właściwych zasobów. – Pracownicy korporacji ślepo budują bezdenne jezioro danych. W wielu przypadkach zachęca do tego korporacyjna mantra „zachowaj wszystko, na wszelki wypadek” – alarmuje Gartner, globalna firma konsultingowa. Tymczasem autorzy raportu Data Genomics Index podają, że w roku 2017 liczba firmowych plików skatalogowanych jako nieznane wzrosła w stosunku do roku 2016 o 51 proc. Na tym nie koniec problemów. Organizacje toną w słabej jakości, niekompletnych danych, a większość CIO nie posiada strategii, której implementacja zmieniłaby coś w tej materii. Lekarstwem, na ten pogłębiający się w zatrważającym tempie bałagan, ma być wprowadzenie odpowiedniej klasyfikacji cyfrowych zasobów i przyporządkowanie dostępu do nich poszczególnym pracownikom, którzy dzięki regularnym szkoleniom rozumieją politykę danych przedsiębiorstwa. Klasyczne systemy ERP pozbawione są takich funkcjonalności. To prawdziwe wylęgarnie dark data, a stosowane w nich procesy sprawiają, że wartościowe informacje wpadają w tzw. data traps, pułapki, które uniemożliwiają ich wykorzystanie. Z badania przeprowadzonego przez Accenture wynika, że 92 proc. współczesnych systemów ERP postrzeganych jest przez dyrektorów IT jako wąskie gardła, wymagające ręcznej interwencji, aby można było wydobyć z nich potrzebne dane. Ich przyszłe wersje mają mieć mechanizmy zabezpieczające przed powstawaniem niepotrzebnych danych oraz pułapek, powstrzymujących te wartościowe przed dalszym przetwarzaniem i analityką.
Oswojenie internetu rzeczy
Im więcej podłączonych do sieci urządzeń, tym więcej danych automatycznie spływających do ERP – takie przynajmniej powinno być założenie producentów tego oprogramowania. Skorzystają na tym firmy prawie z każdej branży, od ochrony zdrowia, gdzie dane z sensorów wędrują do elektronicznej dokumentacji medycznej, po producentów przemysłowych, których parki maszynowe zasilają danymi systemy MES czy SFC. Nawet firmy transportowe skorzystają na ERP, który robi użytek z urządzeń monitorujących w samochodach ciężarowych. Internet rzeczy daje lepszy wgląd w łańcuch dostaw, działania partnerów logistycznych czy wydajność urządzeń na linii produkcyjnej. Uporządkowane i właściwie przedstawione dane przekładają się również na jakość podejmowanych decyzji. Jest to spójne z filozofią systemów ERP, które powstały właśnie w tym celu. Wgląd w działanie całego przedsiębiorstwa z pozycji jednego systemu to idealna konfiguracja, jednak przy obecnej dywersyfikacji specjalistycznych aplikacji jest ona większym wyzwaniem niż kiedykolwiek wcześniej. – Aby zachować konkurencyjność, nowoczesne systemy ERP muszą posiadać zdolność gromadzenia i przetwarzania danych z infrastruktury IOT. Najczęściej odbywa się to poprzez integrację z zewnętrznym oprogramowaniem, rzadziej przez natywne moduły. ERP to inwestycja na lata, więc jeśli taka integracja jest utrudniona lub niemożliwa, należy poszukać lepszego rozwiązania – radzi Piotr Rojek z DSR.
